卫生系统档案数字化管理或探索

卫生系统档案数字化管理或探索

张小峰

山东省滨州市滨城区疾病预防控制中心

摘要：随着经济的不断发展，卫生系统档案数字化管理是时代发展的必然结果，卫生系统档案管理工作应当积极向数字化方向进行转变。传统的档案管理形式已经无法满足现阶段的档案管理要求，这需要卫生系统档案管理人员积极探索数字化管理道路。

关键词：卫生系统；档案；数字化管理

引言

档案是指对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的资料。随着计算机信息技术的发展,档案管理数字化已成为必然的趋势。档案管理数字化的前提是档案信息的数字化。档案信息数字化是一种新型档案信息形态,是计算机大量应用于管理的必然结果。它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储,在现代信息技术普遍应用的基础上,利用数字化手段,以综合档案信息资源为处理核心,对数字档案信息资源进行收集、管理,通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用,实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。

1档案数字化建设的必要性

档案数字化是建立在现代信息技术普遍应用基础上,利用数字化手段,以综合档案信息资源为处理核心,对数字档案信息资源进行收集、管理,通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用,实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。长期以来,我国档案管理存在若干弊端:①档案信息共享性差各部门档案分开管理,各自为政,存在无序性、孤立性、存放分散性的缺陷,也未实现文档一体化管理,故难以形成可综合利用的档案信息资源;②管理手段方式滞后受时间、地点、从事人员等条件的制约,造成档案材料收集、整理等工作方式单一、提供利用方式被动、工作量巨大,但效率低;③档案安全系数低提供利用方式主要以调阅纸质档案原件为主,档案的频繁出入库,易造成原件磨损、丢失,影响档案原件的寿命;④缺乏现代化的开发利用手段传统的管理模式缺乏引进、利用当今科学管理信息,检索速度慢、查询精度不够、档案利用率低,不能迅速、准确、广泛地传递档案信息,严重地制约了医院档案信息价值的发挥。

2卫生系统档案数字化管理现状分析

2.1工作的繁杂性

工作的繁杂性在卫生系统档案管理中普遍存在。在卫生系统中，档案综合管理部门作为信息管理的综合部门，不仅要管理文案工作，还要延伸到很多部门，如人力资源部门、科研部门、设备管理部门和财务管理部门等。现阶段，虽然医疗卫生单位已经逐步实现了档案信息化管理，但档案信息涉及的内容种类繁多，有文案、财务、设备、人力资源和科学研究等相关内容，仍然需要很大的工作量。由此可见，档案信息化管理建设工作具有一定的繁杂性，需要进一步深化。

2.2档案综合管理缺乏优秀人才

高素质的顶尖人才是实现卫生系统档案信息化管理的前提条件。这些高素质人才具备专业的知识和技能,能够采用先进的信息化管理方法,完善档案信息化管理,而且能有效管理软件和设施,最终形成一套完善的管理规章制度。另外,相关的工作人员应具有管理知识,计算机知识和网络安全管理的知识,一旦出现网络异常,这些工作人员能够及时处理。因此,在卫生系统档案信息化管理中,优秀的专业人才是最宝贵的资源。另外,由卫生系统档案管理系统于储存复杂、信息量大,出现了兼容性问题,这些问题的解决都需要优秀的专业人才。只有引进和培养优秀的专业人才,才能实现档案管理系统的稳定,促进档案管理信息化的发展。

2.3缺乏完善的规范体系

对于卫生系统档案信息管理工作来讲，其开展正常工作的前提和保障，是具有规范和标准的基础工作。但在现阶段卫生系统档案信息管理工作中，因为缺乏完善的规范体系，导致档案资料质量较低，各类档案的著录细则具有较差的兼容性和软件移植性，自动化甚至形同虚设。同时，业务基础工作的标准化和规范性不统一，对卫生系统档案的信息化建设会形成严重的制约。

3卫生系统档案数字化管理策略的探索

3.1建立统一规范的标准化管理体系

在当前卫生系统档案管理工作中，要想及时解决存在的问题，卫生系统就必须对当前的管理体系进行全面改革，实现档案管理与现代信息技术的紧密结合，建立一个统一规范的标准化管理体系，促进卫生系统档案管理信息化工作的有效实施与发展。在卫生系统信息化管理工作中，工作人员要对档案进行标准化、规范化、统一化的系统管理，将纸质档案转化为电子档案，并进行有效的分类管理与保存，以此来促进卫生系统档案管理更有逻辑性与专业性，促进卫生系统档案资料充分发挥自身的价值。

3.2大力培养高素质人才

无论什么系统那个领域都需要高素质的人才。档案信息化管理的重点因素之一就是人才,这些优秀的人才能够充分了解档案管理部门的基础设备、档案管理的内容,能在电子档案的管理中发挥重要作用。为了更好地培养高素质人才,可以在工作环境上下功夫,努力创造出一个良好的工作环境,提供最好的基础设备设施,在留住人才的同时,充分发挥这些人才的能力。高素质人才的培养离不开培训。要加强档案业务人员培训,定期的培训有利于提高他们的综合能力。档案部门要加强对档案人员进行档案现代化知识的培训,积极引进信息化建设人才,培养和造就一批懂信息技术、熟悉档案业务的复合型人才,促进档案事业持续快速健康发展。另外,为了强化部门之间的合作交流,可以成立一套交流机制,使人才之间能够不断的交流,以达到共同进步的目的,只有这样才能实现技术和知识的突破。最后,通过便捷的网络,相关人员要学会自主学习,不断提升自我。要积极组织开展档案信息化建设理论研讨和技术交流活动,努力营造学习高新技术知识的良好环境氛围。

3.3采取安全措施保障卫生系统档案信息管理的安全

为了更好地完善卫生系统信息化建设，需要采取以下安全措施：首先，一旦有安全隐患存在，工作人员需要对危险的大小进行评估，并对这些有隐患的档案信息进行重点保护。其次，工作人员需要给档案划分相应的安全等级，对档案数据的安全性进行评估。制定切实可行的安全方案，真正解决实际问题。同时，为了对档案信息系统的安全性提供保障，医疗卫生系统需要对一些先进的技术，如防火墙和电子加密、用户信息认证等充分利用。在这些技术中，能取得良好效果的就是防火墙，它能减少中病毒的概率，对计算机访问危险网站有效避免。而确保档案信息安全的另一个重要的方式，就是电子加密技术，具体可采取以下两种加密方式：一是加密储存收到的数据。二是传送加密后的数据。最后，在卫生系统档案信息化管理中，系统需要验证相关人员的登录信息，由此使卫生档案信息管理系统的安全性得到一定程度的保障。

结束语

总而言之，在卫生健康系统档案管理中，为了保证各项资源的高效化、安全性管理，档案管理者需要认识到信息化资源建设的重要性，通过对卫生健康系统档案特点的分析，及时发现以往档案管理中存在的问题，通过档案管理人员责任意识的强化及安全管理能力的提升，保证档案信息化工作的稳步进行，以便全面提高档案管理工作的质量。一般情况下，在卫生健康系统档案信息化管理中，应该规范信息化的管理制度，通过信息化管理内容的完善，强调档案信息化管理中安全内容落实的重要性，全面提高档案管理的质量，满足卫生健康系统档案管理工作的可持续发展需求。

参考文献

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