建筑工程档案资料管理中存在的问题与对策

建筑工程档案资料管理中存在的问题与对策

王莉

吉林省中部城市供水股份有限公司        吉林长春       130000

摘要：在建筑工程过程中，及时收集工程档案信息，准确识别工程文件材料，规范整理工程档案，是保证建筑工程档案完整性和系统性的最佳手段。建设项目档案管理是建设项目管理的核心工作。因此，必须确保建设工程档案管理的安全性和完整性，做好建设工程档案管理工作，使其在建设过程和管理中发挥积极作用，更好地为建设事业服务。

关键词：建筑工程；档案资料管理；工程质量；

随着我国建筑事业的不断发展，作为工程管理的重要工作，工程资料档案管理不仅关系着建筑工程是否能够顺利进行，更与建筑企业的发展有着密切的关系。建筑工程档案资料管理是建筑项目的历史记录，更是工程项目运行、维修、管理以及改建、扩建和技术改造等方面工作的依据。因此，对于建筑工程的档案资料管理工作显得异常重要。

一、建筑工程档案资料管理的重要性和必要性

完整的施工记录，可以让人一目了然的了解整个建筑项目工程的综合信息，是建筑工程价值体现以及后期维修的重要参考资料，同时也是建筑后期升值与改建的一手资料。在目前的建筑工程档案资料管理工作中，虽然涉及环节较多，管理内容繁琐，但只要各个部门引起对资料管理工作的重视，必然能改善目前建筑工程档案资料管理的现状。在工程档案资料管理过程中，除了要提高重视，还要寻找科学高效的管理办法。我国许多建筑企业都很重视工程档案资料的管理，但是档案资料管理方法仍待优化。

二、建筑工程档案管理工作中存在的问题

1.有关人员的档案意识薄弱。我们都知道,建筑工程中所蕴含的档案资料属于一项十分复杂的项目,尤其是在工程结束后交给业主的档案资料就更加多。如果在短时间内没有发现建筑工程存在问题,那么就可以顺利交工,可是一般情况下,根本无法在短时间内将整个工程的资料整理出来,这样很大程度的给建筑工程的档案资料管理造成了影响。有时在利用档案资料时,一般都是借鉴的重要部分资料,使其很多的档案资料都被疏忽了,因此,建筑工程资料的利用率减少,给工程档案资料的完整性带来了很多不必要的麻烦。

2.建筑工程档案资料管理质量偏低。不论在什么环节中,管理都属于非常关键的部分,因此在建筑工程管理工作中,只有不断的加强管理工作,让施工的过程可以顺利进行,使其保障工程质量的好坏,并且管理工程也属于档案资料中十分重要的一环节。对于目前的建筑企业而言,多数企业都习惯于重视工程档案资料的收集,并不是针对性的对资料进行鉴定,使其让工程的档案中存在着一些无用的资料。从而给档案资料的优化造成了很多不必要的麻烦。另外,在工程档案资料管理中,一直都还存在着一些问题,如保管、丢失问题等,特别是对一些比较重要的文件太过于随意,让很多的资料不具有真实性。以上的种种都给建筑工程档案资料带来了很多的麻烦,使工程档案资料得不到有效的管理,从而给建筑工程的质量造成了不可挽回的损失。

3.未能形成规范化的建筑工程资料管理体系。在建筑工程中,因为施工的企业对档案资料管理的体系认知还不健全,使得很多的人不够重视其管理工作,并且大多数的企业都把重心放在了施工方面。在目前建筑行业中,很多企业管理者都觉得档案管理是一项可有可无的部分,认为无法给企业带来经济,所以一般情况下都不会重视此环节。并且还有些人认为采用了不规范的档案资料管理手段,不会给管理工作造成影响。可事实证明,这一环节的存在不仅可以给企业带来很大程度的经济效益,还可以提高工程的质量。因此,若建筑工程的档案资料管理体系得不到有效的利用,就会造成不必要的麻烦。由此可见,监督方面一定要有专业的人士进行负责,使其为建筑工程提供最专业化的服务,让建筑工程的质量得到有效的控制,因此监理方一定要重视档案资料管理,确保工程档案资料的完整性与有效性。

