云环境下档案安全管理及数字档案馆的构建

云环境下档案安全管理及数字档案馆的构建

郭红权

兴安盟市场监督管理局综合保障中心，内蒙古 兴安盟137400

摘要：现如今在我国科技的快速发展之下，档案管理工作以及数字化档案建设工作是顺应潮流发展的必要趋势，随着档案的种类越来越多，其管理过程当中按照传统的方法进行管理已经出现了很多缺陷，并且表现出管理效率比较低的情况。在云环境的发展过程当中，推动档案数字化建设可以有效的提高档案的管理以及存储工作的效率，通过对传统的纸质档案进行数字化的处理，可以确保档案的存储时间以及在后续查阅过程当中也为工作人员提供便利。在信息化产业的发展过程当中，通过提高档案管理工作的效率，建立完整的档案管理体系，可以在实践档案管理工作时提高管理效率。

关键词:云环境；档案管理；数字档案馆；建设

引言：随着互联网技术的发展，档案管理方式也发生变革，由数字档案代替了传统的纸质档案，很多单位也利用互联网信息技术实档案数字化管理工作，全面提升了档案管理工作的效率，但随之而来就是数字档案安全存储的问题。本文基于现如今在云环境时代下开展档案管理工作以及数字化档案馆建设工作时存在的缺陷，进行简单的分析，并根据实际的发展情况提出优化措施，仅供参考。

1在云环境下数字档案馆建设的重要意义

传统的纸质档案管理具有许多弊端，比如档案查找和利用效率低，档案的保存成本较高等。云时代背景下的档案数字化管理能够有效地解决纸质档案管理过程中存在的问题，通过云计算技术的应用，将大量数据存储在云端服务器中，实现数据资源的共享，不仅可以降低档案管理成本，而且能够提高档案查询和利用效率。除此之外，云时代背景下的数字化管理还能够为电子档案提供良好的存储环境。电子档案能够为用户提供更好的检索方式，也能实现电子文件在网络中存储、共享等功能，这对信息数据安全与完整性具有重要意义。

2云环境下数字档案馆建设的特点

2.1 数字档案的集中储存

信息技术为数字化档案馆的建设提供了便利，将档案数据可以集中储存，从而确保档案的安全性能。在云计算使用之前，档案的建设是利用纸质档案以及数字档案结合的使用方法，并且在管理过程当中由于缺乏资金投入以及专业的管理人才投入，导致在进行档案管理时常常出现档案信息数据泄露甚至信息丢失的情况。

2.2数字档案管理的日志记录

在进行档案管理工作以及数字化档案馆的建设时，其工作日志的记录对于档案管理工作的效率具有重要的含义。日志的记录不仅仅记录了档案馆建设的日常工作情况，还有效的记录了档案数据的访问情况以及系统的建设情况，为档案管理后续修复工作提供了有力的支持。

2.3提高档案信息处理效果

在云环境的管理背景之下，可以有效的提高数字档案馆的数据处理以及信息与储存效果。现如今在经济与科技的不断发展过程当中，档案管理工作的复杂程度也在日益趋升，在开展管理工作时需要专业的工作人员以及专业的设备，找出在档案管理过程当中存在的安全问题，并且进行有效的解决。

3 目前档案数字化管理中存在的主要问题

对档案数字化管理中存在的问题进行了分析和了解，这对于推动档案管理向数字化方向发展有着重要的指导意义，下面的内容就是对当前档案数字化管理中存在的问题进行了详细的分析。

3.1 数字化档案储存设备容易出现故障

档案存储设备的使用，为档案的保存和管理带来了很大的方便，但是也存在着一些问题。数字化档案信息的存储要依靠计算机电子设备，但是计算机电子设备是不稳定的，如果计算机发生了故障，就会直接引起内部存储的信息和数据的混乱，甚至还会引起数据和信息的丢失，进而对档案管理工作产生不利的影响。 数字档案管理存储设备易出现故障，是当前数字档案管理工作面临的一个重要难题，而解决这个难题，将会为数字档案管理扫除一大障碍。

