提升公共资源交易标书档案管理能力的思考

提升公共资源交易标书档案管理能力的思考

周伊玲

汉川市公共资源交易中心431600

摘要：公共资源交易项目档案在优化公共资源配置、规范公共资源交易活动，加强公共资源交易监管等方面起到很关键的作用，因此本文对公共资源交易项目档案规范管理、健全管理制度及加强工作重点、档案队伍建设、硬件建设、保密工作等内容进行了分析。

关键词：档案管理；公共资源交易；招标投标

目前，公共资源交易平台整合工作正在全国展开，以“统一服务平台、统一制度规则、统一信息共享、统一专家资源”为重点，将工程建设项目招投标、土地使用权与矿业权出让、国有产权交易、政府采购等分散项目逐步划入公共资源交易平台，最终实现“平台之外无交易”的目标。随着公共资源交易平台的整合，也对公共资源交易项目档案管理工作提出了新的要求。因为公共资源交易平台整合之后，交易项目和门类随之增加，档案资料涉及面更广，数量更加庞大，作为标后监管的重要组成部分，档案管理工作必须适应这种变化[1]。因此本文对相关内容进行了分析。

一、依据法律法规，规范档案管理

（一）项目档案规范管理的法律法规依据

法律法规是指导公共资源交易项目档案管理工作的主要依据，相关法律法规包括《招标投标法》、《招标投标法实施条例》、《政府采购法》、《政府采购法实施条例》等。例如《招标投标法》第三十六条规定，开标时招标人应当当众拆封投标截止时间前收到所有投标文件，记录并存档备查。《招标投标法实施条例》第三十六条又规定，招标人可以拒收预审资格没有通过的申请人提交的投标文件及逾期送达或不按要求密封的投标文件，并如实记录投标文件送达的时间及密封情况，以存档备查。《政府采购法》第四十二条规定，从采购结束日算起，采购文件至少应保存15年；第四十七规定，政府采购项目应在采购合同签订七个工作日内将合同副本报同级政府采购监督等相关部门备案。这些规定对于指导项目档案资料的收集、整理具有重要价值。

（二）项目档案规范管理的必要性

档案管理是否规范、业务工作是否标准是衡量公共资源交易项目档案管理工作是否步入正轨的关键所在。目前，公共资源交易活动还不能全部落实管理规范和业务标准的要求，这也与项目档案管理迄今尚无统一规范的行业标准有关。例如关于未中标人的投标文件的保管就缺乏统一的规定，湖北省的做法是未中标人的投标文件必须保存1年以上，安徽省则规定应保存2年，至于到期后如何处理这些文件也无统一的规定，有些地方将其出售给废品回收站，另一些地方采取粉碎或焚烧的方法处理，显然前一种做法存在泄露投标人商业机密及个人信息的可能，这说明公共资源交易项目档案管理亟需统一标准和规范业务。

二、健全管理制度，严明归档责任

（一）完善档案工作制度，明确档案收集范围

“没有规矩不成方圆”，公共资源交易项目档案管理必须有工作制度来约束和指导，才能保障项目档案管理工作顺利开展。项目档案工作制度应明确归档范围、时间与质量要求，确定档案保管期限，规范档案资料整理编号办法，制定鉴定规则、统计方法和借阅制度，并明确各部门职责[2]。按照“谁代理，谁立卷，谁移交”的原则，确定立档范围，收集包括初步设计概算审批材料、交易事项核准审定材料、委托中介或自行招标核准材料、项目评审材料、资产评估及拍卖材料、交易过程形成的各种材料、合同文本、投诉举报与案件查处材料、标后监查材料、不良行为记录及公示材料等资料[3]。

（二）严明项目归档责任，严肃处理违规违纪

公共资源交易项目立档责任人负有收集、整理、立卷、装订、移交的责任，代理招标或采购的机构在档案工作中出现问题，应该按照相关规定进行处理，例如扣分或暂停代理业务，相关人员在工作中违规违纪，应按相关决定进行处理；代理机构表现良好应予加分或通报表扬，相关人员表现突出应给予精神与物质奖励。

