档案管理在医院管理中的应用研讨

档案管理在医院管理中的应用研讨

杨勇 

会东县人民医院  四川 凉山  615200

摘要：本研究旨在探讨档案管理在医院管理中的应用，特别是医院之间和科室之间的档案信息共享。共享档案信息可以促进医院间的协同工作和合作，提高工作效率和患者护理质量，但隐私保护和数据安全问题也不可忽视。本研究引入了现代的技术和策略，旨在找到平衡共享和保护的最佳实践。通过分享经验和案例研究，就档案信息共享的挑战、机会和解决方案展开探究讨论，为医院管理者提供有价值的指导意见。

关键词：档案管理；医院管理；应用

随着医疗领域信息化的快速发展，医院管理越来越依赖于档案信息的准确性、及时性和完整性。在传统的医院管理模式中，各个科室和医院之间的信息孤岛问题严重制约了协同工作和决策的效率。因此，档案信息共享成为提高医疗协同工作效率和质量的重要解决方案之一。

一、电子病历系统

电子病历系统是指将患者的诊断结果、医嘱、检查报告等相关记录电子化，并在医院内部建立统一的数据存储和管理平台。它可以提供许多优势：1.便捷性：电子病历系统使得医生和其他医护人员能够有效访问和更新患者的电子病历，无需传统纸质病历的繁琐查找和整理。2.安全性：通过电子病历系统，医院可设定权限控制，只有被授权的人员才能访问和修改病历信息，有效保护患者隐私和数据安全。3.协同工作：多个科室或医生可以共享同一份电子病历，便于协同工作和交流，避免了纸质病历传递中可能出现的延误或错误。4.精确性和完整性：电子病历系统可以要求用户填写必要的信息，促使医务人员记录更加详细和准确，减少漏诊、误诊、错诊的风险。总体来说，电子病历系统在医院管理中的应用可以提高工作效率、信息安全性，并促进医务人员间的协作与沟通[1]。

二、患者隐私保护

患者隐私保护在电子病历系统中至关重要。为确保患者的隐私权得到充分保护，以下是一些常见措施：1.访问权限控制：电子病历系统应设定明确的权限层级，只有经过授权的医务人员才能访问和修改患者的档案信息。不同角色的人员应有不同级别的权限，以限制对敏感信息的访问。2.加密敏感信息：对于包含患者个人身份、疾病情况等敏感信息，采用加密技术进行保护是必要的。加密可以有效防止未经授权的人员获取和篡改档案信息，提高数据安全性。3.审计日志记录：电子病历系统应该具备完善的审计功能，记录每个人员对档案的访问、修改和操作历史。通过审计日志，可以及时发现潜在的违规行为，并进行相应的调查和处理。4.培训和意识提升：医院应定期进行员工培训，强调患者隐私保护的重要性和相关政策规定，提升医务人员对隐私保护的意识和责任感。合规监管：医院应遵守相关法律法规，根据数据保护和隐私保护的要求，建立、完善相应的政策和制度，并接受监管机构的监督与检查[2]。

三、档案整理与归档

医院建立科学的档案整理与归档体系对于有效管理和保护患者档案至关重要。以下是一些常见的措施和标准：1.档案分类与编码：医院应根据业务需求和档案的特点，制定相应的档案分类和编码规则。通过合理的分类和编码，可以方便档案的组织、存储和检索，提高工作效率。2.整理标准与方法：确保档案整理统一而规范，医院应该制定明确的整理标准和方法。这包括文件立卷册、纸质档案装订、数字化档案的格式等。标准的制定有助于统一操作流程，并提供清晰的档案结构。3.档案存储与保管：医院应为档案提供安全、恒温、干燥和防火的存储环境。同时，需要严格落实档案保管责任，确保档案的完整性和可用性。4.档案检索与借阅：建立档案检索和借阅机制，使医务人员能够快速准确地查找和获取所需档案信息。需要设定相应的申请、批准和借阅手续，并记录档案的使用情况，以确保档案的安全性和可追溯性。5.定期销毁与归档：医院应制定档案保管期限和销毁规定，根据法律法规要求和档案价值，对已过期或不再需要的档案进行及时销毁或归档。销毁和归档操作需按照相关程序进行，确保信息的安全性和合规性[3]。

