优化档案管理模式提高档案管理效率

优化档案管理模式提高档案管理效率

李娟

达州高新区就业和社会保障中心  四川达州 635000

摘要：如今是和谐的社会，劳动就业和社会保障在促进和谐社会的方面有推动的作用，在建立全面经济体系方面也是符合社会发展的。而在现有的劳动就业和社会保障专业档案管理中还是有缺陷的，最显著的问题是在档案管理中的规章制度不够完善，会直接影响到各方面的工作，使得整体的工作效率不高。基于此，负责档案的行政部门要和劳动部门共同努力，制定出具有指导意义的管理规章，使得各项的工作不断落实。而本文就是对优化档案管理模式提高档案管理效率进行地阐述，希望可以提供一些有效的建议。

关键词：档案管理模式；提高；效率

1.始终坚持条块结合的管理机制

因为受到多种因素的影响，劳动就业和社会保障系统的部门没有很严格的档案管理体系，在管理中的条例也不够规范。而在实际的档案管理中，虽然在管理方面有相关的实施手段，但还是存在一些问题。比如：对于企业的职工档案管理很早就有了，但系统性、标准化、完整性、数字化却没有跟上时代发展的步伐，和现实的情况有不相符的情况，在适用性方面有不足的地方。基于此，劳动就业和社会保障就应给予足够的重视，起到指挥棒的作用，在有效的监督、指导体系下不断发展，这样企业才会对档案管理部门有一定的重视，对其发挥的作用越来越注重，在资金预算方面会有一定的投入，档案业务工作才会更加完善。总的来说，档案管理部门发挥的作用是不容小觑的，其可以使得档案管理工作朝着专业化、规范化和科学化的方向不断进步。

2.坚持采用集中统一管理的原则

要提高档案管理的效率，就要坚持使用统一管理的原则，要统一标准，按档案管理标准化建设的要求严格档案的收集、整理、归类、装订、储存、保管、查阅，同时所有的档案还应数字化，并把介质存储于不同的建筑物内，这样使得相关的单位在档案管理方面才有方向，起到提升的作用，也是非常有用的方法之一。同时，劳动就业和社会保障部门可以采用每季度或年终定期抽查或不定期检查等方法，对各单位档案管理进行督促检查指导，在档案获取的方面才是多种渠道。

但现有的状况却是劳动就业和社会保障的档案管理有一定的难度，在劳动就业和社会保障档案管理制度中，对档案的管理没有正确的认知，也没有建立科学的、综合性的档案管理机构，对相关的单位实行档案管理的统一要求，以防档案出现不一致，随处放置、遗失、损坏等情况，增加档案管理的难度。若是档案不能进行统一的管理，就会使得劳动就业与社会保障部门对于档案的管理作用不能完全发挥发挥出来，降低档案管理的效率，在管理力度方面出现不同问题，会使得同类型的档案不能统一存放，和总的档案归属到一起，在整体的档案资源建设方面有阻碍的作用。对于集中统一的管理，不仅仅是在劳动就业和社会保障部门需要，在其它的单位和企业也是需要实施集中统一管理的，因为统一管理可以提高档案管理的质量和效率，促进其不断进步。当然，在实施集中统一管理的过程中，要结合各个地区的情况，根据地区的特点来实施集中统一管理，避免以后出现不必要的麻烦，增加档案管理的工作量。

3.建立坚持服务大众的管理目标

劳动就业与社会保障部门主要的服务对象就是普通的民众，日常的工作内容就是和民众打交道，解决民众的一些问题，需要有足够的耐心，始终坚持以服务大众为目标，不断进步。此外，劳动就业与社会保障部门的档案管理工作是非常重要的，和社会经济的发展、人民的生活和社会建设都有关系，需要格外注重在档案管理方面的工作。在实际工作中，要保证这一工作的适用性，不仅仅需要行政部门的努力，也要劳动就业与社会保障部门的参与，共同完成档案管理工作。在档案管理建设中，相关规章制度是很有必要的，要结合现代社会发展的形式，在思想上不断改进和创新，从多个方面进行思考，构建现代化的规章和制度。此外，劳动就业和、、社会保障要面向全社会，在档案方面的内容更加需要全面，为广大的普通人民群众提供更加优质的档案服务。

4.在档案管理方面不断创新

在整个的档案管理体系中，劳动就业和社会保障部门的档案发挥的作用是较大的，也是其中重要的组成部分。在国家对档案资料的相关文件整理后，相应的下属单位会对其进行归档，做好相应的善后工作，并且结合各个单位的情况，在国家的相关规定下，对现有的档案进行合理、科学的整理，使其更加完善。但是，劳动就业和社会保障方面的档案数量是较多的，相关工作人员的工作量是较重的，在日常的档案管理中大多数还是依靠人工去完成，没有建立完善的档案管理体系。如今是信息的社会，传统的档案管理已经跟不上社会发展的步伐，不能适应现有的档案管理工作，要建立新的档案管理模式，使得一线的工作人员对工作有足够的责任心，发自内心地愿意去将档案管理的工作做好，推进档案管理工作的顺利实施，提高其管理的效率。因此，在劳动就业与社会保障专业档案管理的规章和制度中，要结合工作人员的工作量、工作内容和工作难易度等多个方面去考量，充分考虑到基层档案管理工作人员的心理，要在其工作的范围内去实施。总之，在现有的信息技术上，借助现代的工作技术和体系，建立科学的档案管理工作体系，从本质上提升档案管理工作人员的工作效率，使得档案管理的工作可以发挥其应有的价值。

5.注重档案管理特色的展现

就现在的就业劳动和社会保障来说，在划分的时候，会有广义和狭义的区别，这二者是从不同的角度对档案进行地分析。从广义的方面去分析，档案包含多个方面的内容，不仅有劳动就业与社会保障部门的，还有其它方面的；从狭义角度来说，档案具有一定的专业性，没有其它方面的内容。就在现实的档案管理工作中，劳动就业和社会保障部门的工作内容大多数都是从狭义方面进行的，主要分为两个方面：首先，要确定档案的材料是属于什么范围，应该将其归档到哪个范围内，采用统一集中的档案管理模式；其次，对于会计档案以及电子档案等具有专业性的档案中，要严格依照相应的制度去实施，不能有一点的马虎，要注重档案管理的质量。因此，劳动就业与社会保障部门在制定档案规章时，要认真分析工作的内容，对其有足够的认知，在制度的规定方面要严格和完善，尽量避免重复的规章制度。

结语

社会在发展，时代在进步，档案管理的模式也需要不断进步和优化，在劳动就业和社会保障的方面需要建立完善的规章制度，确保档案管理工作的顺利实施，这是保障工作的高度量基础。在实际的档案管理工作中，只要结合上述五点，但又不仅限于此，以此不断提高部门专业档案管理水平，提升管理效率。

参考文献

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