从文件管理的档案化看电子文件管理

从文件管理的档案化看电子文件管理

王旭敏

运城市卫生健康委员会 山西运城 044000

摘要：在不考虑内容的前提下，电子文件与传统的纸质文件、档案等存在本质上的差别，原则上所有电子文件都需要经过复杂的编码解码过程才能加以使用，且能够以极其高效的形式复制并存储，这就使得电子文件管理与传统文件管理及文件档案化之间存在巨大差异。故文章以文件管理档案化的剖析为出发点，从不同角度对电子文件管理相关内容加以剖析，以期能为文件管理相关工作提供理论上的参考与支持。

关键词：文件管理；档案化；电子文件

引言：档案是由文件发展而来，甚至档案可以看做是文件中后期的一种表现形式，即所有有价值的文件最后都会转化为档案。文件管理的档案化是文件管理工作发展过程的必然结果，且档案的质量在很大程度上取决于文件管理的水平。但在信息技术高速发展的当今社会，电子文件的应用越来越广泛，且由于两者在介质、表现形式上存在根本区别，电子文件管理工作也与传统文件管理有着截然不同的执行方式。那么在这种前提下文件管理档案化对于电子文件管理是否具有参考意义，仍是一项值得深入剖析的现实问题。

1.关于文件管理档案化

文件管理指的是处理、编辑文件内容，以及保管、复刻文件的各种过程，其目的是有效组织文件中的各项信息，同时实现文件的分类、整理、保存等各种操作。而除了常规的管理内容之外，对于一些具有较高保密要求或价值的文件，还需要匹配相应的安全保护措施。所有文件管理工作的最终目的都是为了提升文件应用的效率与安全性，确保与文件相关工作内容的准确性以及工作流程的高效性。而当大批具有同类型价值的文件面临着集中保管、统一处理的需求时，这些文件就会形成档案，这一过程也被称为文件管理的档案化[1]。

由此不难看出，文件管理档案化具有明显的集约性特征，且在文件形成档案之后，文件内容在格式、制式上也会表现出不同程度的统一性。这就意味着文件管理实际上是档案相关工作的前身，文件管理的工作质量会直接影响到档案本身的质量，整个文件管理到档案化的过程是一个高度系统性的过程，而档案化也可以被作为是文件管理的前端控制及全程管理。传统文件管理在面临档案化需求时，通常需要进行文件格式的转化及内容的调整（内容调整一般只是布局调整，除内容不符合档案格式之外，较少出现增减内容的情况），整个过程完全依靠人力进行；而电子文件管理在转为档案时，则可借助先进的终端设备，在极短时间内完成大量文件的批次档案转化。这在效率上显然超过了传统的文件管理及档案化工作。

2.关于电子文件管理

电子文件是人类社会活动中形成的、以数据方式被记录在不同载体中的文件资料，与传统以文字和图片为主要表现形式的文件不同，电子文件可以是文本文件、图像文件、音频文件或视频文件，甚至可以只是数据文件。而且电子文件的载体和介质并不是固定的，一般来说只要设备支持电子文件的格式就能够查阅文件内容，即使设备不支持往往也能保存、处理这类文件（但无法对文件内容进行调整），此外还可以通过转码重构文件表现形式，但这种操作可能会在一定程度上影响文件内容的完整性[2]。与传统文件的打开即阅不同，电子文件内容的呈现必须有具体的载体，一般所用的载体都是各种智能终端，因此电子文件管理也是在这些载体上操作的。

电子文件管理工作在很大程度上参考了传统档案管理的经验和形式，但并不是将传统文件管理、档案管理的模式照搬到智能终端上，而是结合电子文件的特征，通过开发不同类型的文件管理程序、网络技术等等，来实现对电子文件的高效与快捷管理，这也使得电子文件管理在自动化、标准化与高效化上具有其独特的要求。实际管理工作会由专业档案部门完成，通常会用到网络传输、图文扫描、存储/云存储等不同的技术手段，对需要管理的电子文件内容集中起来统一管理。在此基础上还需要技术部门定期或不定期检查已有电子文件，以确保文件的安全性与完整性，同时还要赋予管理人员一定的权限，以便在文件反映的现实内容出现变动时，及时进行调整与更改，保证文件的准确性[3]。

