浅谈纸质档案管理与电子档案管理的融合发展

浅谈纸质档案管理与电子档案管理的融合发展

吴红斌

湖南省株洲市国信公证处412007

摘要   电子文档和纸张文档在当前及其今后比较长的时间内将相辅相成，取长补短，长期共存。但同时电子文档保管和纸张文档保管的长期共存也是由于二个文档保管方式各自的特点和网络信息时代环境条件所导致的。尽管纸质文档保管是电子文档保管中的基本模式，但其储存容量、使用便利性和便捷性都不及后者。在网络信息时代，电子文档保管方式已经广泛应用，但纸质文档保管方式依旧具备科学严谨的管理制度，这一点电子文档无法替代。基于此，本文对纸质档案管理与电子档案管理的融合发展进行了深入分析。

关键词   电子档案；纸质档案；融合措施

引言

在计算机技术普及之前，档案主要是以纸质材料为主。随着信息技术的普及，计算机办公成为必然趋势，从而产生了电子档案。电子档案在日常办公中不断产生，若不进行整理，将会自动消失，这为电子档案的管理带来了巨大挑战。在加强电子档案管理的同时，不能忽视纸质档案的重要性。只有充分利用纸质档案和电子档案的各自优势，才能实现档案管理的优质发展。

一、传统档案与电子档案的区别

首先，鉴于采取使用了电子编码技术，公证电子档案能够不留痕迹地进行编辑和修改，载体无法固定，一些识别档案原件的关键信息也能够改变，这些都使得公证电子档案原件识别困难复杂、困难。因此，公证电子档案形成过程中应随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，确保档案在传输和处理过程中不会出现错误，从而保证档案的原创性。档案部门收到的公证电子文件的真实性和准确性，保证公证电子档案的法律地位。

其次，公证电子档案与传统档案的存储方式存在差异。公证电子档案载体容易老化、变质，信息多媒体和新型存储介质的出现和发展将影响公证电子档案的长期可读性。档案部门收到公证的电子文件后能够打印纸质档案进行备份，但最终的解决方案仍应当需要计算机技术的发展和文件逐步形成部门的配合。将收到的公证电子档案文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储，以便在未来计算机技术发展后，仍然能够读取以前存储的文件，方便选用信息资源。

再次，公证电子档案的分类、编目等管理方式与传统档案有所不同。鉴于公证电子文件的特殊性，能够做到文件级管理。因此，当档案部门收到文件后，能够立即为每份文件创设建立一个唯一的文件编号，并给出相应的分类编号和卷宗编号。结合上下文的关系，给出有所关联的文件编号，并在归档时对主题词进行索引和描述。在技术条件允许的情况下，能够编制多角度、全方位的检索工具，方便信息的检索和查询。用户只需给出文件分类号或主题词，就能够找到对应的文件及有所关联的上下级文本和附件，进一步减轻了档案人员的劳动强度。

最后，公证电子文件的查询和借助方式与传统档案不同。只有满足一定条件，用户才能注册并已然成为公证电子文件中心或电子档案馆的会员。会员在公证电子文件中心确认身份并确认访问权限后，就能够远程登录等，获得许可。查询相关电子档案信息，办理借阅登记并缴纳查询费。

二、纸质档案管理与电子档案管理的融合发展策略

1、合理建立电子产品文档与纸张文档整合机制

在当前的电子产品文档和纸张文档共存的背景下，档案工作者应当增强对电子产品和纸张文档管理人员的重视，这是适应档案事业改革发展的必然选择。我们需要真正改变自身观念，合理强化对电子产品和纸张文档的管理，从而为我们的事业提供外部保证和内在条件的完善。根据电子产品文档和纸张文档并存的新趋势，合理建立信息管理集成机制，以统筹管理电子产品文档和纸张文档的接收、归档和借阅。我们制定了统一的规定，涵盖了电子产品文档和纸张档案管理业务的基本程序、工作内容和适用范围。通过有效联系各个文件，政府可以全程监督档案的使用和保管过程，从而确保档案管理工作的有序开展。在对公证电子文件进行归档时，应当需要先确定分类后的公证电子文件的属性，然后再进行归档和保存。须补充完整、完整的通过公证的电子文件。发送和接收文件时，一定要是全文信息，从文件设计、修改和逐步形成阶段开始，使公证电子文件的格式与链接相匹配。确保公证电子文件归档质量，认真检查公证电子文件内容是否完整、真实、有效，是否感染电子病毒。通常，它是从计算机或网络存储复制或刻录到可移动磁盘或CD以进行长期存储。严格依据不同保管期限，分别归档、分箱、分柜存放。

2、建立健全沟通与配合的档案保存机制

由于电子档案保管和纸质档案保存在管理方式上有所差异，为了实现两种管理工作的高效整合，必须建立沟通配合的档案保存机制，以确保两种管理工作顺利进行。在具体实施时，管理者应充分利用两种档案方式的优势进行互补，实现信息管理方式的差异化应用，并建立信息沟通渠道，以确保单位在信息储备方面保持业务的一致性。如对于重要的电子文档信息，必须同时进行电子文档和纸质存储，存档完毕后还需及时在电脑上进行拷贝，并输出为纸质档案。这包括政府采购信息、人才考核信息等。这样做可保证信息得到及时更新，并为任何变动提供更新历史，便于管理工作的顺利进行。

3、加强电子档案保存和纸质档案保管的交互

电子档案保管和纸质档案保存之间的交互是建立在二者共同存在的基础上实现的。它们相互合作、相互依赖，但在每个档案管理系统内又有各自独立的发展。电子档案保管和纸质档案保存之间的相互作用主要表现在以下几个方面：首先，纸质档案的保管提供了电子档案保管改进其管理方法的基础。二者相互影响，共同推进并在档案管理应用领域形成了一套综合的体系。此外，还存在一个问题，即电子档案管理对纸质文档保存管理产生了负面影响。在某种程度上，纸质文档保存受到电子档案管理的影响，可以加快电子档案管理工作进程，有效推动电子文档一体化管理工作进展。从另一角度来看，计算机档案管理的确对纸质档案管理的推进起到了一定的促进作用。然而，对于具体的系统性管理工作而言，这正是纸质档案管理的关键基础。只有二者良好地并存，才能更加有效地开展实际管理工作。同时，电子档案管理还具备了便捷的搜索功能。通过这种功能，我们可以方便地实现对信息的查询。在与纸质档案协同工作时，纸张文件也可以采用计算机文件的管理模式，并利用信息检索功能更快速、更精确地检索到计算机文件。

4、有效推行“双套归档制”

采用文字或映像的形式将电子产品与纸张文档的信息内容存放在同一张存放材料上，并利用应用软件建立数据库搜索引擎，这样一来就能尽快查询到电子产品文档的信息内容，并实施智能化信息管理。同样还应该推行"双套归档制，也是说，在对电子产品资料加以存档保护的时候还对纸质文档加以存档控制，对归档的电子文档来说，在信息内容、描述说明等上都必须要和纸质文档保持一致。也就是形成了二套完全不同的系统，在加强二者联系的时候，还必须凸显各自的特点。并在二者之间设置了通道，这样一来就能够做到在读取一个文档同样尽快查询同样信息内容的其他文档，以便于在业务处理上取得一致，也为信息获取提供了方便。

结语

总之，电子档案和纸质档案是不同形式的档案展现形式，各有优点和缺点，要从档案安全管理、方便利用的角度充分重视和做好管理工作，发挥各自的优点，做到取长补短，优势互补，共同提升进步，让档案具有的价值和作用更好地服务于社会进步发展。

参考文献

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