完善医院会计档案管理的作用及实践策略阐释

完善医院会计档案管理的作用及实践策略阐释

艾中卫

安岳县石羊镇中心卫生院  四川 资阳  642357

摘要：医院作为医疗服务的提供者，必须处理大量的财务数据和信息。因此，完善医院会计档案管理至关重要。本文旨在阐释完善医院会计档案管理的作用以及实践策略，探讨了完善会计档案管理对医院的重要性，包括财务透明度、合规性、风险管理等方面的作用。其次，剖析了医院会计档案管理中存在的问题，如基础工作缺陷、制度缺陷和管理人员素养不高。最后，提出了对策，包括加强意识、现代化管理、提升人员素养等，以促进管理质量和效率提升。

关键词：医院会计档案管理；财务透明度；合规性

医院会计档案管理不仅有助于确保财务透明度和合规性，还能够有效管理风险。然而，目前医院会计档案管理中存在一系列问题，如基础工作不完善、管理制度存在缺陷以及管理人员素养不高。为应对这些问题，我们需要采取一系列实际策略，包括加强意识、推动现代化管理，提升管理人员的个人素养。这将有助于提高医院会计档案管理的质量和效率，为医院的可持续发展提供坚实的财务支持。

一、完善医院会计档案管理的作用

完善医院会计档案管理对医疗机构具有至关重要的作用。这一过程不仅关乎医院财务管理的高效性，还与医院的可持续发展、患者权益保护以及合规性有着密切的关系。

首先，提升财务透明度：完善的会计档案管理有助于提高医院的财务透明度，使管理层能够清晰了解财务状况。透明的财务数据可以帮助决策者制定更明智的财务策略，确保医院的经济运营更加透明和负责。

其次，保障患者权益：良好的会计档案管理可以确保患者的权益得到保护。它有助于确保患者的财务信息得到妥善处理，防止患者信息的滥用或泄露。这有助于建立患者信任，并确保他们的隐私得到尊重[1]。

二、医院会计档案管理中存在的问题

（一）基础工作存在缺陷

1.数据收集不规范：在一些医院中，数据收集和记录不规范，导致缺乏准确的会计信息。原因可能包括医院内部流程不够规范，员工对数据录入的重要性认识不足，或者使用过时的数据管理系统。

2.文件归档不当：医院的文件归档可能存在问题，包括文件丢失、混乱的归档系统，或者难以查找所需的文件。这可能是由于不良的文件管理习惯、无法及时存档文件，或者缺乏有效的文件检索系统引起的。

3.数据安全问题：一些医院可能面临数据泄漏或安全漏洞的风险。这可能是由于不完善的数据保护措施、未经授权的访问、或者缺乏有效的数据加密和备份策略引起的。

4.信息更新滞后：医院会计档案中的信息可能滞后，不能及时反映最新的财务状况。原因可能包括人员不足、系统更新不及时，或者管理层对信息更新的重视不够。

（二）会计档案管理制度存在缺陷

1.缺乏明确的制度规定：一些医院缺乏明确的会计档案管理制度规定，包括流程、程序和标准。这可能是由于过时的制度、未能跟上法规变化，或者缺乏内部制度制定和更新机制[2]。

2.不完善的文件分类和归档规则：会计档案管理制度的文件分类和归档规则可能不够清晰，导致文件混乱或难以查找。这可能源于制度设计不合理、工作人员对规则不熟悉，或者未经培训。

3.数据备份和恢复不足：一些医院可能存在数据备份和恢复机制不足的问题，这可能会引发数据丢失或泄漏风险。原因可能包括技术设备不足、缺乏定期备份策略，或者未能应对灾难性事件的恢复计划。

（三）会计档案管理人员素养不高

1.技能和知识不足：一些会计档案管理人员可能缺乏必要的技能和知识，无法有效地执行会计档案管理任务。这可能是由于缺乏专业培训、教育背景不足，或者没有持续学习和提升技能的机会。

2.不熟悉法规和法律要求：会计档案管理人员可能不够熟悉与医院财务相关的法规和法律要求。这可能导致合规性的问题出现，如税务不合规、财务报告不准确等。原因包括法规变更不及时、缺乏法律培训，或者管理层对法规重要性的认识不足。

3.沟通和协作能力不足：有效的会计档案管理需要与不同部门和利益相关者合作，但一些管理人员可能缺乏良好的沟通和协作能力。这可能源自缺乏团队培训、不足的领导力或组织文化问题[3]。

三、完善医院档案管理的对策

（一）加强会计档案管理工作的意识

首先，管理层在加强会计档案管理工作的意识方面发挥着关键作用。他们需要将会计档案管理列为医院的重要工作之一，制定明确的政策和目标，并将其纳入医院的战略规划中。管理层还应该积极支持培训和教育计划，确保员工了解会计档案管理的关键性，以及他们在其中的角色和责任[4]。

