OA无纸化办公系统在医院档案管理中的建立与应用

OA无纸化办公系统在医院档案管理中的建立与应用

姜雨村

四川省西昌市人民医院  615000

一、选题的背景和意义：

（一）选题的背景  

党的十九大报告强调了深化医药卫生体制改革要进一步向制度化建设迈进。当前，医药卫生体制改革正在如火如茶地深入进行，现代医院服务模式发生了很大的改变，随着医疗业务的扩展，对外交流合作的增加，医院在自身建设、业务管理、对外交流等各项活动中形成的各种文件数量显著增长，档案总量也有了明显的增长，医院在科研教学、健康宣教、对外宣传、患者信息咨询等方面对档案信息的需求和期望值在不断的增长，传统的档案管理模式已然不能适应现代社会的需要，医院需要朝着规范化与标准化的方向发展。就现在医院档案管理而言，建立和应用OA无纸化办公系统能提升医院档案管理效率，帮助医院规范管理档案，提高医院档案管理的质量。OA无纸化办公系统的显著特征是自动化、高效化，尤其在信息处理方面具有较大的优势，同时员工之间能相互联系，相互沟通，办公效率会直接提升。为此，医院档案管理要积极建立并应用OA无纸化办公系统，发挥OA无纸化办公系统的积极作用，实现无纸化办公。

（二）选题的意义

信息化社会的到来，促进了科学技术的发展，科学技术逐渐被应用在医疗事业的发展中，由此提升了医院管理水平。对医院档案管理而言，信息技术极大的便利了工作，帮助医院快速处理档案，分类、查询档案，能提高工作人员的工作效率。因此，OA无纸化办公系统在医院档案管理中的建立和应用意义重大，能极大的帮助医院实现改革。

二、研究思路和方法

1.OA办公系统概述

1.1概念及特征

OA无纸化办公系统简单来说就是处理办公业务的一个工具，它与其他办公工具的差异在于结合了信息技术，并将信息技术应用在日常的办公业务中，从而实现了自动化的办公。从本质上说，OA无纸化办公系统的核心是计算信息技术，在该技术的帮助下，快速搜集、整理出人们想要的数据，从而高效的帮助人们处理办公信息，极大的提升了办公质量。

OA无纸化办公系统的特征体现在几个方面：1.操作简单。通过网络技术来管理内部文档已经形成一整套完成的流程，因此，当办公人员熟练掌握相关流程，就能快速掌握操作；2.成本低。OA无纸化办公系统具有公文起草等一系列工作程序，能直接以电子化的形式来传递，降低了医院的生产成本；3.办公效率提升。借助信息技术处理档案的效率高于人工处理的效率，且减少文件的丢失。

1.2设计原则

OA无纸化办公系统的设计原则要遵循以下几个方面的内容：首先是安全性。无论是对医院的档案管理来说，还是其他行业的管理，都需要具备基础的安全性原则。安全性主要指的数据使用的安全，数据泄露容易给医院的管理带来较大的影响，所以安全性是OA无纸化办公系统设计的首要原则；其次是智能化的原则。OA无纸化办公系统的设计要遵循智能化的原则，也就是说，这一系统的使用要给日常的工作处理带来极大的便利，推动工作朝着智能化的方向发展；再次是易维护性的原则。OA无纸化办公系统的设计还应遵循易维护性的原则，要求在遇到问题时能及时解决，便于维护，才能快速恢复系统，确保系统的有序使用。

2.医院档案管理中OA办公系统的建立

医院档案管理中要应用OA无纸化办公系统，需要建立OA无纸化办公系统。从纵向来看，包括基础层、中间层以及应用功能层等等。功能层是医院档案管理中要应用OA无纸化办公系统，需要建立OA无纸化办公系统。从纵向来看，包括基础层、中间层以及应用功能层等等。而OA无纸化办公系统的建立核心在应用功能层上。

2.1建立收文管理模块

OA无纸化办公系统中的收文管理模块包含的内容较多，如收文、公文管理流程以及查询信息等都属于收文管理模块。公文流程管理从收文开始就在工作，通过监控了解公文收文的整个过程，在了解的基础上更好的督办各项业务。

