档案数字化建设与企业档案管理研究

档案数字化建设与企业档案管理研究

邓呈丽

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摘要：随着社会经济的不断发展，我国企业的发展也迎来了更多的机遇和挑战。作为企业发展过程中的重要工作类型，企业档案管理工作的重要性毋庸置疑。而在信息时代背景下，伴随企业规模的持续扩大，其日常所产生的数据量同样极为庞大，给档案信息管理工作带来了诸多挑战。为此，需针对档案展开数字化建设工作，进而在提高工作效率的同时，满足新时代对于企业的发展要求。本文就档案数字化建设与企业档案管理展开探讨。

关键词：档案；数字化建设；企业；管理

引言

在科技进步与政策调整的推动下，目前现代企业档案管理工作正在大步迈向数字化转型，正在向信息化、交叉融合化、多元主体化发展，在信息科技的应用之外，档案管理信息系统与企业其他管理系统之间的关系越来越密切，企业信息化建设的现状与档案的数字化转型密不可分。

1档案数字化建设的必要性

1.1档案数字化建设强化安全

在实际使用中，由于自然灾害等不可抗力和人为因素，导致档案出现了不可逆的损毁、丢失、篡改等现象，但通过先进技术手段把传统载体的档案变更为数字化电子档案后，档案的使用无疑将变得更为安全。特别是对于历史久远的档案资料，通过数字化的管理与复制备份，兼具安全与实用双重性能。

1.2有助于提高档案管理质量

企业档案数字化建设在信息时代背景下已经成为匹配时代发展规律、提高档案管理工作效率的整体趋势，可起到进一步优化档案管理工作的作用。原本的纸质档案信息通过上传至云端，可实现原始信息的数字化转换，打破以往纸质档案利用方面的空间与时间限制，确保档案信息在有需求利用的情况下被更多利用者及时调阅与分析，解决以往的档案封闭化管理所带来的一系列问题，达到服务型工作状态的转化目的。信息化技术手段的使用，促进整个档案保存流程表现出永久性特征，解决以往纸质档案易丢失、易破损等问题，保证档案信息资源的配置合理性，为企业在决策与长期发展过程中提供更为优质的服务条件。

1.3档案数字化建设提高效率

众所周知，传统的档案库用以保管文件实体，而现在的数字化档案丰富了职能属性，成为电子信息的交互中心。通过数字化档案管理，一方面完成高效率的归档流程，通过新手段、新技术的应用，使档案检索变得更加简便快捷，不受时空约束的同时为业务发展与研究决策提供了更为高效的支持。

1.4有利于满足档案资源多方利用的基本需求

在数字化时代下，档案资源可同时供多方主体查阅，满足多方主体的利用需求。一方面，各个业务部门在权限范围内可以随时查看数字档案，更好地为业务工作提供决策依据，提升企业各项业务工作的整体效率。相较于传统纸质档案管理模式，各个业务部门可以同时登录相应的系统查看同一份档案资料，打破了顺序界限，极大地提升了档案资源的使用率。另一方面，档案使用主体通过相关的平台或者档案信息系统可以直接快速检索并定位到数字档案资源，实现档案资源快速利用的目标。

2企业档案数字化建设与管理建议

2.1建设档案目录数据库

依照国家档案局有关档案数据库的建设标准，建设并持续完善档案目录数据库极为关键。档案管理人员首先对档案进行分类，依据档案的名称与具体内容，将关键数据输入计算机进而形成相应目录数据库。员工可基于此类数据库进行快速的资料检索，并提供给管理人员更多的便利条件。档案目录数据库的建立对于企业来说同样十分重要，可借助网络传输模式将企业的状态变化记录于数据库，进而起到信息资料实时更新的作用。企业档案管理人员可确保所查阅数据的更新及时，保证其使用方面的有效性，整个管理流程也更为有序。

