加快科技档案管理信息化建设

加快科技档案管理信息化建设

郭凤春 

山东黄河河务局工程建设中心

摘要：信息化时代的到来为档案管理工作带来了便利，很大程度上提高了档案管理水平，使档案管理更具科学性和针对性，提升科技档案管理信息化建设水平，对事业单位可持续发展具有重要意义，但在这一过程中还有一些问题有待解决，需要相关人员通过加强自身的专业能力，并根据单位的实际情况不断努力，以提升档案管理工作的成效，促使事业单位得以良性发展。基于此，本文主要分析了加快科技档案管理信息化建设。

关键词：科技；档案管理；信息化建设

中图分类号G270.7文献标识码A

引言

随着社会经济发展以及科学技术研究成果转化推广的迫切需要，科技档案在科技成果转化中显得愈发重要。在科技档案管理机制运行的过程中，为了能够最大化将管理的作用及价值展现，必须要根据实际情况进行合理规划，这样可以充分进行优化控制，推进科技档案管理工作，提高事业单位的发展水平。

1档案管理信息化建设的意义

1.1实现永久保存信息

事业单位的档案资料不仅包含着员工个人的隐私信息，还有大量的企业信息甚至国家部门的一些机密文件。常规的档案资料大部分是纸质文件、影像实物载体等，这些档案资料虽然具有很强的记载性和权威性，但同时易受周围环境的影响，存在很大的保存局限，尤其在潮湿环境中极易发霉、破损，在一定程度上影响档案资料的保存质量，且频繁翻阅也会导致档案的破损甚至丢失。随着数字化的发展，将信息化技术融入档案管理中，不仅能将纸质档案进一步升级，弥补了纸质档案易破损、保存环境要求严格的不足，还通过搭建信息化档案管理平台，进一步拓宽了档案资源的保存渠道，实现了对档案资源的长久有效保存[1]。

1.2提高信息查找的便捷度

由于档案的特殊性，在以往的文件处理过程中，常常要对文件进行存档，因而要花费大量的人力、物力、财力，并且，在之后的检索过程中，也会变得更加复杂，需要走很多流程，甚至不一定能保证查询到相关信息。但实行档案管理信息化建设可以有效加快档案资料的查询，减少不必要的中间环节，节省大量的人力、物力，还不会对档案管理工作开展造成任何干扰。同时，在信息化的基础上开展档案管理工作，可以将外界影响降低到最小，保证了档案文件资料不受时空约束，能在计算机中安全存储。

2科技档案管理信息化建设策略

2.1重视档案管理信息化

随着信息时代的到来，借助现代技术将档案管理内容进行数字化处理，对推动事业单位的发展非常重要。比如，对医院的档案进行数字化管理时，就可以通过建立数据库的方式，不仅能帮助医院随时随地根据关键词有针对性地查找患者档案，还能有效实现档案信息在各科室之间的共享，从而大大提升工作效率。因此，事业单位管理层要从思想上提高对档案管理信息化的重视，加大对其资金投入，同时，还要借鉴其他事业单位档案管理信息化的成功经验，再结合本单位的具体情况，对信息化建设策略进行创新改进，通过搭建符合单位发展的档案数字化管理平台，逐步形成适配性较高的信息化档案管理模式。

2.2技术赋能推动档案信息化

第一，要构建科技档案管理的数字化环境。一方面，从硬件设施配套的角度来看，要配置性能强的机房设备、智能配电柜、数字档案柜、硬盘、微缩相机、高拍仪、扫描仪、网络设备以及其他硬件设施，为科技档案数字化建设提供可靠性保障。另一方面，从软件设施配套的角度来看，要进一步调研国内外档案领域的信息技术，配备先进的数据备份系统、档案管理系统，确保科技档案资源能够长期保存。第二，要明确数字档案建设的重点。理清科技类电子文件归档、接收、共享、保存四个重点之间的关系，通盘考量技术路线、技术标准，确保数字档案建设工作能够有据可依、有章可循。三是要坚持因地制宜的基本思路。将大数据技术应用于科技档案检索领域，将云共享技术应用至科技档案共享领域，自觉融入档案数字化改革的浪潮中。