3.2 数字化档案管理人员整体素质有待提升

除了数字档案存储设备对档案管理有一定的影响外，人的因素也是一个很大的因素。从整个档案管理人员的视角来看，数字化档案管理人员受到了传统观念的制约，很多人仍然采用着陈旧的管理方式，很难适应云计算时代对档案的管理和信息数据的需要。 此外，对数字档案的管理也需要管理者具有一定的计算机知识，在实际生活中，很多人都是一些年纪比较大，对计算机网络设备还不够熟悉，这就会影响到档案管理向数字化的发展。

3.3 数字化档案容易遭受病毒入侵

计算机网络技术虽然给数字化档案管理带来了方便，但是也有一些潜在的危险，例如病毒、木马等。电脑的网络很容易被黑客攻破，文件夹里的资料很多，很容易被有心人盯上。如果被黑客入侵，将导致数字文件的丢失，如果这些数据被泄露到社会上，将会引起社会的混乱。由于数字文件极易受到病毒的攻击，不但给数字文件的安全带来了很大的威胁，也给数字文件的管理带来了很大的麻烦。

4推进档案安全管理及数字档案馆建设的具体措施

4.1 优化数字化档案管理机制

提高管理人员综合素质在云时代背景下，档案管理工作应该充分利用互联网技术和信息技术，建立数字化档案管理机制。一是要优化数字化档案管理的技术手段，不断加强对档案数据的安全防护工作。二是要加强对档案数字化管理工作的人员培训，不断提升档案信息工作人员的专业素质和专业能力，充分发挥数字技术在档案数字化管理中的作用。

4.2 加大数字化档案管理资金投入

健全相关法律法规随着社会经济的发展，云时代背景下信息化水平不断提升，档案管理工作也需要不断进行创新。一是要加大对数字化档案管理工作的资金投入，制定相关法律法规来规范数字化档案管理工作，明确数字信息资源开发利用所需承担的法律责任。二是要不断完善数字信息资源开发利用的相关法律法规，规范数字信息资源开发利用的程序和标准，为数字信息资源的开发利用提供良好的制度保障。三是要加大对数字信息资源开发利用中涉及到的安全问题进行分析和研究，并提出相关对策措施，有效保护数字信息资源。四是要不断完善相关法律法规体系建设，通过对相关法律法规进行完善和健全，提高档案信息资源开发利用的规范化水平，为数字化档案管理工作提供有力保障。

4.3 及时更新数字化档案数据库

随着社会的发展，档案资料的数量将会不断增加，建设档案数据库已成为当务之急。在档案资料库的完善中，资料库的更新也是一项很重要的工作。数字文件的管理与传统文件的管理方式有很大的区别。首先，通过扫描，实现了文件文件的电子化。其次，按照文件资料的种类，对文件资料进行分类归档，对文件资料进行不断地改进，使文件资料库在完成文件资料补全的同时得到丰富。

4.4 综合培养管理人员管理能力

目前，在数字档案的管理中，还存在着一些问题，如档案管理员的职业素养还需要提高，这是不能容忍的。因此，相关部门要加强对高校档案工作者的业务素质的培养。 首先，训练馆员使用电脑网路科技之技能，使馆员在面对数位档案管理工作时，能更好地进行工作。其次，加强管理人员的职业道德建设，鼓励员工学习新技术，以达到提高数字档案管理水平，促进数字档案管理产业健康发展的目的，同时也便于云计算对各种数据和信息的开发和使用。

结语：在云计算的大环境之下，优化数字档案馆的建设工作，提高数字档案信息的安全管理，可以有效的为档案管理工作提供保障，解决在安全管理过程当中存在的各种问题，为我国云计算环境下数字档案馆的建设工作奠定建设的基础。

参考文献：

[1]钟仕国.数字化时代背景下城建声像档案管理体系的建立与完善[J].未来城市设计与运营,2022(04):86-88.

[2]臧利.基于云时代背景下档案数字化管理及其应用策略分析[J].黑龙江档案,2021(04):391-392.