新时期档案管理工作面临的机遇与挑战

新时期档案管理工作面临的机遇与挑战

李博

  内蒙古自治区兴安盟乌兰浩特市不动产登记中心

摘要：档案管理工作一直都不是封闭独立性的工作，其发展与社会需要、时代背景、经济水平、技术发展等方面有着紧密的联系。在新时期，档案管理工作与大数据、互联网、云计算、新媒体等因素相伴，新技术的出现为档案管理带来发展机遇，也带来了严峻挑战。工作中，如何抓住发展机遇抢占先机，以此推动档案事业的进一步发展，是衡量各级档案管理部门和工作人员创新力的新标准。

关键词：档案管理；工作

一、新时期档案管理工作的开展机遇

1. 大数据的出现给档案管理带来机遇

（1）海量信息得以整合

传统的档案管理主要以纸质档案为主，大数据时代的到来给档案管理带来新模式，变为以纸质档案为基础的电子档案、数字档案等综合型的管理模式，档案管理部门及其工作人员的职能不再局限于收集、整理、管理使用，而是扩展为电子档案的生成、维护以及安全保密管理，多重职能叠加以及社会化分工的细化，都导致了海量信息资源的产生，为管理这些海量信息必须借助最先进的技术，如云平台等进行管理，建立起精细的云档案管理系统，实现海量信息资源的管理。

（2）传统数据得到发掘

传统档案资源由档案管理部门负责管理，一般不直接由需求用户使用，各需求机构和个人根据实际前往查借阅，因而具有被动性，无法实现档案资源的最优效益，导致大量的档案资源和档案数据得不到有效利用和挖掘，为解决这些问题，利用大数据对庞大的档案信息资源进行有效管理成为一种便捷措施。档案管理部门通过对海量数据的归集整理，综合市场需求和使用者需求，对各类档案数据进行聚类和分析，探究数据间的关系，进而建立数据模型，为其他同行提供参考，不断提高档案资源的利用价值。

2. 互联网的发展给档案管理带来便利

（1）促进技术水平的提高

互联网信息技术的出现和快速发展为档案管理带来便利，使得档案管理的技术手段更加丰富和多元化，通过互联网信息技术，档案数据录入、检索、分类更加便捷，很大程度上降低了工作强度。互联网+时代的到来，不仅提升了互联网的应用价值。

同时，也使档案存储形式由传统纸质档案向图片、音频、视频等存储形式的多样化发展，档案管理技术出现多样化的选择路径，促进了各类档案之间的关联性，极大提升了档案管理的效率。

（2）档案的时效性得到提高

信息化时代档案分类工作日趋完善，档案时效性也变得愈发重要，对传统档案管理而言，因为依靠人工较多，导致工作中各项时间周期较长，查询借阅等工作耗时耗力，与档案的便捷高效相悖，无法适应信息时代的高效率需要，而互联网技术恰能有效弥补这一缺陷，可以最大限度地提升档案管理的敏感度，实现档案的动态跟踪，让档案信息的更新变得简单、便利。另外，以互联网信息技术为基础建立起新型档案管理系统，并将云计算、大数据、区块链等技术优化整合，形成档案管理的新局面，助推档案管理能力提升，保障档案的时效性。

（3）服务空间得到拓展

近年来，随着经济水平快速提升和社会生产力的快速发展，各类档案资源和数据信息呈现爆发式增长，给传统档案管理带来了巨大压力。在传统档案管理模式下，档案资源占用的物理空间大、经济成本高，很难实现新时期的档案管理要求。以互联网信息技术为依托的档案管理系统，利用云空间不仅存储成本较低，还方便随时查阅和离线管理，为庞大繁杂的档案数据管理带来了极大的便利，也进一步扩展了档案服务空间。

二、新时期档案管理工作面临的挑战

1. 档案管理在大数据时代面临的挑战

（1）保密安全存在隐患

先进科学技术的飞速发展为档案管理工作带来便利，但是，技术的变革如同一把双刃剑，在提供有益服务的同时，也使保密和安全问题变得迫在眉睫。一方面，涉及信息技术上的问题，另一方面，还涉及法律乃至道德上的问题。在新时期，必须对档案管理和档案开放标准进行重新定义，制定出更为严格的新标准。无论是国家机密档案，抑或是涉及隐私的个人信息被泄露，都将会给国家、社会或者个人带来财产和生命安全的重大损失。

（2）技术层面有待突破

大数据时代对档案管理技术层面的要求又提升一个新的高度，大数据系统的容错率和可扩展性问题就是有待突破的难点。大数据的容出错率涉及复杂的计算方法，因而非常准确、严谨的算法是不存在的，也是不现实的。在能力可及的范围内，通过人工技术尽可能减少失败率和出错率是大数据系统的主要目标。事实也证明了系统成本与容错率的负相关性，当容错率越低时运营成本将越高，而容错率越高其运营成本越低。因为，市场空间单一，目前，执行快速计算的硬件设备价格都比较昂贵，尤其是具备人工智能的设备更是价格昂贵，这些集成设备的运用自然就增加了系统的采购成本和后期的维护成本。

2. 档案管理信息化发展面临的挑战

（1）工作人员信息化意识程度不足

各类档案资源是档案管理部门持续存在的最为基础也是最为核心的立足依据，随着信息化时代的发展，档案用户包括需求机构及个人对档案的利用已不仅仅是单一的纸质档案，而是衍生出复杂的需求形势，快节奏的工作生活状态也使得用户更加注重丰富、便捷、高效档案资源利用。

（2）传统载体信息化进度缓慢

基于现有的信息化技术水平，可以通过原件扫描和缩微后扫描胶片两种技术手段完善档案数字化，无论选取哪一种方式，都需要相应的“人财物”准备，其中部分设备的价格比较高，需要大量的资金支持。还有一些比较特殊的载体档案，如声像档案等，其存储、管理及后续的数字化工作，都需要不同的设备才能完成，所需要的代价就更高，还有部分机器设备工作效率和工作时限的原因，数字化工作无法快速实现。

3. 档案管理在实践利用中面临的挑战

（1）服务方式未及时更新

随着社会信息量的激增，档案资源越来越丰富，各类机构和人群对档案服务的需要也越来越多，越来越丰富，远远不是传统面对面式的服务，已经由主动服务代替以往的“坐等上门”的形式。其中比较明显的变化，如在服务时空上不是“到点关门”，而是不受时间、空间限制，这些形式上的变化对以往的档案管理服务形式是一种全新的挑战。

（2）隐私保护存在客观缺陷

通过互联网信息技术实现新型档案管理方式，必须以原始馆藏资料为基础，通过资料扫描、数据录入等构建起完整的档案数据库。要建设数据库，就必须占有大量的资料，而这些资料很多是由特定的单位和个人创作的，凝聚着他们的劳动价值，这就无可避免地涉及知识产权方面的问题。档案管理机构为方便管理档案，会向档案所有者提取相当详细的信息，有时这些信息会被档案管理工作人员传递给其他机构，造成档案所有者信息的泄露。因为，档案所有者较多，档案管理工作过程也比较复杂，所以，关于档案所有者的隐私问题也亟待解决。

总体而言，在信息化、数字化快速发展的新时期，档案管理工作也不可避免地发生了较大的变化，其中有些方面使档案管理工作受益较多，而有些方面又面临严峻的挑战。立足新时期，各级档案管理部门及其工作者都应顺势而为，创新服务理念和管理模式，提升服务质量和服务水平，不断满足新时期的用户需求，助推档案管理事业的发展。

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