电力工程档案数字化管理研究

电力工程档案数字化管理研究

张运平

湖南联诚档案信息技术有限公司   湖南 长沙  410007

摘要：随着电力工程档案在数量和种类上的快速增长，如何有效地管理这些档案已成为电力企业关注的热点问题。数字化管理是一种重要的解决方案，它可以将传统纸质档案转换成数字文件，并通过信息技术手段进行存储、检索和利用。本文从电力工程档案管理的现状入手，分析数字化管理的实践应用和优势，从这些方面深入探讨了电力工程档案数字化管理研究。本文旨在为电力工程档案数字化管理提供有益的思路和方法，以推动电力企业数字化转型，实现更高效的信息管理与资源利用。

关键词：电力工程；档案；数字化管理

引言

数字化管理作为一种新型的档案管理方式，能够将原本以纸质形式存在的档案进行数字化转换，并通过信息技术手段对这些档案进行存储、检索和利用。在数字化时代，电力企业必须适应市场需求，走向数字化管理，提高档案管理效率，降低管理成本，实现信息资源共享。

1. 电力工程档案的管理现状

1.1传统电力工程档案的管理现状

传统的电力工程档案管理方式存在很多问题和不足，比如安全性难以保障、检索效率低下、空间占用大和业务全面性差等。传统管理方式易受灾害、盗窃等因素的影响，可能造成档案资料的损害、遗失和泄漏。并且，传统管理方式需要大量的时间和人力进行整理和检索，操作复杂，效率低下。同时，传统管理方式需要巨大的人力、物力以及时间成本，占用了大量企业的资源。此外，传统管理方式将不同业务领域的档案资料混杂放置，难以实现业务信息的全面性管理。
1.2电力工程档案的数字化管理需求

数字化管理针对传统管理方式中存在的一些问题可以很好的解决。数字化管理的核心思想是将档案图片、声音、文字等数据信息数字化，并通过计算机技术实现管理。电力企业实现数字档案管理能够大大提高电子档案的检索效率、提高档案的利用率、更好的保护好纸质档案，更好的节省档案存储空间和提高业务全面性。首先，数字化管理可以通过加密、存档、备份等技术手段实现信息安全保障，避免档案资料的泄漏、遗失和损害等问题。其次，数字化管理可以实现自动化记录、分类、标记和检索，大大提高检索效率，降低人力成本。
并且，数字化管理可以将档案资料数字化存储在电脑硬盘或云端服务器中，大大节省存储空间，节省企业的资源。此外，数字化管理可以将不同业务领域的档案资料分门别类地进行管理，实现业务信息全面性管理，为企业决策提供重要支持。

2.数字化管理在电力工程档案管理中的应用及优势

2.1数字化管理在电力工程档案管理中的应用

电力档案数字化管理将电力工程档案管理中的应用主要分为数字化扫描、数字化存储、数字化查询以及数字化分发。数字化扫描纸质档案通过扫描转换成电子档案的过程，通过数字化设备对纸质档案进行扫描，产生数字文件，达到数字化档案管理目的。数字化存储是将档案数字化扫描得到的电子档案存储在光盘、硬盘、U盘等存储介质中，或利用云存储等方式进行网络存储，实现电子档案的数字化管理。数字化查询是通过计算机技术对电子形式文件进行快速检索，提高检索效率和准确性，以方便用户获取所需信息。数字化分发则是将数字化电子档案通过网络、移动存储设备等多种途径实现信息的快速分发、共享和利用，达到数字化管理的目的。

2.2数字化管理在电力工程档案管理中的应用优势

首先，数字化管理可以通过备份、加密等技术手段提升档案资料的安全性。其次，数字化管理可以实现数字档案的全文检索，提高检索效率以及准确性。并且，数字化管理可以将数字档案存放在电脑硬盘、光盘等介质上，省去传统档案的厚重卷宗和文件柜等存储需求。此外，数字化管理可以将光学计数量产生的数字文件分类管理，划分为不同业务领域的基础数据、产品研发数据等，实现所需信息的全面性管理和查询。

