对地方政府采购档案信息化归档工作方式的探讨

对地方政府采购档案信息化归档工作方式的探讨

万玉敏

乐至县政府政务服务和公共资源交易服务中心

摘要：在档案管理电子化的大趋势下，为了有效解决归档过程中存在的档案资料整理不及时、价值文件丢失、归档效率低下等问题，在吸收借鉴国内先进经验的基础上，围绕加快电子化进程、优化管理机制、强化安全保障三个方面，积极探索采购档案信息化归档的现实路径，以提升地方政府采购档案工作闭环管理水平，推动地方政府数字化、智能化运行。

关键字：政府采购；档案管理；信息化

在《“十四五”全国档案事业发展规划》印发实施的大背景下，强化各领域电子文件归档工作是加快数字化社会建设中的重要一环，明确提出要“着力推进在业务流程中嵌入电子文件归档要求，在业务系统中同步规划、同步实施电子文件归档功能，保障电子文件归档工作广泛开展”[1]，确保以来源可靠、程序规范、要素合规的形式做好信息化归档工作，实现档案治理体系建设的全面进步。

一、政府采购档案信息化的基本概述

政府采购档案信息化是指“政府采购过程中运用数字电文形式完成的所有或者一部分行政监督、招标投标交易服务以及公共服务等活动”[2]。全面的政府采购电子档案管理包含了收集、整理、归档、移交、销毁、库房管理、检索、调阅、归还以及系统监控等具体内容，通过计算机网络、电子设备等信息技术整合处理，用以实现档案资料的便捷查询、移交、分享以及适时公开，具有保密性、认证性、完整性、不可抵赖性等特征。

政府采购电子档案归档工作是以文件档案为载体对政府采购活动的全过程客观纪录，是一系列政府采购活动形成闭环管理的重要环节，是依法开展政府采购工作的重要实事依据。原则上每一次政府采购结束后，就需严格按照程序将所有资料整理归档，并做好移交记录，同时形成政府采购电子档案。在地方政府层面，政府采购资料的归档范围主要涵盖了地方政府采购活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、音像等各类载体的文件档案，涉及政府集中采购项目全过程资料、分散采购项目进场交易工作全过程资料等，数据庞大、内容复杂，一旦档案数据整理不及时不仅会造成价值文件的丢失，更会影响管理人员的工作效率和档案数据收集的范围和质量，甚至造成采购文件中机密信息的遗失、泄露，带来不可挽回的影响。

二、地方政府电子采购档案归档过程中存在问题

当前地方公共资源交易中心对政府采购档案的管理已普遍实现了资料信息归档的信息化，但档案管理的思路还部分停留在传统方式，对信息化后的档案管理新问题研究不深，直接导致以下三个方面问题的出现。

（一）档案开发利用不充分。目前地方政府采购档案管理体系还不够健全，资料管理多停留于收集、整理、保管阶段，对归档资料的鉴定、统计、检索、编撰等工作做得还不够，对先进数字化技术和网络媒介的应用不足，缺乏规范有序的数字资料归档库，进而影响档案管理的高效率、准确度，无法有效实现对各类档案管理的无缝衔接，在档案资源开发利用方面的效果仍不够理想。

（二）档案资料归档专业性不强。地方政府采购档案管理单位往往更多关注档案资料的自用，缺乏牵头机构对各地、各业务、各领域实行统一专业归档。在实际归档过程中，各个时期的档案分类与归档整理方式都有所不同，分类方式和整理规范不统一，未严格制定规范管理标准，使得新产生的档案与历史档案无法很好地融合。部分档案管理工作人员工作经验不足、专业技能不高，加之，档案储存场所硬件落后、历史归档文件分开存放在各处等因素的影响，一旦组织机构发生变革，经营内容、管理模式发生变化，很容易造成单位档案资料错综复杂，档案脉络混乱不堪，文档散失或损坏、电子文件无数字印章等情况，给档案管理带来了不小的困难。

（三）档案安全保障能力不强。目前地方政府采购档案已普遍实现了电子化储存，但部分地方采购档案的管理机构，除配置了电脑、复印机、扫描仪等设备外，很少有配置档案数字化管理程序、监控录像自动刻录机和安全防护软件等软硬件设施设备，对档案资料备份重视不够，应用新兴技术进行归档管理的水平不高，电子文档在传输、接收、存储和归档过程中，有可能遭受篡改、窃听甚至病毒入侵，导致重要数据档案的泄露、遗失和损坏。

