加强事业单位档案管理信息化建设的方法策略

加强事业单位档案管理信息化建设的方法策略

赵霞

淄博市公共就业和人才服务中心 255000

摘要：在竞争日益激烈的形势下，事业单位也迎来巨大挑战，而面对这样的形势档案管理的重要性日益突出。随着社会经济水平的不断提高与社会主义市场经济建设的持续推进，我国事业单位改革的进程不断加快，事业单位档案管理工作的难度逐渐提高。在新形势下，传统的档案管理方式已经无法满足实际发展需求，对此，相关单位要提高重视，制定高效的档案管理策略，加快档案管理信息化建设工作的落实，提高事业单位档案管理的质量和效率。现对加强事业单位档案管理信息化建设的方法策略进行探究。

关键词：信息化；事业单位；档案管理；提升策略

引言

事业单位服务于各行各业，是社会安稳运行的重要保障机构。长期以来，事业单位的工作都会涉及大量文字、图片等纸质材料，并通过传统的方式将其进行保存，以便有需要时能够查询核实。但由于档案管理工作的内容过于复杂，且类别丰富，只单纯依靠人力很难将这些资料进行科学、高效的整理归档，信息技术的发展，为事业单位的档案管理工作带来新机遇，借助于数字化技术将档案信息电子化，方便后期在线查询、编辑等，同时，极大提高档案管理的工作效率。此外，如何科学、合理地对档案管理实现信息化建设成为当前事业单位面临的重要问题。

1事业单位档案管理信息化建设的内涵

所谓档案管理信息化，是指经过全国档案行政管理机关的统一组织和规范后，在开展档案管理业务过程中，利用计算机信息技术进行档案管理、处置和提供使用等咨询服务，逐步实现在新档案管理模式下，把工作重点由面向实体档案管理转向社会提高服务水平的过程。从实质上讲，档案保存的信息化过程是指将档案管理模式与工作方法，由传统的以文档实物保存方式向现代化的以档案管理信息数字化采集、保存、转送方式，以信息化形式为社会提供服务的转化过程。

2事业单位档案管理信息化建设的策略

2.1强化信息化基础建设

相关部门需要总结档案管理信息化建设的经验，尤其要重视参照国外相关机构和我国现阶段的主流技术拟定档案管理信息化建设的基本方案，在工作中把持续更新档案信息技术设备作为重点，重点补强档案数据信息自动化存储设备，开发专业的档案共享系统，从保证档案信息安全角度对档案信息化环境进行建设。拟定具体的档案设备更新计划，持续增加档案信息技术设备更新的资金支持，做好具体的预算申报工作，依托财政资金加强档案管理局域网建设，积极推动档案电子信息系统与政务系统的衔接，为事业单位搭建综合性的电子档案管理平台，并且围绕档案信息的共享使用需求促进技术手段的全面更新。未来，档案信息化建设应当瞄准大数据，注重从云角度进行档案技术升级，夯实档案管理的硬件，不断体现档案信息的开发价值，借助信息技术手段实现对档案资源的深入挖掘，满足各方面的档案实用需求。

2.2加强档案专业人员队伍建设，实现高效管理

事业单位档案管理信息化建设中，首先应积极推进档案专业人员队伍建设，针对现有档案管理人员加强培训教育。事业单位档案管理信息化建设是一项涉及信息技术、档案管理专业的工作，对档案管理人员的综合素质要求比较高。因此事业单位需要重点加强档案管理人员的培训教育，与成熟的事业单位档案管理信息化部门进行合作，通过实地调研和学习获得相关经验，再将经验带入到工作当中，有效解决事业单位档案管理信息化建设中存在的“瓶颈”问题，提升事业单位档案管理水平。其次应明确责任分工，根据相关岗位合理划分负责人，总负责人要对事业单位档案管理信息化建设有一个深入、系统的把握，有效把控存在的问题，协调改进。同时还要明确事业单位档案管理信息化建设推进过程中相互协调的其他部门，严格按照相关规范条例推进工作，责任明确到位。
  2.3优化档案管理信息系统平台的设计应用

首先，要在事业单位有效推进档案管理信息化建设，需要做好信息系统平台的设计工作，在信息系统平台的具体功能配置上，充分利用各类档案信息收集工具，及时收集各类信息，并将收集、使用、鉴定等工作流程整合到信息化系统平台，以提升档案信息的存档效能。其次，在建立电子档案时，要将档案制作、流通环节与档案管理平台的界面相连，根据档案管理的需要，提前归档。在管理流程方面，按照文件管理的有关规定，对信息进行收集、分类管理、检索查询、使用、统计识别、专题汇编等进行综合和优化。最后，通过建立一个全面系统的档案管理平台，将各种档案集中到一起，将档案丢失的问题降到最低，从而使档案的收集、利用的规范化和效率得到普遍提高。

2.4明确档案信息化建设的规范标准

传统的档案管理工作是以实物方式进行的，而随着信息技术的飞速发展，档案的信息化管理工作也得到了有效的应用。新形势下，为充分发挥档案共享的作用，必须进一步明确和完善档案信息化管理体制，提高档案信息化管理的规范性与标准性。按照国家相关规范，结合我国国情及发展特点，制定内部管理体系，严格执行各项管理规范和相关法律法规。归档管理资料所使用的软硬件规范必须统一，为实现档案资料的高度共享打下良好的基础。

结语

综上所述，面对档案管理信息化建设的必然趋势，相关事业单位务必要提高对此项工作的重视程度，积极高效地解决现存问题。事业单位要基于现实角度和未来发展方向构建完善的档案管理体系，搭建与之匹配的档案管理信息化系统平台，优化系统内部各项功能，满足其日常工作需求。除此之外，还要构建信息安全监控机制，保障各种档案信息传输、录入的安全性，提高档案管理人员的信息化水平和专业水平，使其在发现问题时能够第一时间作出应对，进而推动事业单位档案管理质量和效率的提高。

参考文献

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