四、数据分析与挖掘

医院可以利用档案数据的分析与挖掘进行多方面的应用，以提供临床决策和医疗质量改进的支持。以下是其中一些常见的应用场景：1.患者就诊特征分析：通过对档案数据的统计和分析，医生可以迅速了解患者的基本特征、就诊频次、就诊科室分布等信息。这有助于医院优化资源配置、确定科室规划，从而提升患者的就诊体验和医疗服务质量。2.疾病趋势监测：通过对档案数据的挖掘，医院可以追踪和监测特定疾病在不同时间段和地区的发病趋势。这有助于及早发现疫情爆发、流行病扩散等情况，为公共卫生部门和医疗机构采取相应的防控措施提供依据。3.医疗质量评估：通过对档案数据的分析，可以评估医院的医疗质量和临床效果。例如，通过分析手术成功率、治疗效果等指标，可以发现并改进存在的问题，提高医疗质量和安全水平。4.临床决策支持：档案数据分析可以为医生和临床团队提供决策支持。通过对大量患者档案的分析，可以发现治疗方法的有效性、特定疾病的潜在风险因素等信息，帮助医生制定更精确的诊断和治疗方案。5.学术研究与科学发现：医院可以将档案数据作为研究资料，进行学术研究和科学发现。通过挖掘和分析档案数据，有利于现新的疾病关联因素、诊断标志物等，推动医学科学的进步和创新

[4]。

五、档案信息共享

医院之间和科室之间的档案信息共享有利于极大地提升医疗协同工作的效率和质量。1.提高医疗协同效率：医院内不同科室之间的档案信息共享可以消除信息孤岛，使医生、护士和其他医护人员能够及时获取跨科室的患者就诊资料。这种无缝协同工作的方式有助于优化患者管理流程，简化信息查询和沟通交流，提高医疗决策的准确性和效率。2.医联体和综合医院协同发展：在医联体或综合医院模式下，各个成员医院之间的档案信息共享至关重要。通过共享档案数据，不仅可以减少患者在不同医院之间的重复检查和资料提交，还可以实现就医记录的无缝衔接，为患者提供更便捷、高效的医疗服务。3.隐私保护和数据安全：档案信息共享必须充分考虑隐私保护和数据安全的问题。医院需要建立健全的信息管理机制和权限控制体系，确保档案信息的访问、使用和传输符合相关法律法规的要求。隐私敏感数据应采取匿名化、脱敏等措施进行处理，以最大程度减少患者隐私泄露的风险。4.合作与共识：医院之间和科室之间的档案信息共享需要建立在充分的合作和共识基础上。各方需明确共享的目的和范围，制定相应的数据共享协议，并明确责任和义务。加强沟通与协调，积极解决可能存在的问题和障碍，促进医疗协同工作的顺利开展。5.技术支持与标准化：档案信息共享离不开先进的信息技术支持和标准化的数据管理。建设统一的电子病历系统、档案管理平台等信息化平台，提供稳定、安全可靠的数据交换和共享环境，有助于实现跨医院、跨科室的档案信息互通互联。

结束语：

档案管理在医院管理中扮演着不可忽视的角色，它对于现代医院的顺利运转、信息共享和决策支持具有重要意义。通过科学合理地管理医院档案，可以提高工作效率、保障信息安全、提升服务质量，为患者提供更好的医疗体验。

参考文献：

[1]段艳丽.档案信息化建设在医院档案管理中的价值及地位[J].办公自动化,2023,28(02):53-55.

[2]梁安,李木兰,刘伟作等.数字信息化在医院人事档案管理中的探索[J].兰台内外,2022(35):19-21.

[3]韦丹丽.医院人事档案管理中的PDCA实践探索[J].兰台内外,2022(34):49-51.

[4]郝秀莲,张志龙.精细化管理在医院党建档案管理中的应用[J].兰台内外,2022(26):46-48.