基于以上三个方面问题的认识，就推进地方政府采购活动中相关资料的归档工作，研究建立档案安全管理机制、完善资料归档管理体系、保障档案管理安全等具体方法，离不开对先进地区的经验做法与实践成果的吸收借鉴。

三、政府采购档案信息化归档工作典型案例分析

（一）青岛市政府采购资料信息化归档工作。为加强政府采购项目档案管理，青岛市出台了《青岛市政府采购项目档案管理办法》，对采购档案管理作出了一系列规定。具体内容包括三个方面：一是明确政府采购项目档案资料归档范围，并就开标前文件、开标文件、评审文件、中标履约文件等内容进行细化分类。通过对归档内容与时间要求的明确，规范电子文档归档的管理措施，对采购文件的归档范围和构成采购文件的各方各环节进行分类，进一步明确操作流程以及业务系统中备案节点负责人，确保政府采购项目电子档案资料的收集、整理、归档、查阅工作规范有序。二是明确各方职能职责。建立岗位责任制，委派专人管理政府采购档案，并将采购人和政府采购代理机构共同纳入采购档案管理体系，明确利用权限与档案管理规定，确保档案安全完整、真实齐全、合理利用。三是多环节保障档案资料安全。组建采购档案鉴定小组，逐卷审查、鉴定档案资料，提出

储存或销毁的意见报告，并永久保存报告内容。同时，针对政府采购代理机构、档案管理人员变动，严格落实移交程序与交接手续，确保档案完整。

（二）天津市政府采购资料信息化归档工作。为有效维护政府采购市场秩序，保证政府采购项目充分合理竞争，天津市制发了《天津市关于规范系统集成项目政府采购有关问题的通知》，提出建立采购档案信息系统集成，即采用信息编码标准集成、业务数据集成、统一身份认证集成等方式，打破各单位、各领域、各关节之间的信息孤岛，进而将相互关联的采购信息及信息系统集合总成起来，实现采购信息系统档案管理、业务处理的无缝对接，有效解决系统之间的互连和互操作性问题，为地方政府提供一套切实可行的项目资料、采购记录归档方案。同时，基于电子凭证、电子印章等形式的规范，采购档案信息系统集成通过顶端整体性系统性的安全设计，方面了跨部门、跨行业系统在档案收集、存储、整理等方面的整合统一，由统一的权限和认证机制，保障档案安全。

（三）案例借鉴。对照以上两个政府采购工作归档案例，对做好地方政府采购电子归档工作有以下几点启示：一是设立专职人员。在涉及政府采购活动的相关单位、各个环节设置专业档案管理人员负责具体归档整理工作，明确相应职能职责，确保责任落实到具体关节、人员，提升采购文件归档的质量和效率。二是提升应用技术。通过，理顺各领域、各程序档案间的逻辑关系，制定一套通用的采购项目档案归档模板。实行归档工作相关责任人在线审批，实现电子档案的便捷高效归档。三是完善安全保障机制。完善安全访问机制，明确档案管理的保密标准和技术要求，划分出不同的安全等级要求，及时备份重点的档案资料，确保电子数据归档安全。

四、推进地方政府采购档案信息化归档的对策及建议

（一）加快归档工作信息化进程。当前地方政府电子档案普遍存在流程不规范、效率低、存取繁琐等问题，需立足采购业务实际需求，应用先进的数字化技术和网络媒介，形成规范有序的数字资料归档库，进而优化档案审批、处理、保存、分类、归档、使用等工作。归档工作信息化主要涉及归档资料整理与移交两个方面。在整理方面，档案管理人员应当在收集并完成招标项目需要备案的采购活动全部文件后，第一时间对每一项待归档数据标明相应的时间、分类号和主题词等标记，形成科学的分类和指标，以便随时查阅和核对相关资料，确保资料归档高效化、精细化。在移交方面，应积极利用统一国省采购平台，建立起大平台与单位内部档案数据之间的联系，实现归档数据的在线传输，减少通过物理存储介质手动传输归档数据的不便和不稳定性，提高归档工作效率和灵活性。同时，需要强化在信息收集和数据挖掘方面的突破，充分运用数字信息技术进行信息资料的采集、整合、统计、检索等工作，推动工作方式方法的创新，进一步提高信息管理的及时性，准确、及时完成档案信息服务工作。

