浅谈实验室样品管理

浅谈实验室样品管理

王瑞瑞

浙江吉润汽车有限公司宁波杭州湾分公司 浙江宁波 315336

摘要 本文结合作者在实验室样品管理的经验，认为在实验室运行过程中，样品管理是贯穿于整个实验室体系管理与运行的重要内容，故样品管理的重要性不言而喻。本文论述了实验室样品管理的重要性，从对样品管理的管理要求、流程、如何提升样品管理能力的方法等方面进行探讨，将各个环节管理规范化化、制度化、标准化以达到实验室样品管理的科学性、公平性的目的，提高样品管理的工作效率、样品管理的准确性及有效性。

关键词：样品；管理；检测；登记

1.样品的重要性

实验室样品管理包括一系列的环节，样品的接收与登记、编号与标识、流转、保护、存储、处置环节，各个环节都很重要，一个环节的处理不当，就会引起整个后续环节的不可受控，便无法保证检测结果的准确、公正性、可靠性、有效性，所以在管理过程中，必须实施有效的质量控制，使样品具有完好性和有效性，以符合试验室检测的要求。样品管理工作虽然没有很高的技术含量，但要想要提高管理工作的效率，必须将样品管理的各个环节管理制度化、规范化和流程化，来提高样品管理的效率，保证样品的有效性、准确性，以应对实验室检测业务的不断增多、检测类型的多样化、样品数量不断的增加及检测标准更新等带来样品管理的诸多问题。

2.样品管理的管理要求

2.1对样品管理人员的要求

(1)需持样品管理岗位授权书

样品管理员上岗前可通过培训学习样品管理控制程序等相关文件，且考评通过后发放岗位授权书。

(2)对样品管理员的专业要求

因为不同的检测方法，对样品的要求不同，例如：样品的保存温度、保存期限、包装要求、来样规格等，在实验室检测过程中，都要将它们纳入报告是否有效、试验是否能正常开展的重点，所以要求样品管理员具有相应的专业能力。建议实验室建立样品规格库，方便样品管理员查看来样规格是否符合标准要求，同时也提倡实验室制定检测标准的培训计划，建立人员内部的培训机制，一方面提高实验室工作人员的业务水平，做好人员储备工作，同时又能加强相互之间的沟通协作，提高样品管理工作的效率。

(3) 对样品管理员的综合要求

     因样品管理人员需对样品的外观进行检查，对样件的信息核对，对样品的出入库管理，维护《样品登记表》，与送样人、领样人、业务等沟通，样品管理工作条序较多，所以要求样品管理员要有耐心、细心、头脑思路清晰、沟通能力强，在工作中要学会不断总结经验。

2.2对样品管理程序的要求

实验室应根据 ISO/IEC17025:2017的要求，结合实验室实际情况，编制样品管理程序文件。

2.3对样品管理规范的要求

(1)分类存放

实验室需制定样品管理规范，规范需明确样品划区摆放的位置，不同样品需放至不同区域，并对样品室区域进行划分，以防样品相互污染。

 (2)环境要求

样品室应具有防火、防盗的功能，并且要保持干净、干燥、通风、无腐蚀的要求，样品室的储存环境要符合样品检测的要求，针对有特殊要求的样品，要对储存环境条件加以监控。

(3)执行类要求

若要样品管理有序、流转及时，应制定执行类的相关规定，比如收到的样品需当天入库且做好标识，入库后的样品1个工作日内需流转至检测人员处，样品管理出现问题时需有对应的改善方案及预防措施等。

3.样品管理的管理流程

3.1样品的接收、登记

样品管理员收到样品后应根据检测委托单信息核对样品信息是否一致，如发现样品与检测标准要求有偏离或该偏离影响检测结果时，样品管理员及时通知委托人进行协商处理，协商的过程及结论需保存相关记录。状态满足的样品，样品管理员应建立《样品登记表》并将样品信息录入，应包含样品编号、名称、数量、接收时间、存放地点等内容。

