关于事业单位档案管理体系建设研究分析

 关于事业单位档案管理体系建设研究分析

郭向蕊  

南乐县人力资源和社会保障局 河南濮阳 457400

摘要：

档案管理在事业单位中占有重要的地位，对事业单位未来的发展具有十分重要的借鉴意义。它不仅记录了每一位员工的成长，也见证了整个单位的发展。虽然事业单位档案管理制度建设中还存在许多问题，但只要有针对性地进行分析，这些问题就可以得到解决。因此，事业单位需要更加重视档案管理工作，完善档案管理制度建设，运用现代档案管理方法，提高档案管理人员水平，优化事业单位档案建设，使事业单位档案管理具有良好的环境和氛围，促进档案管理效率和效果的顺利实现。

关键词：事业单位；档案管理；体系建设；研究分析

一、事业单位档案管理体系建设的必要性

信息管理可以提高事业单位档案管理的效率。首先，计算机技术的应用使档案归档系统得以实现。传统档案分散，管理不安全。在信息技术的支持下，可以通过设置密码来保护部门内部档案不被泄露，从而提高档案的安全管理。同时保证了文件收集的完整性。事业单位档案馆将档案数据输入微机，方便日常档案的存取，提高日后编目的效率，避免档案的丢失或遗漏，保证档案的完整。其次，通过现代网络手段，采用先进的适合文件处理的计算机系统和软件，可以提高文件处理的速度，提高文件管理的效率;信息技术的显著特点和优势是处理速度快。有了自动化技术的支持，在查找档案时，只需要输入正确的关键字即可。通过精确搜索，您可以快速找到档案。自动检索功能替代了手工检索繁琐、缓慢的缺陷，提高了档案的检索精度。最后，信息技术有助于提高档案的利用率。通过计算机技术的应用，对档案进行分类、归档和利用，提高了利用效率。这使得档案管理部门在接收档案的同时进行信息二次开发，充分发挥其职能。事业单位档案部通过应用计算机技术实现档案的准确分类，可以随时对数据库中不合格的档案进行调整，保证其质量，尽量避免人力物力资源的浪费。

二、目前事业单位档案管理体系建设存在的问题

档案信息不同于其他信息资源。档案中包含大量的机密文件，因此要注意保护档案信息内容的安全。然而，各级档案人员在信息化建设中往往忽视了这一问题，造成档案信息安全隐患，主要体现在:档案部门一般在考虑安全时，只考虑外部网络和内外网络的安全，很少考虑内网应用系统的安全;文件信息共享会增加系统安全风险;在线文件信息的内容没有严格控制。新时期档案管理的核心是知识管理，这对档案管理提出了更高的要求。传统档案一般以纸张为载体，管理和存储难度大。在新时代，档案传输依赖网络和其他线路。因此，它的载体模式也发生了变化，从纸质模式过渡到电子模式。在这种形势下的推动下，档案管理的改进与创新是必然的趋势。

三、事业单位档案管理体系建设研究对策

档案信息化的核心问题是档案信息资源建设。没有可用的档案信息资源作为基础，就不可能实现档案信息化的速度和效率。档案的优势在于信息化，档案的生命力在于规模化。只有当信息成为规模，才会有丰富的内容，庞大的受众和满足各种需求的服务。否则，再好的想法，再新奇的创意，也不过是无根之树，无源之水。因此，我们应重视档案信息资源的开发，尽快形成档案信息内容的规模。信息化建设必须以“资源管理”为支撑。所谓“信息资源管理支持”，就是只关注本地应用或网络为核心，在后台对各部门信息资源进行统一管理的概念。具体来说，应从以下几个方面入手，首先，全面建设档案目录中心，整合和优化各事业单位相对分散的信息集。其次，加快档案信息资源的数字化进程，通过新兴的计算机网络技术、数据库技术和多媒体技术对档案信息资源进行数字化，充分提高档案信息管理的效率。再次，是打造互联互通的网络环境。事业单位要加快档案信息网络系统建设，在档案资源网络的基础上，加入国家档案资源网络建设，与其他社会信息资源系统互联互通，整合资源，合作共建，并融入国家政府公共信息网络，通过互联网为广大公众提供优质服务。

标准化是档案信息化建设的重要内容，也是衡量档案管理现代化水平的重要标志。事业单位在开展档案管理信息化工作时，应根据国家推荐的标准，结合自身发展的需要和特点，制定内部管理标准体系，并在实践中不断完善。档案编目数据库既要符合国家标准，又要有利于实际运行。对各归档单位的文件、档案的内容、描述项目、数据库结构和格式作出统一规定，对档案数据库管理软硬件的文件格式和数据索引作出统一规范。未来的电子编目可以实现入库后的数据共享，解决由于不同软件导致的数据无法转换或读取的问题。

由于档案管理本身具有服务性，事业单位档案应尽可能地开发其档案信息，从而提供利用，充分发挥档案信息的利用功能，实现档案信息资源的共享。其核心是建立、完善和完善事业单位安全管理体系，为事业单位信息档案制定一套严格的安全措施，努力从各个环节解决虚假信息的隐患。

四、信息化管理对事业单位档案管理体系建设的积极作用

要不断完善信息化建设，拓宽信息渠道，促进档案管理现代化。建立完善的档案管理数据库。在收集信息数据时，要仔细核对，及时更新信息数据库，确保其安全。充分推进网络技术的应用，加强网络技术在事业单位档案部门的建设，逐步形成资源共享的网络平台，使档案管理更加高效。还可以利用激光扫描等相关技术将一些纸质文件转换为电子文件，从而提高其保存的安全性。为了实现档案管理信息化建设，档案工作人员应培养自主学习能力，加强档案行业专业知识的学习。当前，科学技术的发展对档案管理提出了新的要求。因此，业务人员也要努力掌握这些新技术，将所学应用到实际工作中，为新时期档案工作的优化提供依据。这就要求档案人员加强获取新信息的能力，在获取新信息后要正确评价、合理处理和利用。确保岗位的合理配置，使每一位员工都能认真掌握现代计算机技术，并将其与档案管理相结合，加强操作技能培训。

结语：

要实现档案管理信息化建设的有效发展，离不开系统设计，建立现代事业单位档案管理制度，为档案管理信息化建设提供制度保障和指导。事业单位档案数字化管理是当前科学技术和社会发展的必然要求。各单位要重视自身的档案管理工作，根据实际情况制定档案数字化管理的总体规划，建设自己的档案信息网站，使档案信息化达到国内外标准，不断提高档案管理人员的素质，不断提高工作效率，适应时代的发展。加强事业单位档案管理信息化的理论研究和实践探索，对促进事业单位的发展具有重要意义。实践者和理论研究者需要深入探索，寻找现代事业单位开展档案管理信息化建设的有效途径，以促进事业单位的发展，更好地服务社会，为全面建设小康社会作出应有的贡献。

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郭向蕊 1980.5  女  汉族 河南濮阳人 本科学历 助理馆员