外资项目设计文档管理实践

外资项目设计文档管理实践

左美娟  陆雯婷  高燕  吕强  罗颖赉

中国海诚工程科技股份有限公司  上海市  200031

【摘要】针对外资项目设计文档管理特点及要求，结合文档管理软件与共享平台的集成应用，建立科学、规范和高效的文档管理体系，通过对设计项目执行过程中所产生的各类文档进行规范管理，进一步提高工程项目管理水平，确保设计成果文件满足要求。

【关键词】外资项目；文档管理体系；过程控制

1外资项目设计文档管理特点、概述

在经济全球化的驱动下，来自不同国家的项目团队合作完成一个项目的情况越来越多，不同的国家和文化背景，决定参与方之间的价值观、思维方式、行为方式和表达方式等存在较大差异，即便使用英语沟通，也常因各自的沟通和理解不同而造成误解。性能权衡差异也不尽相同，中方的项目团队较为注重进度、成本等硬性指标的落实，而外方的项目团队则更为注重质量、品质等性能指标的实现，这些差异在设计阶段就表现得尤为突出。鉴于项目涉及的领域较多，业主方通常会根据使用习惯或合作关系指定许多专业分包单位或设备供应商，基于技术壁垒等原因，业主方通常缺乏专业人员或精力亲自监督，造成管理上的脱节，鉴于各参与方工作界面的模糊不清导致工程的整体质量进度受影响。

基于以上情况，国际知名的外资项目大都通过聘请顾问单位、咨询公司或项目管理公司管理和监督项目，共同完成整个项目全生命周期的执行，通过优势互补的方式实现利益最大化。但由于项目参与方的增多，导致项目的管理程序、层级以及团队的沟通与协调管理工作更加复杂。如何培养项目参与方的全局观念及横向沟通意识，明确沟通渠道并对正式的沟通做好编号、登记、发布、存档等管理工作成为迫在眉睫的事情。

2项目设计文档过程控制关键节点

设计阶段文档主要包括可交付和非可交付的，其中可交付文档包括：施工图图纸（含设计修改通知单）、专篇（消防设计、安全设施设计、职业病防护设施设计、抗震设防专项论证报告、绿色建筑设计说明、日照分析报告、海绵城市等）、预算书、轻量化模型等合同规定的文件；非可交付的文档，包括：计算书、项目过程控制记录（项目开工单、设计大纲和进度计划等项目策划文件，设计评审、验证和确认记录、设计输入(项目的立项批文等批复文件、业主提供的基础资料、与当地政府监管部门的沟通成果等)、与业主和管理公司等相关方往来的记录(含会议纪要)、联络公函等）。设计过程中，应建立科学、规范和高效的文档管理体系，对以上文档资料形成的质量和进度进行跟踪控制，严格把关，确保成果文件满足要求。根据外资项目实践经验，总结了以下关键控制节点：

2.1 编制项目文档控制程序、组建文控团队

针对项目具体情况编制文档控制程序，内容包括：目标及范围、工作职责、分类、编码和命名规则、格式（含签署）、文档提交及审批、文档分发、文档储存管理等。设立专职的文档控制经理，由项目负责人直接领导；鉴于文档的创建、审批、发布和存档等每个环节都需要有明确的责任人和时间节点，以确保文档的质量和进度，项目需配置多名文档控制工程师组成文控团队。文控团队的日常协调工作由文档经理负责，并根据项目各阶段工作重点以及文档管理工作实际负荷动态调整文控团队人员工作分工，提高工作效率。

2.2 利用新型信息管理系统进行文件资料管理

传统的纸质文件显然无法满足跨团队的信息共享和管理需要，顺应数字化需求，通过新型文档管理软件与共享平台的集成应用实现文件资料的审批、管理和共享。需关注并制定电子版文件（含图纸）的线上管控流程（见下图），并严格按要求执行。

通过规范管理，项目参与方登录系统后所查看到的是最新版的资料，避免了不同版本混淆的情况，同时历史修改版本也可在系统上追溯到，保证了资料管理的连续性和完整性。信息管理系统有效应用，有效实现了快速上传、分类和检索；同时，提供协作环境，方便团队成员之间的交流和合作。