3.2样品的编号、标识

样品的编号可以按照试验室的具体要求来编制，保证样品的编号的唯一性即可。样品标识应清晰可见、直接明了，标识的内容需包含样品编号、名称、数量、规格、送检日期、检测状况等，检测状态可以分为待检、在检、已检、留样。在对样品进行标识的时候，要保证样品的标识是在样品比较显眼且不会影响测试的地方，也不能将样品贴在容易与样品分离的部位。

3.3样品的流转

(1)当检测订单到达检测人员时，检测人员凭样品编号到样品室领取样品，样品管理员查找到对应样品后交接给检测人员，检测人员需在《领样登记表》上签名及领取的样品数量等。

(2) 检测人员在检测的过程中务必对样品及标识妥善保管。

(3) 检测室如果需对接收的样品进行二次抽样用于不同项目的检测，应确保样品标识的完整性及取样工具、器皿不会对样品造成污染。

(4) 在测试结束之后，检测人员将样品返还给样品管理员，样品管理员将样品存放到样品室，并按照样品的保质期对样品进行妥善保存。

3.4样品的保护

样品室的硬件设施及储存环境条件需保证样品的安全，防止毁损、遗失、污染和混淆。为保证样品的完整性及有效性，有如下举措：

(1) 样品室应具有清洁、干燥、通风、无腐蚀的环境及可调节环境的硬件设施，需包含温湿度计，可以实时反映出样品室的环境情况，如遇温湿度不符合标准要求，样品管理员能及时调整温湿度，保证存储环境的稳定性。如对环境有特殊要求的样品，可增加特殊存放区域，比如冰箱内冷藏、冷冻等，并对存储环境条件加以监控。

(2)根据样品检测类型，将样品划区摆放，防止样品相互污染；

(3)保护样品标识完整，防止样品混淆；

(4)样品流转到检测人员后，应及时对样品开展检测，检测完成后，将样品退还至样品管理员处进行保存。

3.5样品的存储

样品保存时间不得少于自报告发出后的投诉反馈时间。

3.6样品的处置

当委托方需要自取退样时，样品管理员应告知委托方凭《试验委托申请单》取回样品，需在样品登记表中签姓名、联系方式，日期等，便于查询追溯。

当委托方需要快递退样时，需在样品登记表中注明快递单号。当委托方要求报废处理时，样品管理员先提出报废申请，经批准后采取适当的方式处理，避免环境污染或造成潜在危害，针对对环境无影响的样件，实验室应对样品进行结构性和功能性破坏后再报废处置，并严格做好样品报废记录，报废后的样品需保留照片，确保试验后的样品不流入市场，并对客户的样品信息保密。

3.7样品的记录保存

在样品接收、流转及处置中要做好记录工作，以确保样品的可追溯性。样品的记录保存时间需按实验室要求归档保存，保存到期后按规定处置。

4.提升样品管理能力的方法

4.1实验室可采购标签扫描枪、多功能货架。通过标签扫描枪可以方便查询样品状态、各环节流转的时间；多功能货架可以使样品的查找工作更为便捷，存放样品更有序，提高现场的5S的整洁度。提高样品管理的效率并降低人为操作的失误率。

4.2建立实验室全流程操作系统，不但方便操作又能提高工作效率，减少人为操作的错误率，最重要的是可以统计各种数据，通过数据的快捷分析，可直观的发现问题，以便改善问题，并为实验室的发展做数据的支持。

4.3实验室内审员应定期开展内部审核工作，严格按照样件管理程序文件进行样品管理审核，对文件执行的有效性及符合性进行审评，及时提出问题，并对审评过程中出现的问题进行原因分析，提出相应的整改意见，以提高样品管理水平。

4.4在管理手段方面，需结合实验室自身特点，不断优化改进，降低实验室样品管理的人力成本，减轻工作负担，降低工作失误率。借鉴其它实验室的经验，真正做到精确、快速、高效的样品管理，以适应实验室的迅速发展。

5.参考文献

[1]高晶. 对实验室样品管理环节的探讨[J]. 新疆有色金属, 2014(3):72-73.

[2]郑可. 国家认证认可实验室样品流转管理的流程优化与信息化改造应用研究[D]. 山东大学, 2012.

[3]谢诗元. 实验室样品管理流程探讨[J]. 交通节能与环保, 2014(4):85-87.