建设工程档案资料电子化管理研究

建设工程档案资料电子化管理研究

李莎

山西省安装集团股份有限公司,山西  太原  030032

摘要：档案管理是我国建设工程的重要工作内容之一，其具体管理方法与水平不仅影响建设工程内部的管理质量。传统档案管理工作具有一定的局限性，在科学技术水平发展迅猛的今天，如何创新建设工程档案管理工作的开展方式，实现电子化管理，提高工作效率，成为相关工作人员关注的重点。本文旨在就建设工程档案管理工作的电子化建设展开讨论，为实践提供参考。

关键词：建设工程；档案管理；电子化建设

1建设工程档案资料电子化管理存在的问题

1.1双套制管理模式执行有差距

部分建设工程公司在档案归集阶段，主要是依赖原有的资料收集方式和纸质存储方式，虽然各建筑类别都有电子文件收集的整理标准和规范，采用双套制管理模式，把二者进行有效统一，但是执行上有偏差，没有真正树立纸质档案和电子档案并存的意识。从调研看，4家企业整理归档不到位，双套制观念不足。主要表现在：有些工程档案管理机构，只归档纸质文件，电子文件缺失。信息化归档标准不熟悉，有些档案管理员认为信息化增添工作量，从心理上对信息化建设产生抵触心理，跟不上时代发展的步伐，制约了建筑工程档案信息化的发展，影响了数字化效果。

1.2信息化理念尚未深入人心

建设工程档案管理人员从业门槛偏低，学历要求较低，大部分都可以是非科班出身，也不用经过严格的专业技术培训。而且所承担的工作内容单一，就是简单的收集、归档、查阅等内容，信息化理念未真正树立起来，在工作中没有终身学习的理念。从调研来看，6家企业档案管理人员共有30多位，档案专业毕业仅占6%，本科以上学历者占30%，档案人员本科学历占比低于内部其他岗位39%。很多档案管理人员是兼职，占比达87%，兼顾其他工作使其不能专心投入到档案管理中。同时，在大部分建设工程单位，管理人员整体年龄偏大，对信息化这种新事物接受慢，限制了档案信息化工作的加速推进。

1.3顶层设计不到位

建筑工程单位缺乏信息化建设的组织领导，制约整体质量的提高。建筑工程的各二级单位都是档案材料的产生者和参与者，他们的整理标准和信息化程度直接影响信息化管理质量，由于组织领导的缺位，各参与方各行其是。从调研来看，6家单位的顶层设计明显缺失，仅有1家企业召开了年度档案工作建设会议，1家企业把档案信息化建设工作纳入奖惩机制和年终述职内容，而且都没有举行年度的专题培训或专家授课，2家企业有档案工作领导小组，由分管办公室的副经理任组长，重视程度明显较弱。建筑工程档案信息化主要包括档案目录的信息化和全文数据化，如果重视不够，会造成归档编排不完整，错误率较高，档案信息失去其真实性。因此，各工程方需要形成标准化和科学化的档案治理模式，提升信息化效果。

1.4信息化质量总体不高

投入决定产出，梳理发现，投入多的企业在信息化质量方面走在了其他企业前面，主要差别在于：档案电子化清晰度高、介质存储量大、查询利用快捷、服务效率高，后期维护成本相对低。同时，信息化也为企业决策提供了更精准的参考，节省了人力物力，为企业抢占市场先机奠定了坚实基础。但是，从整体来看，建筑工程行业的质量依然偏低，笔者所在城建档案管理部门对家企业的抽检服务中发现，信息化合格率仅有45.5%，有的企业系统功能单一，只能提供存储和查询的功能。在应用上来看，信息技术还停留在档案信息记录的层面，没有真正上升到档案信息化建设的高度，应用质量上尚有很大的提升空间。