2.2管理制度的重塑

企业档案数字化转型的关键在于优化企业档案管理模式，根据企业自身的档案使用需求与档案建设基础形成更加完善的档案管理体系，推动相关改革的高效进行。企业档案数字化转型工作需要以制度和标准为导向，制度流程约束企业档案工作，明确管理工作步骤及规范行为，档案管理体制机制合理、管理制度完备、业务流程有序，是企业顺利开展档案数字化转型的重要基础。为尽快实现档案管理的科学、有序、规范，满足数字化转型需要，企业档案管理者要大刀阔斧改革创新传统的档案管理制度与组织机制。首先，档案数字化转型工作中的制度建设要秉持数据理念，要注意制度与数字化转型相适应和配套，规范应数字化转型涉猎范围内的档案管理所需制度。数字化转型工作会打破常规档案管理工作，与之变化较大，不仅是建立电子文件归档和电子档案管理制度，更是将所涵盖内容包含至所有制度中，规范收集、分类、归档、保管、利用等环节的业务需求。制度建设还需要注意到应根据实际情况具体分析需求，并有明确的制度解读，做到信息传递准确，制度具体可行，才能扎实提高数字化档案建设工作的质效。其次，要做到工作流程明确，尤其是当企业发展到一定规模时，各部门沟通愈发频繁，要避免出现责任不清，要形成文件从生成、流转到归档的一体化流程，并将流程制度化。制定“内部单位下级开放，下级对上级申请权限，同级之间申请权限，外部单位走函申请权限”的数字档案开放的原则，解决企业与所属企业、同级企业、海外企业之间档案查借阅困难的问题，可以提升企业内外部信息共享利用的效率。

2.3创新应用新型信息技术，提升数字档案管理效能

企业可以综合应用多种信息技术对数字档案进行科学管理，形成一套新的数字档案管理业务流程。一是继续探索将“大数据+云计算”技术应用到数字档案数据分析领域，为企业档案编研工作提供有力指引。要探索通过大数据技术对档案资源进行精确化检索，然后再利用云计算技术对档案资源中相同的数据进行集中整合，再由档案管理人员提取信息进行编研的新型档案开发利用模式。例如，档案管理人员可以通过大数据技术对所有标题中包含“政策”二字的档案资源进行检索，显示相关的目录，再通过云计算技术将选定的数字档案进行整合，最终形成相关的政策汇编手册。二是继续探索通过区块链技术助力档案存储整合，实现云存储和安全管理的目标。要进一步通过区块链对每一份数字档案进行加密处理，形成相应的密钥。任何成员只要访问该档案，就会留存相关的记录，进而确保访问记录可追溯。此外，要通过区块链技术来关联档案管理系统与云存储终端的数字通道，实现“一对一”定点传输的目标，有效减少传输流程。三是探索通过物联网技术来实现数据自动存储。例如，对于生产类企业而言，可以依托物联网技术关联档案管理系统与生产设备设施中的电子系统，一旦生产设备设施中产生相关的异常数据或者事前设定的数据，就会自动记录并形成电子文件归档，进而帮助企业生产管理部门或者设备维修部门更好地发现设备问题，实时记录设备的相关信息。四是进一步探索通过数字水印技术对相关档案资源进行水印处理。企业中许多技术类信息和档案资源往往会涉及相关的知识产权，与企业的利益息息相关。为了更好地维护知识产权，可以通过数字水印对相关的技术类数字档案进行水印处理，便于企业在后期主张权益的过程中取得主动权。

结语

综上所述，档案数字化建设与管理在企业运营过程中所起到的重要作用毋庸置疑。从实际情况来看，纸质档案至数字档案的转换，可将档案利用效率与质量进一步提升，进而帮助企业提升自身的市场竞争力。为此，需切实落实相应的档案数字化建设与管理措施，进而为企业的可持续性发展奠定坚实基础。

参考文献

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[2]闫芳.浅议企业档案数字化建设问题及其解决措施[J].兰台内外,2022(20):1-3.

[3]付博闻.企业数字档案馆建设评估工作探讨[J].兰台世界,2022(04):12-16.