三、突出工作重点，关注资料细节

（一）抓住重点，注重实效

在档案工作中不分主次，眉毛胡子一把抓，很难抓出成效，但抓住了重点会很快出成效。根据招投标档案调阅利用实践发现，许多违法违纪案件是通过完整、有效、可用档案资料挖掘出来，如果档案的真实性、完整性、有效性不充分，档案资料的实证性就存在疑问。例如开标工程资料必须为原件，招标代理合同、中标人投标文件、中标通知书不能以复印或扫描件代替，项目验收档案必须有单位盖章、负责人签字、日期填写。

（二）关注细节，提高质量

档案资料的收集从招标或采购代理机构确定代理资格后就开始了，应当收集代理招标项目的全部有价值资料，除了纸质文件、图纸、图表以外，电子文件也必须收集。招标结束后，招标或采购代理机构就应将资料整理出来，并按要求填写文件题名、卷内目录、卷内备考表、项目编号等。填写应字迹工整、图样清晰，并宜采用碳素墨水或蓝黑墨水书写，铅笔等材料易褪色不得采用。普通热敏传真纸不能长期保存，应复印存档。

四、注重队伍建设，加大培训力度

（一）加强档案队伍建设，提高项目档案意识

在档案管理工作中，人是关键因素，落实制度、完成业务最终都要靠人来完成，所以建立一支责任感强、业务过硬的档案专业队伍是顺利开展档案工作的必要条件。交易中心各部门、招标或采购代理机构均需指定兼职档案人员，在选择兼职档案资料管理人员时应首选责任心强、业务素质好的人员，而且选定人员后不宜再频繁调换，以免影响档案工作的正常开展。

（二）培养引进结合，提高业务素质

对于专职或兼职档案人员都应定期组织业务培训，以提高他们的业务能力，增强他们的档案意识。另外，也要鼓励他们自我学习能力的培养，并利用微信群或QQ群交流业务。在培养项目档案人员的同时，也要积极引进档案专业人才，尤其是具有丰富档案管理经验的人才，并通过营造良好的发展环境留在这些人才。

五、加强硬件建设，优化保管条件

（一）建立项目档案专用库房

公共资源交易项目档案保管和保密要求较高，库房必须满足防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫这“八防”要求，并通过“人防、物防、技防”强化安全防护能力，库房内应配备监控摄像头，安装防火、防盗自动报警系统，并配备空调机、除湿机等设备。

（二）配备完备的管理设施

档案管理除了计算机、打印机、扫描仪、复印件、装订机等常规设备以外，随着公共资源交易平台全程电子化的来临，需要配备电子化硬件设备，如档案数字化管理软件、防磁柜、温湿度记录仪、光盘刻录机、档案级光盘等设备。

六、严抓保密工作，确保档案安全

首先，所有参与档案工作的专职或兼职人员均应签订《项目档案保密协议》，以增强他们的保密意识。其次，严格执行项目档案调阅审批制度，原则上项目档案不得外借，调阅人员必须填写登记表，并经相关领导签批后才允许调阅。再次，严格执行进出库房登记制度，只有特定工作人员才准许进入库房，并且获许进入库房的人员应将手机、相机、U盘等随身用品交由指定人员保管，避免私拍和记录档案资料。

七、结束语

随着公共资源交易市场化改革的推进，统一的公共资源交易平台正在逐步建立起来，公共资源交易项目档案工作也将迎来发展和变革良机，只有加强项目档案管理，提高档案管理水平，才能适应项目门类增多、数量增大的局面，发挥公共资源交易项目档案应有的作用。

参考文献：

[1]汪杰.公共资源交易项目档案管理[J].中国招标，2016(7)：26-28.

[2]刘娟.浅议实现招投标档案优化管理的目标[J].城建档案，2013(2)：53-55.

[3]安津宁.浅谈如何加强县级公共资源交易档案管理[J].黑龙江史志，2015(7)：102.