三、建筑工程档案资料管理的对策

1.提高建筑工程档案资料管理意识。在目前我国的建筑工程档案资料管理中还存在着许多的问题,其中最为明显的就是企业对档案资料管理的认知不够健全。首先应该强化工程档案资料管理的意识,修改传统的价值观,不论是技术人员,还是其他人员,都应该积极的配合管理工作,并不定时的让他们学习档案资料管理的相关法律,使他们可以充分的认知到管理的作用。其次,将档案的管理工作真正的落实到各个部门甚至人方面,使其更好的促进档案资料管理工作的提高,建设科学的档案管理体系,形成分工明确的责任制度,让管理工作充分的发挥出其真正的价值。

2.打造综合素质高的工程档案资料管理团队。不论什么样的工作,最为基本的条件都是离不开人的,想要真正的做好档案资料管理就一定需要拥有综合素质高的管理人员。可是因为档案管理工作的复杂性,给管理人员的专业带来了很大程度的要求。因此,企业应该加强建筑工程档案管理,适当的给予管理人员一些锻炼机会,并邀请专业的人士对其进行培训,在工作中制定奖惩的手段,积极的鼓励员工提高自身的素养,使其更好的为档案资料管理工作做好保障。

3.发挥工程档案的真正价值。其实建筑工程的档案管理就是为了可以更好的帮助工程的各个环节而建立的,并不是简单的应付上级检查。所以,一定要严格的控制工程档案资料管理的质量,让其能够在工程中发挥出自身真正的作用。伴随着建筑行业的逐渐进步,档案管理工作也较为规范与标准,因此我们更应该将档案管理工作融入到建筑工程中,让其构建科学的制度,落实真正的责任,从而让工程档案资料管理工作发挥出真实的价值,有效的促进建筑工程档案资料管理得到提高,确保工程的各个环节可以顺利实施。

4.明确分工,协调相关业务。众所周知,建筑工程档案资料管理是一项复杂、涉及面广的任务,且档案的收集、归档等工作都较为困难,特别是档案的资料与工程的质量还有着不可忽略的关系。所以,对于建筑工程而言,一定要加强档案管理工程,严格的按照国家的规范进行要求,且管理人员还要熟悉其法律,有效的制定相关的工程档案资料管理标准,更好的保障资料的完整性。

5.增强资料管理各环节的衔接性。施工现场的技术资料能够准确反映一个工程施工的实体形成过程。建筑工程资料包括设计阶段、施工阶段以及竣工阶段的各种资料，要求对每一环节资料的收集都要完整。加强各个工序之间资料收集的衔接性十分重要，现场施工的指导人员尤其要注意对于现场一手资料的收集，加强自身的责任意识与工作积极性。资料管理人员对于在现场收集到的文字资料与重要技术资料经核查确认要进行签字盖章，并进行分类存放。主要包括工程设计图纸、工程变更、过程工程隐蔽资料、施工日志等。同时相关负责资料整理的部门需要及时对收集的资料进行整合，做好衔接工作。最后包括归档、复查都需要及时完成，杜绝拖沓。要配备专业的管理人员来完成各项工作，保持资料管理各环节衔接得当，使得最终收集的资料系统且完整。

总之，在建筑工程中,档案资料管理工作属于一项至关重要的环节,对我国的建筑企业发展也很关键。所以说,必须要建设完善的档案管理体系,不断的强化管理人员的意识,让其管理人员真正的落实自身的责任,有效的促进工程档案资料管理的工作得到提高。建筑工程的档案资料管理对于建筑企业来讲非常重要，因此，通过建立和完善相关的档案管理机制，提高管理人员的档案管理意识，明确好各项分工，聘请专业的人员进行管理，全面提高建筑工程档案资料管理的有效性。

参考文献：

[1]刘樱.浅谈民用建筑工程档案资料的有效管理.2020.

[2]王秀梅.浅析建筑工程资料管理常见问题及规范管理之措施.2021.