网络时代创新档案管理服务模式探析

网络时代创新档案管理服务模式探析

梁敬岩

内蒙古兴安盟突泉县东杜尔基镇人民政府  内蒙古兴安盟  137400

摘要：随着信息技术的不断发展进步，我们的生产生活进入了网络时代，众多传统的工作模式迅速被网络模式取代。工作模式的转变缩短了人与人之间的距离，拉近了彼此的联系，提升了工作效率。传统的档案服务是通过利用者来到档案保管单位，履行相应手续之后获得的，随着网络时代的到来，更多新型计算机技术运用到档案管理与利用中来，给档案的利用与服务模式带来了很大变化。本文通过对网络时代档案管理工作创新的必要性进行分析，对档案工作创新做出论述，希望能对档案管理工作创新有所帮助。

关键词：网络时代；档案管理；服务模式

引言：对档案管理服务模式进行创新，要与网络时代发展的特点以及用户的需求进行充分结合，充分考虑到档案管理服务工作的实际情况，从而将网络信息技术适当引入档案管理服务体系之中，以在线服务为切入点，推动服务模式的创新，注重纵向深化、共享模式、反馈机制以及人员培训，进而将档案管理服务打造成为与时俱进的服务体系，这样才能满足不同用户的多样化需求，有利于推动我国档案管理服务工作实现健康发展。

一、网络时代档案管理创新的必要性

随着现代信息技术和网络技术的发展，各个领域的生活都加强了信息技术的应用。在信息社会发展的过程中，档案管理工作还必须适应时代的演变，遵循档案信息管理的建设，切实提高档案管理的效率。

（一）档案管理创新是时代发展的需要。随着时代的发展，社会的进步，档案的数量日益增多，如果还是用传统的档案管理方式，就会造成工作量的增加，存储空间的不足、档案管理效率低下等问题。在新时代的环境下，传统的档案管理方式已经不能适应时代发展的步伐，档案的网络化管理必将成为未来发展的趋势。网络时代下档案管理创新不仅能保证档案信息的安全性和保密性，还能及时地为社会提供准确、全面的信息，更好地服务于社会，为社会的发展和进步提供必要的支持。

（二）档案管理创新是自身发展的需要。传统的档案主要是依靠纸质载体记录，手工检索档案文件，这不仅耗时耗力，还容易出现错误。档案信息更新的速度缓慢，管理设备技术落后，现代化管理意识不强都是档案管理工作中存在的问题，这些问题制约着档案管理工作的进展。在新时代互联网的背景下，档案部门需要创新档案管理，合理地利用一些有价值的网络信息资源，提供高质量，高水平的服务，充分发挥档案信息的价值作用，使档案管理工作上升到一个新的层面。

（三）档案管理创新是档案信息安全的保障。近年来，随着计算机技术的飞速发展，大部分的单位企业都使用计算机技术来处理工作中的文档。在档案信息的管理过程中，电子文档的管理是必要的。如何在档案管理过程中使用先进的技术处理电子文档，有效地促进文件信息管理，这是档案管理顺利实施的基本保证，也是档案管理人员必须关注的问题。档案信息的建设主要是知识资源的客观管理，知识资源在文档管理过程中非常重要。在这个知识经济时代背景下，档案管理人员必须注重知识资源的管理，加强档案管理可以有效促进知识资源管理，为利用者进行科学决策提供有力的保障。

二、网络时代档案管理工作的创新措施

（一）创新管理观念

在网络时代大背景下，档案管理部门应树立创新意识，转变管理模式，注重档案管理与社会之间的联系，以优质服务为工作的主导理念。首先档案管理部门应意识到创新的重要性，结合时代发展需求，由传统档案管理、储存的工作模式转变为主动化服务的转变，紧跟时代发展步伐。因此档案管理人员应深入了解各部门、各行业的信息需求，及时提供相应的档案，提高档案管理工作的职能价值，进而促进经济社会发展。其次档案管理的人员打破传统思想束缚，加快档案信息化进度，树立服务至上的工作观念，对电子网络技术进行熟练地运用，并对档案信息进行系统性的整理与知识更新。在档案信息的准确性、全面性、科学性加大创新力度，通过网络管理使档案更加公开化，有效实现信息资源共享。最后档案管理部门还应注意网络信息安全性，制定相应的安全管理制度，维护网站安全性，确保电子档案信息安全，最大限度地发挥档案文化资源价值。像是企业在进行档案管理时，可将档案信息公开化，只要通过关键词搜索就可查阅，为人们相关工作需求提供参考，打破传统档案信息管理的封闭状态，有效提高档案信息重复利用率。