3.文件管理档案化给电子文件管理带来的启示

3.1强化与其他部门的合作

就当前电子文件管理的具体执行状况来看，其管理流程及策略大量借鉴了纸质文件及档案的管理经验，也确实收获了理想的管理效果。然而就文件管理的实际需求来看，仅靠单一部门执行文件管理工作，在工作效率上已经远远落后于当今社会对文件管理的实际需求，这一点对电子文件管理来说也是一样，即使是在电子文件管理拥有更先进技术的前提下。这就意味着相关部门就电子文件管理应强化与其他部门的合作交流，准确把握电子文件的来源及传递过程，并与过程中各相关单位及部门建立沟通渠道，详细核查文件传达过程是否有误、是否存在纰漏，以便在文件内容出现差错时及时追回更早版本的文件。

另一方面，强化与其他部门的合作也是为了保证电子文件管理的统一性与效率。专司文件管理的部门需要深入剖析上级领导、文件服务对象应用文件时的具体要求，将文件整理成统一的格式，并将这种格式传达给文件传递流程中的各个相关部门，再三确定各相关部门充分明确文件的格式、标准要求，进一步提升电子文件的标准化水平。

3.2规范内部工作方式

电子文件管理的时间成本与人力成本远小于传统文件，因此无论任何单位，专司电子文件管理的部门在规模上都不会很大，这意味着部门很容易出现管理相对松散的情况，也会因此影响到电子文件管理的有效性及可靠性。对此就需要在部门内部规范工作方式及工作标准，首先电子文件的归档要保证及时，并确保文件内容的真实性，对于易修改的文件格式（如后缀为DOC的文件）应在确认文件内容无误后，转换为不易修改的格式（如PDF）再予以保存，以免出现电子文件信息失真的情况。形成后的电子文件需要及时收集整理，并视文件重要性及隐秘程度适当予以加密保护。对于出现修改文件内容的需求，则需要根据需求来源再三详细审核，明确修改的正当性，修改时还要注意记录修改的全过程及各项内容，包括修改时间、修改责任人、审批人、修改内容等等。

3.3明确保存要求及策略

电子文件的保存面临着两方面问题，问题一是部分电子文件在前期搜集过程中可能面临系统性要求不足的情况，这会在一定程度上影响电子文件格式及内容的统一化程度，而缺乏严格流程管理也可能导致电子文件流失；问题二是某些类型的电子文件在格式或结构上存在脆弱性，可能面临不同程度的安全隐患。第一项问题可以付出大量人力补救，也可通过在开始采集文件之前再三明确内容要求，或直接发放统一文件表格内容予以解决。第二项问题则需要明确电子文件的保存要求及策略。由于电子文件的保存在很大程度上取决于载体，因此首先要确保存储设备的使用寿命及安全性，按照文件保存的需求慎选文件的使用寿命和结构稳定性；如果是采取云端保存的策略，则需要以线下方式对所有保存的文件进行备份处理，对于云端的文件则需要做好权限设置，并选择安全系数更为可靠的云服务器，同时为文件匹配各种加密手段来保证文件保存的安全性。

结语：电子文件管理对档案部门乃至整个机构、单位都具有重要现实意义，因此在推进电子文件管理工作的过程中，应通过强化与其他部门合作、规范工作方式、明确保存要求等策略，推动电子文件管理的标准化与自动化，使电子文件能够充分发挥其应有的作用。

参考文献：

[1]吴龙华.建设项目原生电子文件档案化管理研究[J].未来城市设计与运营,2022(04):66-68.

[2]王思婕.试论后保管范式对电子文件档案化管理的影响[J].档案与建设,2019(09):27-30+26.

[3]邵杰.电子文件管理在档案工作中面临问题的研究[J].兰台世界,2022(6):124-126.