数字化档案管理的应用与发展

数字化档案管理的应用与发展

李宇林

43122819880710261X， 湖南 长沙 419100

摘要：在企业管理中，档案管理是一项任务艰巨而又工作量超大的工作，大数据、云计算、人工智能等信息技术具备超越传统储存方式的超强计算能力与存储能力，与档案管理工作存在着极大的契合点。正因为如此，加强企业管理工作的信息化是我国深化企业改革的一大重要举措。

关键词：数字化档案管理；应用分析；发展趋向

随着网络信息技术的快速发展，国企的各项工作开始向信息化方向转型，档案管理工作也在积极地进行有关探索。网络信息技术的发展对我国社会产生了重要的影响，但是在实际应用的过程中仍然存在着许多问题。国企档案管理工作人员要科学合理地利用信息技术，促进国企档案管理工作朝着现代化方向发展。基于此，本篇文章对数字化档案管理的应用与发展趋向进行研究，以供参考。

1档案管理的特点

数字化背景下，企业开展档案管理相关工作具有明显的企业信息化发展特点，能够有效地让档案管理工作真正实现信息多样化、全面化，真正充分发挥档案管理工作的核心价值。其特点主要分为以下几个方面。

1.1全面化特征

在数字化背景下组织开展企业档案管理服务工作，不仅包括企生产资料档案、人事档案等主要企业档案管理服务内容，而且还包括企业在日常运行管理过程中的所产生的一切管理数据。全面、准确地把握现代企业内部现有数据资料，丰富企业档案管理内容，能够为现代企业组织实现各类档案管理服务价值发展提供必要的数据基础。因此，企业在组织开展各类档案管理服务工作时，应该充分正视当前信息时代下的企业档案管理服务工作的新要求，全面组织开展企业档案管理服务工作，扩大企业档案管理服务工作的内容量。

1.2数字化特征

用档案数字化等技术手段开展企业档案管理相关工作，其特征具体表现为：（1）用档案数字技术方式收集各项档案资料，并通过企业数字技术手段进行相关数据收集整理；（2）通过构建企业档案管理人员数据库，用管理数据库方式储存各项企业档案管理人员信息，实现企业的数字化档案储存；（3）充分有效利用档案信息管理技术，为企业档案使用者和管理者提供各种档案服务，实现高效、智能的档案管理。

1.3高价值特征

在信息时代，企业内部档案不仅是企业重要数据的记录，也是企业日常经营、生产、决策和管理的重要依据。只有在全面、准确把握企业档案本质的基础上，企业才能更详细地分析和了解企业内部档案运行的信息，做出最科学的企业管理决策。因此，在新的信息时代，企业内部档案管理工作者的价值才能得到最大化、最有效的挖掘，才能充分参与企业管理决策，从而真正实现企业档案管理的最高价值。

2企业档案管理信息化发展过程中存在的问题

2.1对档案管理信息化不够重视

目前，档案管理部门只是企业其他部门办公的辅助部门，并没有承担着非常重要的角色。因此，对于档案管理工作人员而言，其只需要完成档案数据的整理和上传，并未对档案资源的利用与共享进行深入的研究与探索，导致档案管理工作与信息技术的融合不够深入。虽然纸质档案资料已经完成了数字化，但在实际工作中，档案管理部门的查档人员仍然对纸质文件有着一定的依赖性。这一问题出现的原因是相关人员未给予档案管理信息化足够的重视，导致实际工作中存在缺陷。

2.2信息化档案管理系统存在安全隐患

企业在运行过程中会产生很多机密文件，这些文件需要进行良好的保管，但是电子档案在保存的过程中面临着一定的安全风险，因此需要相关技术人员设置一定的访问权限，对档案资源，尤其是机密档案进行加密设置。但是，任何系统都不是无懈可击的，档案信息泄露依然是目前信息化档案管理工作面临的一个重要问题。

3数字化档案管理的应用措施

3.1企业档案“管理”模式的全技术支持

传统的企业档案管理模式难以对企业档案大数据的关键信息进行处理分析和数据挖掘，因此需要使用大数据技术来处理和分析。大数据技术的价值在于利用可靠数据，进行数据挖掘，从而提取有价值的信息，总结规律、预测未来。企业档案部门数据挖掘、数据分析并不专业，大数据技术的宽泛复杂，一个行业想引入大数据，就需要企业档案人员以开放的心态，打破专业限制，寻求与大数据公司合作，避免懂数据分析的没有数据，不懂数据分析的却拥有大量数据的局面。企业档案的“管理”模式在大数据时代更应该紧扣档案核心的原始价值，在档案数字化建设的基础上，利用语义分析、数据挖掘等大数据技术，发挥企业档案信息资源的核心价值，为企业发展和竞争提供高价值、高可靠性的信息服务。

3.2加强学习，树立档案信息化管理意识

意识是行动的指导，所以，对于那些排斥档案信息化管理的企业或者管理人员，首先需要加强学习和教育。可以定期开展研讨会和专题讲座，开设微信公众学习平台，推送相关学习内容，让管理者以及档案管理人员都要充分认识到进行档案信息化管理是互联网发展的必然要求，使其懂得如何在“互联网+”的时代背景下，仔细分析本企业的需求及档案管理存在的问题，制定适合自身需求的方案，将档案管理的信息化措施落到实处，避免档案管理信息化成为一种口号或者形式主义。

3.3档案信息安全认证

由于数字化档案管理是以互联网作为资料搜集与存储、交流的基础平台，网络的公共性和开放性就导致网络安全问题日益凸显，因此就需要设置信息安全认证。尽管档案信息有一部分可以面向公众开放，但有些档案资料的核心内容需要进行保密，要依托技术手段实现对核心数据的保护，避免资料的泄露和被窃取。不同的档案数据管理系统要根据自身的实际情况选择具体的保护手段，目前我国现存的主要保障手段有防火墙阻拦病毒侵入、身份认证技术限制访问等。

4数字化档案管理的发展趋势

4.1朝着市场化、信息化方向发展

就我国目前的数字化档案管理的具体情况来看，信息化是重要的发展方向和趋势。要进一步推进数字化档案管理朝信息化方向深入发展，就需要对信息化本身有着深入、切实的了解，还要全方面了解和掌握信息化的运行方式和技术，实现对档案资料的高效管理，以促进我国数字化档案管理事业的不断发展，为我国的经济与社会发展提供更加丰富、优质的服务。

4.2专业化的非核心工作施行业务外包

为加强对档案的管理，提升管理体系的科学性，可以将与档案核心无关的工作进行外包，以这种方式既能提高档案管理工作的效率，还能减少工作人员的工作量和负担，增加经济效益。

5结束语

应用实践表明，数字化档案具有对资料、信息、数据的存储量大、存储形式丰富、查阅方便等方面的优势，还能够极大地减少档案管理工作人员的负担，减少人力资源投入，因此各级档案部门要高度重视档案数字化建设，加大数字化档案管理工作力度，使得档案资源更好地服务党和国家工作大局、服务人民群众！

参考文献

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