3.电力工程档案数字化管理的具体措施

3.1创建档案管理信息系统

首先，需要进行需求分析和功能设计，在此基础上开发出适合电力工程档案管理的信息系统。该系统需要包含档案资料录入、查询、检索、归档等基本功能，同时也需要考虑安全性、可靠性和扩展性等因素。在上一步开发完毕之后，需要将电力工程档案资料通过扫描或手动输入方式录入到该档案管理信息系统中。在此过程中，需要对每份档案进行分类、整理，根据文件编号和存放位置建立对应关系。同时，建立档案查询和检索模块，方便用户快速查找需要的档案文件。用户可以根据文件名称、文件类型、作者、关键字等属性信息进行检索，从而快速找到所需档案。
此外，需要在系统内设置定期归档和备份策略，确保档案资料安全可靠，并能够防止意外丢失，同时还可以通过设置权限角色和审批流程，保证档案管理工作的严谨性和规范性。总之，通过创建档案管理信息系统，可以将电力工程档案资料数字化管理，提高信息的利用效率和管理水平，同时也能够更加方便地维护和保管电力工程档案。

3.2创建完善的档案数字化管理制度

首先，需要对电力工程档案进行梳理和整理，确定哪些档案需要数字化管理，将其分类备份到计算机或云端存储中。并应在数字化管理之前，制定相应的管理制度。同时，也要确立数据安全保密的措施、档案外借管控机制等方面。接下来，将电力工程档案进行扫描、文字识别、转换为电子文件等方式将其数字化，将数字档案存储于统一的数据库中。建立档案数据库以后，可以详细记录描述各类的电力工程档案信息，似的之后的查询、管理和分析更便捷。对数据库案数据进行版本控制、备份管理、定期检查等，确保档案数据的可靠性。数字化档案存储使传统的纸质形式转变为电子形式，其使用方法及存储方式也发生了变化。因此需要进行新增和删减文件记录、打印控制和非法篡改等操作的管控。通过上述步骤，可以建立完善的档案数字化管理制度，实现对电力工程档案的数字化管理，保证档案可靠安全地保存、方便查询和使用。

3.3提高档案管理数字化水平

电力工程档案管理数字化水平的提升需要一定的信息化投入和技术支持，企业或机构可选择适合的文献管理软件、文件共享和流转分析工具等辅助性工具。数字化档案的建设过程中，需要将纸质档案、文件和文件夹进行编目编号，采用扫描、OCR、文字识别等技术将工程档案变成电子档案，并根据需求建立数据索引和整体档案的分级备份机制。电力工程档案管理数字化涉及到档案的安全性保护，要确保档案的保密性、完整性、真实性和不可篡改性等方面的要求都得到满足。是以，各种电子文献系统应有完善的权限控制及反篡改等技术策略。电力工程档案管理数字化系统的用户设计一定要贴近用户的实际需求，根据档案的内容来设计涉及产品的人机交互、信息展示和查询方便。此外还要考虑系统的易使用性、可拓展性、修复性等方面的要求。针对电力工程档案管理流程问题，需要对每个阶段的工作流程进行优化，并进行规范化操作。建立完善的管理控制制度、带有时间、效益等方面的指标，提高协调性及提醒，以提高数字化水平。总之，通过上述方式和方法，电力工程档案管理可以实现数字化管理，提高电力工程档案管理的数字化水平，提高管理效率，加强安全保密措施，并且为日后追溯、查询相关信息，以及工程项目经验积累等重要应用奠定了良好的基础。

结语

电力工程档案数字化管理具有重要的意义和广泛的应用前景，可以有效提高档案管理工作效率和信息共享水平。同时，数字化管理所面临的风险需要得到重视，必须采取相应的措施进行保障。在未来的研究中，应进一步完善数字化管理技术和体系，促进电力工程档案数字化管理向智能化和自动化方向发展。

参考文献

[1]彭玲.电力工程档案数字化管理探讨[J].城建档案,2019(05):28-29.

[2]姚军艳.电力工程档案数字化管理[J].中外企业家,2017(11):238-239.