（二）健立标准化电子档案管理制度。规范化的档案管理机制能够有效发挥政府的监督职能，打击公共资源交易过程中的政府采购当事人违法违规行为，保障国家财产安全。标准化的电子档案管理制度涉及制度设计与具体操作两个层面。在制度设计层面，需要加快建立健全电子档案管理的规章制度和管理体系，明确在政府采购活动范围内对所有数据信息进行管理的主要负责人，同时将档案管理的主要负责人与数据管理的主要负责人进行统一，方便同步管理，做到对各类档案资料的无缝衔接。同时，要强化对档案管理人员的指导培训，明确人员职能职责，提升档案管理人员法律素养、专业水平以及技术能力，做到专人专岗专业。在具体操作层面，主要涉及归档目录与归档流程两项工作的标准化。一是归档合集标准化。目前，各省市在文件格式、载体等方面，对采购文件的归档工作缺乏严格意义上的统一标准，因此，必须规范电子归档文件范围，细化各文档合集的制作流程、签字盖章、实效时限等具体内容，形成规范的采购活动归档文件资料集合和采购活动流程清单。二是归档程序标准化。在地方政府采购活动档案归档整理过程中，应明确归档、整理、交接流程等具体操作内容，细化采购单位、相关负责人、关键时间节点和工作内容等具体内容，规范归档流程，编写标准化的归档操作细则，实现流程规范、操作统一。

（三）强化电子档案的安全保障机制。保障好电子档案的安全是政府采购环节中不可或缺的一环，需要就档案保存的安全性提出针对性管理方案，避免交易信息或者政务内容被他人盗取，切实维护政府工作职能的正常开展。建立健全档案信息安全保障机制，需要聚焦对潜在的安全风险的预测和评估，主要包含三个方面的内容。一是档案保密。在采购过程中，严格按照采购文件与电子采购交易平台要求编制与加密标书，严控查阅、打印次数，开展业务人员保密意识与保密能力的培训，合理设置不同层级的权限，做好解密失败的补救方案，确保涉及文件不能轻易地查看、修改、删除。二是档案追溯。需要为访问相关档案资料的人员提供数字签名软件，明确登录时间、网络地址及操作人员信息等，确保操作流程严格按照相关法规要求被记录并

作为档案归档，为以后的文件追溯提供依据。三是档案备份。为有效解决系统故障、人为遗漏造成的政府采购数据泄露、失真、不可恢复等重大问题，应当建立定期数据备份机制，并严格按照《政府采购法》相关要求，落实档案保管年限，确保采购活动各电子文件至少有一个备份文件，减小数据丢失的风险。

四、结语

推进档案信息化是数字政府建设过程中必不可少的一环，开展高效、安全的信息化归档工作是主动响应和满足社会发展需要与人民群众需求的必然选择。当前，信息技术革命方兴未艾，同样也面临着众多风险和挑战，本文借由对典型案例的分析，聚焦地方政府采购资料归档的优化管理，以期探索低成本、高效率、高效益的档案信息服务现实方向，确保国家档案资源得到有效利用与保护。

【参考文献】

[1]国家档案局.中办国办印发《“十四五”全国档案事业发展规划》[EB/OL].[2021-09-19].https://www.saac.gov.cn/daj/toutiao/202106/ecca2de5bce44a0eb55c890762868683.shtml．

[2]徐晶晶.招投标档案电子化归档范围及安全管理[J].城建档案,2015(12):21-22.

[3]林春强.2022年征文活动一等奖获奖论文——招标投标电子文件单套制归档管理探索与实践[J].招标采购管理,2023(02):32-34+38.

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[5]李艳军.浅谈我国行政单位档案管理的电子化建设 [J].山西档案，2013(s1):233-235.

[6]徐敏.招标投标项目档案管理和整理规范存在问题与对策[J].中国招标,2020(11):114-115.

[7]徐晶晶.招投标档案电子化归档范围及安全管理[J].城建档案,2015(12):21-22.