其次，医院应制定明确的会计档案管理政策和流程，以帮助员工明白如何执行相关工作。这包括建立规范的文件分类和归档规则，确保数据备份和恢复机制健全，以及规范的合规性控制措施。这些政策和流程应该清晰明了，易于理解和执行。

另外，医院可以组织培训和工作坊，提升员工对会计档案管理的认识。这些培训可以包括法规和法律要求的培训，数据安全意识培训，以及有效的文件管理培训。通过培训，员工将能够更好地理解自己在会计档案管理中的作用，提高素养并增强意识。

最后，医院可以建立内部反馈机制，鼓励员工提出改进建议和问题反馈。这有助于持续改进会计档案管理工作，确保工作流程更高效，数据更准确，合规性更强。同时，医院可以设立奖励机制，鼓励员工积极参与会计档案管理工作，以增强意识。

（二）完善会计档案管理工作的现代化

第一，数据数字化：将会计档案从传统纸质文件转化为数字形式，有助于提高数据访问、存储和检索的效率。数字化的档案可以通过电子方式管理，减少了纸质文件管理的繁琐和错误率。同时，数字化还提高了数据备份和恢复的便捷性，确保数据安全。

第二，自动化流程：引入自动化流程可以提高会计档案管理的效率。例如，自动化会计软件可以自动记录和分类财务数据，降低了人为错误的风险，同时也减轻了手工录入的工作量。自动化流程还可以加速财务审计和报告的生成。

第三，数据分析和报告：现代化会计档案管理系统通常具备数据分析和报告功能，可以帮助管理层更好地了解财务状况。这些系统能够生成实时财务报表，提供数据可视化，帮助管理者做出更明智的财务决策[5]。

第四，数据安全和合规性：现代化会计档案管理系统可以提供更强大的数据安全和合规性控制。它们支持数据加密、权限管理和审计追踪，确保数据的保密性和完整性。此外，系统也能够自动执行合规性规则，避免违反法规和法律要求。

第五，云存储和远程访问：采用云存储和远程访问技术，使会计档案管理更加灵活。员工可以随时随地访问数据，加强了协作和信息共享。这对于多地点医院或远程工作的员工特别有用。

（三）提升会计档案管理工作人员的个人素养

第一，技能培训：提供技能培训是提升会计档案管理人员素养的重要举措。这包括财务、会计、数据管理和法规等相关领域的培训。培训可以帮助员工提高专业技能，从而更好地执行档案管理任务。

第二，持续学习和更新知识：会计和财务领域的法规和技术不断演变，因此会计档案管理人员需要不断学习和更新知识。医院可以鼓励员工参加专业会议、研讨会和在线学习课程，以跟踪最新发展和最佳实践。

第三，道德和合规性意识：道德和合规性是会计档案管理中至关重要的方面。医院可以通过道德培训和合规性教育来提高员工的道德意识，确保他们在处理财务数据时维护诚信和合规性。

第四，责任感和团队合作：提升员工的责任感和团队合作意识有助于确保会计档案管理工作的高效和协调。医院可以设立目标和绩效评估机制，鼓励员工积极履行职责并与其他部门合作。

第五，沟通和领导力：会计档案管理人员需要具备良好的沟通和领导力，以便与其他部门合作和领导团队。医院可以提供沟通技巧培训和领导力发展计划，帮助员工提高这些方面的能力。

结束语：通过加强会计档案管理工作的意识、推动现代化管理，以及提升工作人员的个人素养，医院可以实现更高水平的会计档案管理，提高财务透明度、保护患者权益，有效管理风险和确保合规性。现代化的会计档案管理是医疗机构可持续发展的关键一环。在实施现代化会计档案管理的过程中，需要持续关注技术创新和法规变化，不断提高管理水平和员工素养。最终，现代化会计档案管理将有助于医院满足患者和监管机构的期望，确保财务数据的安全、准确和合规，为医院的长期成功和发展提供坚实的财务基础。

参考文献

[1]郭芬云.资金管理在医院财务管理中的作用与实践策略分析[J].首席财务官,2023,19(2):58-60.

[2]王卉.会计档案管理对会计工作的重要性及建议[J].中国经贸,2023(4):73-75.

[3]李风芹,崔慧婷,肖燕霞,等.公立医院会计档案管理研究[J].经济师,2020(4):233-234.

[4]郑建谋.基于互联网信息化环境下的医院会计档案管理研究[J].办公室业务,2022(21):109-112.

[5]郑文娟.对医院会计档案管理的几点思考[J].商情,2023(10):53-56.