2.3推进信息系统多维应用

（1）科技档案资源的二度开发

随着摄像、录影等技术的不断发展，视觉在人类信息获取中的作用日益显著，人类步入视觉文化时代。与以往时代相比，非视觉性事物的视觉化是视觉文化时代的重要特征。作为文字写成的事业单位科技档案，具有一定的抽象性，与当代人信息接受偏好存在差异。要依托事业单位科技档案管理信息系统，发挥好大数据技术、人工智能技术、虚拟现实技术在事业单位科技档案资源的二度开发。

（2）管理信息系统应用领域

深刻把握科技档案在事业单位战略发展中的价值，扩大事业单位科技档案管理信息系统应用领域。要将事业单位科技档案管理信息系统作为技术研发的基础工程，为技术研发提供完备的档案资料。再如，在员工培训中的应用，知识经济时代的到来对员工的综合素质提出了更高的要求，可以依托事业单位科技档案管理信息系统创新员工培训模式[2]。

2.4全面提高管理人员专业化

科技档案的有效管理与开发，离不开专业化的管理人员队伍作为保障。要发挥好科技档案对现代化发展的促进作用，首先要全面提升科技档案管理人员的专业化素质。一方面，要积极引进专业化高学历、高素质人才，通过与高校合作，培养掌握档案管理能力并兼具科学素养的综合型人才。另一方面，要积极加强对现有科技档案管理工作人员的专业化、系统化培养，根据工作人员基础水平加强档案管理专业知识、技能以及科学领域相关知识与技能的培养，整体提升工作人员的综合素养，以满足科技档案管理与开发的需求。加强科技档案的规范化、科学化管理，以高素质人才的专业素质为基础，结合完善的管理制度体系构建，保证科技档案信息的规范、完整、准确采集，为档案开发利用提供基础支持。

2.5完善信息安全防护措施

档案信息资源大多具有知识产权或涉密性，档案管理的电子信息化建设以网络平台为载体，以资源链接和机读数据为纽带，其共享模式既带来了档案资料查阅利用的便捷性，也产生了不可忽视的信息安全问题。在网络世界里，黑客、病毒无孔不入，基层事业单位在档案管理信息化建设中，必须完善信息化档案资料的信息安全防护措施，建立起严密的电子信息化档案资源信息安全保障体系，包括但不限于：对电子信息化档案采取加密措施和读取申请审核，对电子信息化档案用户实行实名认证和密钥管理，对档案数据库实施内部隔离和设置外部远程访问权限，给档案数据库局域网安装防火墙和杀毒软件等。在强化技术防范手段的同时，对于各种网络攻击行为及时应用法律工具，给不法之徒以迎头痛击。

2.6加强基础投入和培训学习

推动科技档案信息的研究开发必须加强组织领导，增加投入。基于现有人员水平和工作进展，有必要增加人力和设备等投入，促进档案的数字化水平和信息化管理水平；同时，应加强人员的培训，通过“送出去，请进来”的方式着力提高档案管理人员的政策理论水平、信息研究开发能力和文献编纂技能水平，成立专题研究领导小组，加强工作领导的方向性和针对性，对有重要利用价值的科技档案进行专题研究开发，在实际业务中锻炼和提升档案编研人员的能力水平[3]。

结束语

综上所述，新时代背景下，事业单位的服务职能越来越突出。随着科技的发展，智能化、信息化是未来时代的发展方向，信息技术已经融入人们生活的各个方面。对于事业单位档案管理而言，也要顺应时代发展，朝着信息化、智能化发展。在事业单位开展工作过程中，档案管理已成为一个非常关键的环节，事业单位档案信息化管理意味着保证档案管理的完整性和科学性，以便充分发挥档案管理的价值。

参考文献：

[1]金美花.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].活力，2021（20）：161-162.

[2]靳睿睿.浅谈提升事业单位档案管理信息化建设的方法[J].办公室业务，2021（09）：68-69.

[3]张　晴.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].办公室业务，2020（22）：87+93.