（二）创新管理制度

在网络环境下，电子档案信息存在很大的风险性，需要制定出一个完善的信息管理制度，确保电子档案信息在网络环境中的安全性。现阶段我国电子档案管理的法制建设还不完善，需要档案管理部门进行不断地完善与创新。首先需要在从行政与技术这两个方面对网络化档案管理进行指导，让各档案管理人员积极参与其中，制定出具有科学性、可行性、全面性的管理方案，建立一个完善的网络化档案管理系统。其次对档案信息化管理制度出相应的阶段性发展目标，使档案信息化管理有一个明确的工作方向，在工作的开展过程中更加规范化、制度化，以此加强电子档案的安全性，统一工作理念，促进各档案部门网络化管理的协调性。

（三）创新管理方式

在档案管理方式创新方面，可采用信息技术建立专门的信息管理网站，对内部档案信息进行系统管理，并与外部单位加强沟通，对档案资料进行全方位的收集，确保档案资料的完整性、系统性，方便相关人员的查阅，提高档案管理工作效率。传统的纸质档案储存十分麻烦，不易管理，需要档案管理人员灵活化应用计算机技术，从传统管理方式转变为信息管理模式，对档案的立卷、目录进行功能化设计，相关人员可通过关键词搜索，获取档案信息。最后可建立一个档案管理网络平台，对电子档案进行有效管理，并对档案信息进行及时更新与完善，打破传统管理模式局限性，实现档案信息化管理方式。档案管理方式创新，可利用现代网络技术实现档案信息化，通过网络平台共享档案资源，加大信息资源重复利用率。像是企业档案信息化，将财务信息、发展项目、企业信息融合在企业信息系统中，可供员工查阅，使企业信息公开化，打破传统档案管理方式封闭状态。

（四）创新技术

根据我国现阶段档案管理工作的实际情况，档案部门应注重技术创新，促进档案信息之间的交流，借鉴与引进发达国家先进的管理技术，提高我国档案管理专业水平，进行促进我国经济市场发展。在进行档案电子化转换与处理过程中，对于立卷应做到言简意赅，对于检索尽量深化，方面各行业与各部门对档案的查询，对于实体档案由专门保管单位储存，电子档案则可以通过网上检索进行资源共享。在网络时代下档案管理工作的进一步发展，需要依赖于技术创新，不断引进先进技术，以此提高档案管理工作速度与质量。

（五）提高管理人员专业水平

档案管理人员在档案管理工作中发挥着重要作用，网络时代档案管理工作的创新，除管理方式创新、管理方式创新、技术创新以外，还需要管理人员具有较高的工作能力与专业能力，如此才能保证档案管理工作质量与效率。首先档案部门应注重管理人员专业知识的学习，以便于为工作提供稳固的理论知识，有利于工作顺利开展。其次应对管理人员进行技能培训，致力于管理人员工作能力的提升，并进行定期考核，确保管理人员的专业能力。最后应着重培养管理人员的预见能力与洞察能力，对档案需要市场做好准确判断，并对现阶段的国内形势做出良好的判断。

结束语：在网络时代下，纸质档案信息化是必然趋势。在档案管理创新方面，需要根据档案管理工作的基本要素进行具体分析，由此得出明确的创新道路，开展具体创新措施。

参考文献：

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[2]赵鑫.网络时代创新档案管理服务模式探究[J].湖北开放职业学院学报,2019,32(18):20-22.

[3]陈蔚辉.网络时代创新档案管理服务模式探析[J].黑龙江档案,2022(05):152-154.