2.2定期检查文档资料的同步性和符合性

由于项目设计过程版本多、文档资料参与面广，容易出现遗漏或者滞后的问题，给项目文档管理带来困难，文档经理需组织定期检查文档资料版本，关注文档资料与设计进度的同步性和符合性。对于缺少的资料应联系责任人并进行跟踪闭环，必要时进行预警，避免由于项目推进造成后补的情况，确保设计项目文档管理处于受控状态。

2.3 台账制度的建立与完善

设计文件台账制度是指为了记录、管理和监督工程项目中的设计文件而建立的一套规范与程序。其主要目的是确保设计文件的准确性、完整性和可靠性，以支持工程项目的实施、验收。建立并动态管理台账是文档管理的有效手段，也是项目文档管理的关键控制点，需要予以重视。台账的内容主要包括文件名称、编号、版本、发放范围、签收记录等。检查过程中，需关注台账与项目设计进度的同步性和符合性，对于尚未完成闭环的文件需及时跟踪处理，并向相关责任人反馈，以促使问题快速解决。

2.4 文件编码、命名与版本控制

文档编码、命名和版本控制是文档管理的核心工作之一。工程项目启动后，需严格按照文档控制程序执行文件的编码、命名和版本更新工作。文控团队需根据设计大纲（含进度计划）、合同要求等，在通用标准程序文件的基础上编制规范的项目文件编码规则和命名规范，并确保唯一性。执行过程中严格把关，务必在每份文件资料上按要求填写编码，并确保准确无误。对于文件版本，应将版本号记录到项目文件中（每个版本的项目文件为一条独立的记录信息），对项目文件实施有效版本进行动态跟踪管理，最高版本文件标记为“有效”，低版本文档标记为“作废”，定期或根据项目需求发布项目文档有效版本目录。文控团队在文件作废依据充分和正确的前提下，应在作废项目文件首页或签署页加盖“作废”章或标注作废标识，以确保项目参与方通过信息系统查阅该文件时及时获知文件作废信息，避免误用。

2.5 总结归档

项目执行过程中，文控团队应注重项目档案的过程收集和整理，待项目结束后，及时将有效版本文件进行整理归档。经项目负责人批准认可后，将作废文档集中销毁（作废电子文档删除）。

3 设计文档控制管理效果

通过对外资项目文档的系统管理，提高了项目管理水平。主要表现如下：

（1）结合新型信息管理系统，将项目的文档信息进行分布式采集、集中存储和处理，达到信息共享和协同工作，提高了工作效率；

（2）运用项目电子文档管理系统与设计计划的集成，实现对电子文档交付进度的动态跟踪，确保项目设计进度按计划实施；

（3）通过对项目文档往来过程的监管，规避了因沟通不及时导致的设计失误，有利于提高项目的质量水平；

（4）灵活的统计，为项目设计管理提供了详细的设计任务清单，实现对设计阶段文档工作的工时管理，提供了项目设计人工时的真实数据；

（5）实现了文档的电子化交付和归档。

4 体会与探索

外资项目作为项目管理要求比较高的一种业务类型，要有针对性地对传统项目管理模式进行优化和调整，疏通沟通渠道，以减少误解和隔阂。建立并完善符合项目实际、科学规范的文档管理体系，能取得事半功倍的效果；同时，新型的沟通方式、先进高效的信息管理系统的应用对项目的推进乃至全过程管理都大有裨益。如何兼顾实现信息共享与资料保密性，以及提高信息管理系统的灵活性、安全性和易用性，是建立外资项目全生命周期文档管理体系时需要重点考虑的一个问题，有待进一步总结、实践和探索。

参考文献

[1]赵宏刚，浅谈火电EPC 项目文档全过程控制，现代工业经济和信息化，2016，（16），112-113；

[2] 刘黎丽，文档控制在国际工程项目管理中的职能，企业改革与管理，2016，（11），12-14。

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