水利工程档案管理中存在的问题及优化策略研究

水利工程档案管理中存在的问题及优化策略研究

肖莎

中国水利水电第三工程局有限公司  陕西西安  710000

摘要：档案管理是水利工程建设中的重要内容，创新档案管理途径对于加快水利工程建设、提升水利工程施工质量有着重要的现实意义。针对现阶段水利工程档案管理制度不完善、管理人员配置不齐全、流程混乱等问题，应当针对性转变当前的档案管理模式，完善档案管理制度与管理体制，做好档案形成监督工作，把好档案整理、验收责任关，在逐步实现档案规范化管理的同时真正发挥出档案管理的最大作用，为水利工程项目建设保驾护航。

关键词：水利工程；档案管理；问题及策略

1水利工程档案特征

1.1水利工程档案具有涵盖内容广泛，专业性强特征

从水利工程建设阶段来看，主要包括项目建议书、可行性研究报告、初步设计、施工准备、建设实施、生产准备、竣工验收、后评价等阶段，这些阶段可大致分为以施工前的规划、勘测设计为主的前期阶段，施工开始到竣工投产的施工阶段，以及工程的后评价阶段。从水利工程建设涉及的专业来看，主要有征地、移民、规划、水工、地质、测量、水文、水保、金属结构、水机、电气等诸多专业。从水利工程的功能范畴来看，它主要涵盖了防洪、抗旱、灌溉、供水、发电等功能。由于水利工程的建设过程繁杂、参与专业众多、工程功能广泛，水利工程档案相对其他类型档案，内容更加广泛，专业性更强。

1.2水利工程档案具有产生和形成的周期长特征

水利工程项目相对于其他工程项目，整个建设周期更久，从开工到竣工的时间短则三五年，长则十几年，像三峡水电站从正式动工到竣工的时间长达12年，如果加上项目前期论证和调研，时间则更久。另外，水利工程建设还受到移民和汛期等诸多因素影响，这些因素也同样会让项目建设时间延长。而水利工程产生的资料则会贯穿整个建设周期，因此水利工程项目档案形成的时间跨度很大。

1.3水利工程档案具有形成主体和接收主体数量多特征

从档案的形成主体来看，水利工程建设由多个单位参与，涉及建设单位、设计单位、监理单位、施工单位、政府机关、承包单位、供应单位，水利工程中立项、设计、施工、竣工、投产等建设环节的档案相应分散在不同主体单位。从档案的接收主体来看，建设单位作为项目业主，负责整个项目的建设管理，需要保存整个项目的完整档案；设计单位则需要留存项目可研文件、初设文件、技施设计文件等设计资料；施工单位需留存施工资料和竣工文件；监理单位需保存监理资料；重大水利项目竣工时，当地城建档案馆等专业档案馆还需接收一整套档案；工程项目建设主体、投资主体、运营主体分属不同单位时，各单位保存相应的档案。

2水利工程档案管理问题

2.1缺乏水利档案管理系统

水利工程参建方、管理方涉及单位甚多，在档案管理过程中存在档案管理制度与机制不健全的现象。水利档案管理制度不健全主要体现在两个方面：第一，档案管理职责划分不明确，缺乏各参建主体的档案管理部门和相关档案人员责任内容，导致无法做到有效的档案职责管理。第二，缺少档案预立卷和检查制度，档案预立卷制度在其他很多工程中都已经开展，但目前水利工程档案管理还没有普及，而且档案检查也未常态化。这些档案管理制度的不健全，造成了管理上的漏洞，导致水利工程档案管理水平参差不齐。

2.2水利工程档案管理信息化水平低

随着新《档案法》和《“十四五”全国档案事业发展规划》的发布，国家档案信息化的重视程度上升到新的水平。但是，目前很多水利工程档案管理中信息化程度依然不高，很多管理机构仍然在使用传统的手段管理水利档案。

2.3水利工程数据转交不完整

根据《水利工程建设项目档案管理规定》中附件2的内容，水利工程建设项目文件归档内容包括5大类167项，不同的工程主体单位归档内容都不相同，而且档案的接收主体单位对档案的要求都区别。很多参建单位在整理档案资料时，都按照本单位的档案管理要求进行，而没有参照相关标准规范，往往造成移交的水利工程资料成套性不足，很多内容缺项、漏项，以至于需要做大量的返工工作。

3制定水利工程档案管理策略

3.1将水利工程档案融入到工程建设管理中

水利工程档案是在工程建设中产生的，为确保水利工程档案管理与工程建设进度同步。首先，要建立以水利工程建设单位为核心的管理中心，对水利工程档案实行统一管理，划分档案归档时间节点，划分责任人员，建立水利档案管理考核机制；其次，以合同管理为抓手，水利工程建设单位同各参建单位签订的工程协议，需要对水利档案的整理、归档、移交时间节点予以明确，与工程款项结算挂钩，激励各参建单位重视水利工程档案管理，保证档案归档时间不落后。

3.2加快水利项目档案信息化建设步伐

档案管理的最终目的是方便利用，实现效益最大化。但目前大多数水利工程档案仍然以纸质形式为主，导致档案利用效果受限，因此需要加强水利工程档案的信息化建设，提高档案管理的信息化水平。水利工程档案管理的信息化建设内容主要有以下几个方面：

补齐档案信息化管理的必备硬件设备，如计算机、路由器、大型扫描仪等可以对纸质档案进行数字化的硬件设备。

完善档案信息化管理系统。该系统可以同项目管理系统挂接，实现在线归档电子文件、管理电子文件。

优化档案信息化管理团队，实现优秀人才来管理档案信息化工作，确保档案信息化建设水平不断提升。

3.3在水利工程中建立健全的数据整理与交接培训机制

工程资料都是随着工程进度及时产生的，若是需要归档的资料不及时归档，后续改正将存在严重困难。水利工程资料成套性差的很大一部分原因是各参建单位不了解水利工程档案的归档范围和归档标准，而且最终移交档案的各个单位整理标准也不尽相同，造成档案整理和移交上的混乱，因此水利工程建设单位需同各档案移交单位建立起完善的水利工程资料整理和移交培训机制。在项目正式启动前，召集所有参建各方一同参加水利工程资料收集范围和整理标准培训班，在项目建设过程中，针对各参建单位现实存在的档案收集整理问题，开展有针对性的培训讲解。最后，在项目竣工前，开展档案竣工验收专题培训。

水利工程档案记录着项目规划、招投标、正式施工、施工管理、竣工及后期维护等过程的全部内容，对水利工程施工管理有着非常重要的作用，能够显著提升工程施工质量，提升后期维护效率，也能够为其他同类工程提供真实、准确的数据参考。但在新形势下，水利工程档案管理存在人员配置不齐全、管理流程混乱等问题，使得档案管理工作无法发挥出应有的作用。

4结束语

综上所述，档案管理能够将具有保存价值的文字、图片、声像等原始凭证完整收集并加工整理归档保存，便于监督工程施工质量，也有利于后期查阅利用。水利工程档案完整收录着水利工程的项目建议书、设计图纸、可行性报告、各种批文、资金流动原始凭证、施工过程记录、施工变动记录、监理文件、竣工验收文件、维护要点等诸多档案文件资料，是项目竣工后运行管理、维护、改建扩建的重要凭证。随着各地水利工程项目数量日渐增多，创新水利工程档案管理方式，加强档案规范化、标准化管理，有助于水利工程建设实现最大社会价值。

参考文献

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[3]张林.水利工程档案管理的有效模式研究[J].居业,2016,(11):164-165.