事业单位办公室档案规范化管理措施

事业单位办公室档案规范化管理措施

吕强

枣庄市市中区综合行政执法局  山东省枣庄市  277100

摘要：随着社会的发展和进步，各个领域的事业单位越来越重视档案管理的规范化。办公室档案是事业单位管理工作中不可或缺的一环，是单位历史文化和工作成果的重要载体，也是未来决策的重要参考依据。因此，实现事业单位办公室档案规范化管理对于保护单位利益、促进单位发展具有重要意义。事业单位办公室档案管理，涉及收集、整理、保存、利用等多个方面。规范化管理是很有必要的。规范化管理可以使档案管理程序的每个环节都能得到有效的控制和管理，从而确保档案的真实性、完整性和可信度，为单位的发展提供了有力的支持。

关键词：事业单位；办公室档案；管理措施

规范化管理可以优化档案管理的成本效益。对于一个事业单位而言，档案管理是需要耗费大量人力、物力、财力的。采用规范化管理，可以将档案管理的流程和细节进行更好的规划和控制，优化管理过程，同时也有利于杜绝浪费现象的出现，提高资金使用效率。事业单位办公室档案规范化管理对于保障档案安全、促进单位发展具有重要意义。采取规范化管理可以避免因档案管理不当带来的问题，也能提高档案管理的效率，为单位提供更有效的服务。

一、事业单位办公室档案管理内容

档案的收集、登记、整理和归档办公室应当按照规定程序搜集、登记、整理和归档各种档案资料，确保档案信息的完整性和准确性。对于办公室档案中经过修改、补充等操作的文件应当进行编痕管理，确保档案的秩序和可追溯性。办公室档案必须进行严格的保管和借阅管理，防止档案资料遭到丢失、损毁或泄漏等情况发生。事业单位办公室档案管理内容涉及很多方面，需要严格依照国家有关规定和标准进行管理，并且注重数字化、保密和质量控制等方面的完善。机关工作文件，是事业单位办公室工作的重要组成部分，包括来文、发文、会议纪要、公告等。机要文件，这些文件是保密级别较高的文件，需要进行特殊的保存和管理。这类文件包括密级文件、保密会议记录、涉密函电等[1]。

证照档案，证照档案主要指各类证照和备案材料，培训证书、资格证书、合同备案等。人事档案，这些档案包括招聘、录用、调动、晋升以及员工离职等与人事相关的各种文件。财务档案，这些档案涵盖了事业单位经济活动的各个方面，包括收支票据、账目凭证、报销单据等。物资档案，这些档案包括物资清单、领用证明、库存管理等。法律档案，这些档案包括法规法律、合同、协议等。不同的事业单位，具体的档案类型和内容也可能存在差异。然而，在任何情况下，事业单位办公室的档案管理都应该按照规范化、标准化的原则进行，保证档案的安全可靠，为单位的发展和管理提供有效的支持。

二、事业单位办公室档案管理的问题

档案整理不及时，由于工作压力大，需要长时间处理的工作文件可能会被积压，废旧文件和文书也可能积聚。档案存放不规范，部分档案存放在不易寻找的角落或存储设备中，难以找到所需的资料，浪费时间和资源。档案保管不严，有些敏感文件和证照等文件容易遭受恶意盗窃和非法篡改，因此需要加强安全保护。信息化水平不高，缺乏专业的档案管理系统，容易出现档案丢失、遗漏和误操作等问题。档案清理不到位，一些文件过时失效，应当及时清理，删除不必要的文书，但往往因为未经充分审查而错过了清理的机会[2]。

三、事业单位办公室档案规范化管理措施

事业单位办公室积极开展百科全书型工作，对有关机构、部门、人员以及文化活动进行综合性搜集。对于收集到的各种文件资料进行分类、排序、加工整理、去重复等操作。在诸文献重要性、信息准确性、完整性、可读性、传达效果等方面进行质量控制。已经处理好的各种文件资料按照规定程序送入档案馆系列区域内进行安置和归档。对完成归档操作的文件资料实行有效保管，使用标准而严格的管理制度和流程，防止丢失、遗漏或损坏的出现。对事业单位办公室所保坚的文件资料进行有效利用，丰富单位文化内涵，促进工作要素等方面的提升。对于没有价值的文件资料或者因各种原因无法收集及保存的文件资料采取合规方式进行销毁处理。

1.全员参与：将档案管理工作纳入单位工作计划，让全员了解到档案管理的重要性，并将档案管理列入每年绩效考核内容。

2.建立档案专职人员：设立专门的档案管理岗位，由具备相关专业知识的人员担任，统一进行档案的收集、整理和归档工作。进行档案管理技能培训，提高职工的档案管理水平和责任意识，建立相应的考核制度，激励员工参与档案管理和服务。对各部门、职能机构和个人的档案管理情况进行定期测评，并定期召开档案工作会议，总结工作中的经验和问题，不断完善档案管理工作[3]。

3.设置规范流程：根据文件管理制度及保密制度等规定，建立规范化的文件档案流转程序，规范文件档案的管理流程，确保档案信息的安全和完整性。制定相关的保密制度和操作规程，健全档案保密管理机制，加强档案信息的安全保护，防止泄露、篡改和丢失等情况的发生。

4.建立现代化档案管理系统：采用信息化手段，建立现代化文件档案管理平台，实现电子档案的建立和存储，提高档案管理的效率和便捷性。定期对办公室的文书档案进行清理，删除已经过期或失效的文件和文书，减少档案的累积量，保证档案管理的科学性、合理性和有效性。

5.加强保密意识教育：加强对档案保密性的教育宣传及培训，提高档案管理人员的保密意识和能力，避免档案泄密情况的发生。建立档案检查制度，定期对档案管理工作进行检查，及时发现和整改档案管理中存在的问题，确保档案管理工作的落实和规范化。

结语

事业单位办公室档案规划范管理非常重要，它能够为单位提供高效的档案管理服务，确保单位信息资源的完整性和安全性。在规划、建设和管理过程中，需要高度重视规范性管理，建立严格的档案管理制度，加强档案文化建设，提高档案工作人员的素质和技能水平，从而实现档案管理工作的可持续发展。事业单位办公室档案规划范管理是一项长期的、系统性的工作，需要全体员工的共同努力和实践。只有做好档案管理工作，才能更好地服务公众和单位，推动事业单位全面发展。

参考文献

[1]吴小艳.事业单位办公室档案规范化管理措施[J].办公室业务,2023(05):22-24.

[2]张慧照.党政办公室档案规范化管理浅析[J].佳木斯职业学院学报,2022,38(04):53-55.

[3]林泓钰.新时期事业单位办公室档案规范化管理措施[J].科技资讯,2021,19(07):90-92.