2.2建立发文管理模块

OA无纸化办公系统中的发文管理模块包括的内容较多，如起草、拟办汇总等都属于发问管理中的内容，这一模块对医院档案管理人员来说，十分便利，当他们处理完文档后，OA无纸化办公系统能直接将其进行归档，这样自动化的分类归档，便于后期的文档查询。

2.3建立议事中心模块

OA无纸化办公系统中的议事中心模块包括的内容也较多，如交办、代办、督办等都属于议事中心的模块。这一模块的作用是监控应办事项，当事项没有办结，则档案管理人员能直接看到，并及时办理，同时还能与其他科室协调，进而共同办理有关事项。

2.4建立医院培训模块

OA无纸化办公系统中的培训模块主要针对医院内部的培训，如OA无纸化办公系统中，医院发布培训的通知、签到等，都能放在培训模块中。使用者登录培训模块直接了解通知的信息，并下载有关培训的课件内容。

3.医院档案管理中OA无纸化办公系统的应用

3.1应用开发方式

OA无纸化办公系统中，在开发方式上主要存在三类：自主、联合以及第三方平台。不同的开发方式应用场景存在显著差异。从医院档案管理的实际来看，不是所有的开发方式都适合，自主开发方式相对来说更适合医院的管理。在自主开发方式下，操作更为简单，管理人员更容易掌握。但与此不同的是，医院的档案管理内容十分复杂，其中包含较多的病历档案资料，病历档案的研究价值较大，因此不能丢失，要重视对其的管理。此外，尽管自主开发的管理方式在初期阶段使用成本较高，但其在后期的使用过程中更为便利，所以从整体上说医院管理成本是下降的，同时OA无纸化办公系统还存在免费的软件，医院能在此基础上自主开发，打造适合自身档案管理的OA无纸化办公系统。

3.2应用信息访问

医院档案管理中应用OA无纸化办公系统，需要将信息访问方式进行应用。OA无纸化办公系统在医院档案管理中应用模式与其他OA无纸化办公系统的应用模式类似，都是进行统一的用户登录，通过浏览器、服务器等进行信息访问。对医院管理者来说，要访问OA无纸化办公系统，只需要在浏览器中输入OA无纸化办公系统的网站，然后登录用户账号，便能查询和办理有关信息，维护人员在后期主要是维护服务器的数据。

3.3平台建构

医院档案管理过程中应用OA无纸化办公系统，需要建构平台，平台的主要构成部分是操作界面以及书库，具体到OA无纸化办公系统的操作界面上，主要分为用户登录界面以及管理人员的管理界面等，不同的界面所进行的操作存在差异。从档案管理人员的操作界面来看，需要明确这一界面的两个系统：档案录入和管理。在档案录入界面，管理人员应采用人工的方式进行手动信息录入，内容涵盖多个方面，如医疗现状、科研成果、人事档案等等，这是信息录入环节的内容，当信息录入后，OA无纸化办公系统中便会有上述信息，就能随时处理这些信息；此外，OA无纸化办公系统中还存在数据界面，便于储存与删除医院档案数据。

3.4集合平台系统

医院档案管理中要应用OA无纸化办公系统，需要对平台系统进行集合。构成OA无纸化办公系统主要在两方面：一方面是登录管理系统，这一系统的管理对象是用户，管理人员对用户的账号进行管理，给用户授权。另一方面是操作管理系统。组成操作管理系统的主要为两个内容：操作和登录。授权内容能直接决定操作管理的内容，尽管都能登录，但登录的权限有所差异，通常情况下，普通型的用户只能使用查询、打印等功能，而高级用户则具有借阅的功能。

三、论文的概括和总结

对医院档案管理而言，OA无纸化办公系统的建立与应用都具有极大的便利性。因此，要将OA无纸化办公系统应用在医院的档案管理中，发挥OA无纸化办公系统的管理作用。为此，医院档案管理人员必须要了解并熟悉OA无纸化办公系统的使用流程，并掌握操作流程，以高效的方式处理医院的档案信息，推动医院的档案管理工作不断实现自动化、智能化，进而更好的搜索、查询、分析相关的历史档案，提升医院的办公质量，推动医院实现升级改造。

参考文献：

[1]程纸伟  浅谈OA办公自动化系统在医院信息化管理中的应用（优先出版）[J].电子测试，2014（12）

[2]王春香，黄汉琴，郭冠南等   基于OA模式下的医院档案管理信息系统构想与实施[J].基层医学论坛，2016（05）。