2优化建设工程档案电子化管理的具体措施

2.1建立完善的建设工程档案电子化管理制度

健全完善的管理制度是建设工程单位顺利开展档案资料电子化管理工作的前提和基础。在这一过程当中，应该对编制建设工程档案的时间作出具体规范的要求，促使档案管理人员能够最大程度地节约编制档案资料的成本，从而逐步实现用最低的成本收获最高的效益的发展目标。要想确保建设工程档案电子化管理制度的健全性以及完善性，就要进一步对制度进行规划，主要就是对管理制度的计划性规划。在进一步将制度规划完善之后，可以利用制度更严格地约束档案电子化管理人员的行为，充分激发其工作积极性与主动性，这将有利于建设工程档案电子化管理质量的提升。

2.2统一建设工程档案的编写形式

在对建设工程进行勘察与设计的工作阶段，应当将建设工程档案电子化管理工作与勘察与设计工作结合起来，一直到建设工程最后的竣工阶段，都要对建设工程档案的规格进行统一的确定，并要求档案电子化管理人员严格遵循对应的规章与制度来开展管理工作。除此之外，建设工程的施工单位必须要求档案电子化管理人员对储存电子档案资料的路径以及原则有充分的了解和掌握。档案电子化管理人员在编写每一个文件夹格式的过程中，要注意多元化问题，以多元化的角度作为编写文件夹格式的出发点。例如，某一建设工程项目文件名称应当编写为文件的序号也就是文件产生的年份再加上此项工程项目的名称；具体档案文件资料的文件夹格式应当编写为顺序号加上档案文件的名称；每一文件内的目录文件夹的格式应当编写为顺序号加上目录文件夹的名称。通过这样多元化的编写形式，能够逐步实现建设工程档案与其编写形式的统一性。

2.3加强建设工程档案电子化管理人员培训

建设工程的施工单位必须对档案资料电子化管理人员的培训工作给予足够的重视，积极组织建设工程档案电子化管理人员踊跃参与有关档案理论与实践的培训，不断增强其专业能力与综合素质，以便更好地为建设工程档案电子化管理工作服务。在具体的培训工作过程中，建设工程的施工单位要致力于培养高素质与高能力的档案电子化管理工作团队这一目标，定期或不定期地组织与档案资料管理相关的专业培训活动，全面提升建设工程档案电子化管理人员的素质与能力。建设工程的施工单位还要引导档案电子化管理人员之间加强合作与交流，在互帮互助的工作氛围中帮助彼此解决在实际工作过程中遇到的难题与疑惑。

2.4明确建设工程档案电子化管理人员的自身职责

档案管理人员作为建设工程档案电子化管理工作的重要力量，自身的工作职责十分重大，建设工程单位要想全面落实好档案资料的电子化管理工作，首先就要将关注点放在档案电子化管理人员的身上，帮助他们充分明确自身具体的工作职责，这样才能够更具针对性地进行建设工程档案电子化管理工作。建设工程档案电子化管理人员的主要职责包括：一是在工程即将开工的初期阶段，他们需要对参与工程项目的招标、实地勘察、整体设计、施工等环节的工作人员的具体工作职位以及所负有的责任进行全面的了解与明确,促使这部分人员清楚地认识到自身的工作职责，这样才能够在实际工作当中各司其职，为建设工程档案电子化管理人员后续的工作奠定坚实的基础以及提供切实的保障。二是需要实施监督并定期核查建设工程项目整体的施工过程，并对档案资料信息进行收集与整理、建档与归档，这样做的目的是为了保证建设工程电子档案资料的完整性、真实性、可靠性。三是在一项工程完成对应建设工作的前期阶段，档案电子化管理人员需要在验收具体的档案资料信息时，要对建设工程档案电子化管理工作的成效一并进行审核与验收。以上三点是建设工程档案电子化管理人员的工作职责中相对比较重要的职责，是需要档案资料管理人员时刻谨记并严格执行的。只有这样，才能够推动建设工程档案电子化管理工作向更加专业的方向发展。

结束语

综上，建设工程单位开展档案电子化工作既是时代产业也是工作要求，建设工程单位需要在档案电子化工作中做到充分认识工作意义、全面加强人才建设、高效推进档案应用，要做到技术层面和管理层面的有机结合，逐步从制度机制、人才队伍、管理流程等方面不断优化，使得建设工程单位档案电子化工作符合发展要求，促进各项工作全面展开。

参考文献

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