企业档案管理信息化与标准化建设策略分析

企业档案管理信息化与标准化建设策略分析

张莉丽

西南交通建设集团股份有限公司

摘要：随着时代的变迁和科技的进步，我国的档案系统也在不断地更新和完善。在信息化的大背景下，企业档案作为企业管理的重要组成部分，更需要进行标准化建设，以适应信息时代的管理要求。对于企业来说，标准化的档案信息资源建设对于促进企业发展、提高档案管理效率以及开拓新的发展空间至关重要。因此，企业档案信息标准化建设成为进一步开展企业档案管理工作的必要条件。本课题研究将从企业档案管理信息化与标准化建设重要性展开，围绕其构建举措提出几点建议。

关键词：企业档案管理；信息化建设；标准化建设

引言：随着互联网技术的迅猛发展，现代企业面临着越来越多的档案信息数据。如何高效地管理这些档案数据，成为了现代企业进行信息化建设的一个重要课题。档案信息化管理采用了云计算、大数据、云存储等成熟技术，为企业提供更为全面、智能化的档案管理服务。企业可以通过档案信息化管理实现档案数据的高效存储、快速检索、安全保护和共享应用。同时，标准化建设还可以做到档案信息化共享、传递和数据管理等方面的标准化，从而让企业的档案管理工作更加智能、高效和规范。

一、标准化在企业档案信息化建设的重要性

标准化在企业档案信息化建设中的目标是构建一个能够高效、可靠和安全管理档案信息的档案系统，使企业档案信息化管理及其使用更加便捷和高效。同时，标准化建设还可以帮助企业做到规范化管理，推动企业档案管理工作的现代化建设，使其更加适应信息时代的要求。

（一）标准化能够促进企业档案信息开发和资源共享

在现下的企业档案信息化建设过程中，存在一些难题，其中最主要的问题就是企业档案标准化不一致。这种情况致使企业的档案管理人员无法及时全面地收集企业文件和档案信息，从而使得企业无法全面、科学合理的利用档案信息资源，使得企业发展受到局限。在网络发达的时代，标准化的档案信息管理是个很好的解决办法，它可以帮助企业档案管理人员更有效地收集符合企业需求的档案资料，提高档案检索的效率，减少人力资源的浪费。

并且，在当今的互联网环境下，标准化建设也能引入现代化的档案管理技术和工具，如电子档案管理系统，提升档案信息的存储和检索能力，实现数字化档案管理，进一步提高效率和便捷性，也能实现企业档案数据的共享。此外，公司档案的标准化建设还有助于推动档案管理人员更好地了解企业的业务情况、研究工作情况、档案的利用率等方面，以便及时、针对性地开发符合企业实际的档案管理方案。

此外，企业依据相关档案局规定，例如10号文件的相关规定，与企业的实际情况，制定相关的档案标准化建设计划。这些计划应当涵盖了档案信息录入程序的标准化、档案的组织结构的标准化、档案保管流程的标准化等相关内容，相互衔接，以便逐步实现档案信息管理标准化工作的推进。

（二）档案标准化有利于提高企业档案管理效率

企业档案标准化是指在档案管理和档案利用方面，企业需要按照国家和地方有关档案管理法规、标准和规定要求，采取统一的标准和规范，实现档案管理的规范化和标准化。档案标准化的好处有很多，首先它可以提高确保档案工作按照一致的标准和要求进行，减少人为的主观干扰和错误。其次，规范的档案管理流程和操作规程可以提供明确的指导，帮助员工正确执行工作，确保档案的安全性、可靠性和完整性。针对这一点，企业可以通过建立档案管理的标准化制度，包括档案分类、存储、服务等方面的规范，还可以加强档案管理工作的培训和管理、监督工作，对涉及企业生产经营的各类档案资料进行归档和检索。此外，在数字化时代，信息技术应用于档案管理已成为一种不可避免的趋势，此时档案标准化便有利于档案管理工作具备了更快速、更科技化、更智能化和更便捷的特点。

在实践中，企业需要将档案标准化制度贯穿整个档案管理过程，确保档案管理的每个环节都能遵循标准化制度进行操作。只有这样，企业档案信息管理才能取得长足进展。

二、推动企业档案管理信息化、标准化的措施

（一）加快档案信息数据标准化、信息化建设

加快企业档案信息数据标准化和信息化建设，是我国进一步推进档案管理工作现代化建设的必然要求。在推进标准化、规范化管理方面，应进一步完善档案管理标准和规范，明确档案信息分类、存储、获取和利用等方面的指导原则，促进档案工作的规范化和标准化。在信息化方面，需要借助现代科技手段，对档案信息进行数字化处理和管理，建立一个档案管理体系，增进档案信息的利用价值。

具体来说，企业可采取以下措施，促进档案信息数据标准化和信息化建设。首先，加强数据治理，明确各类档案信息符合规定的标准。其次，通过一些较为先进的信息技术手段，比如大数据、云计算等，构建更为高效、集中的档案信息系统，实现档案信息数字化、智能化管理。此外，应该构建信息互通与共享机制，以使得企业的相关部门之间实现信息的共享，促进资源共享和信息互通。最后，投入足够的人力、物力和财力，加强档案信息数据和保密管理，确保档案信息的安全以及信息管理的合规性。

（二）创新管理理念，加强人员重视

企业档案管理的信息化建设是一个重要的发展方向，要实现这一目标，企业需要在管理理念上进行创新，并加强对企业档案信息化建设工作的重视。这意味着企业顶层管理人员需要认识到信息化建设是档案管理的必要举措，是提升档案管理效率的关键。其次，中层管理人员需要在这个基础上，制定相应的计划和方案，为企业档案信息化建设提供引导。最后，基层管理人员则需要落实计划和方案，通过量化指标及时进行阶段性评估，确保标准化的企业档案信息化建设得以稳步实施。

同时，企业档案管理在建设过程中还需要以下几个方面的支持：首先，需要在技术方面不断创新，采用先进的信息技术手段，如云计算、大数据、人工智能等，提高档案信息的采集、处理和传输效率。其次，需要建立完善的档案管理流程，确保各项措施有效落地。最后，企业还应该加强人才教育，对档案管理人员展开定期的学习与培养，促进其提高专业素养，保证档案管理信息化、标准化建设工作顺利推进。

（三）建立标准化的档案管理制度和规范

标准化建设对企业来说扮演着关键的角色。为了实现这一目标，企业应该注重对档案工作人才加强教育，增进他们的工作水平，增强其职业道德，并保证档案管理的规范性和效率性。此外，各部门应该统一档案储存方式和软件，避免出现文档意外丢失或差错。在档案工作制度方面，企业应该制定科学、合理的制度，要求其具有灵活性和实用性。同时也应加强制度执行力度，遵守制度的奖罚分明，防止防范档案遗失或被篡改的风险，亦或是其它不正当行为的发生。制定的制度还应具有简明扼要、经济实用的特点，实现操作过程简单化、人性化的目标。通过以上措施，企业可以加快档案工作的标准化和信息化建设，提高管理效率和利用价值，为企业的可持续发展提供支持。

三、结论

综上所述，企业档案标准化建设能够帮助企业实现统一、高效管理，降低误差；信息化建设则可以提高其管理效率与水平，二者相互结合，将会使得企业档案管理建设更上一层楼。因此，企业需要高度重视，全面推进，全力以赴落实企业档案信息标准化建设的各项任务。

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