论企业投标信息资源池建设的必要性

论企业投标信息资源池建设的必要性

李建雄  郭本英

（内蒙古工业大学，内蒙古 呼和浩特 010020 ）

摘 要：随着企业投标数量的不断增加，投标工作量越来越大，投标过程中所需要使用到的企业各类信息、各类资源数量多、种类杂、管理复杂、审批过程冗长，从而可能引起标书编制时间过长，各类流程繁琐，最终导致标书编制质量不高，甚至出现延误投标的情形，因此，有必要建设企业的投标信息资源池，有投标需要时经过审批后可直接调用，可大大缩短投标时间，提高投标效率，改善投标正确率，从而增加中标概率。

关键词:投标；资源池；模板；中标；

0 引 言

随着各行业的电子采购交易平台不断加速发展，招投标活动正在加速向电子化方向推进，投标企业在标书编制过程中也随之向电子化方向发展，本文从电子标书编制中所使用到的企业各类信息与资源入手，着重分析编制过程中遇到的问题，从化繁为简、由难变易进而提高中标率方面，阐述建立企业信息资源池的必要性。

1 投标素材分类

投标文件的商务文件、技术文件中会使用到大量素材如企业营业执照、各类资质证书、财务审计报告、业绩证明材料、人员证明材料、技术能力证明材料如专利、标准规范、软著、获奖资料等。

投标素材的类别主要有：

（1）人员信息：包括人员基本信息如姓名、工号、性别、身份证号、年龄、参加工作时间等；人员的教育经历如入学时间、毕业时间、毕业学校、毕业专业、学历、学位等；人员的职称信息如职称名称、职称等级、专业、发证单位、发证时间等；人员的个人荣誉如荣誉类型、荣誉名称、颁发单位、获得时间、有效截止时间等；人员的社保缴纳信息等；

（2）公司资质：包括资质名称、证书编号、资质类型、业务种类、资质级别、发证机关、发证日期、有效截止日期等；

（3）企业荣誉：包括获奖名称、获奖类型、获奖等级、颁发单位、获奖时间等；

（4）行业地位：包括加入的行业名称、担任行业职务、担任开始时间等；

（5）财务数据：包括企业各年度的财务审计报告、企业的纳税证明、企业为员工缴纳社保的证明、以及其他财务类证明材料；

（6）业绩情况：包括合同名称、合同金额、合同类型、合同专业、合同对方名称、合同签订日期等；

（7）专利情况：包括专利名称、专利类别、技术领域、专利申请年份、发明人、授权日期、授权编号等；

（8）软件著作权：包括软件著作权名称、申请年份、业务领域、登记日期、登记号等信息；

（9）标准规范：包括标准规划的编号、标准规范名称、颁布时间、颁布单位、实施时间等；

（10）项目获奖情况：包括项目名称、获奖名称、获奖级别、颁奖单位、项目专业、项目参与人员等；

（11）论文发表：包括论文题目、论文作者、作者部门、论文发表年份、论文类别、论文专业、发表期刊、发表时间、内容摘要等；

（12）专著写作：包括著作名称、出版时间、出版社、署名作者等

（13）办事机构：包括办事机构名称、所属省份、所属地市、详细地址、机构成立时间、机构负责人、机构人员明细等；

（14）工器具：包括工器具类别、品牌、规格型号、数量、用途、价格信息等；

（15）车辆：包括车辆号牌、车辆型号、车辆类型、车辆发动机号、载客量、车辆登记日期、行驶证信息、保险购买信息等；

（16）服务信誉：包括服务客户名称、荣誉名称、业务类型、获得时间等

（17）中标通知书：包括往期中标项目的项目名称、中标通知书获取时间等；

2 投标素材使用存在的问题

传统投标模式中，需要使用哪些素材则线下联系相应的保管部门借用原件或扫描件，由于不同资料保管于不同部门、不同人员手中，需要各类审批签字，线下沟通成本非常大，直接影响了投标效率及质量，进而影响业务拓展，且各种资料扫描件大面积扩散，为企业带来了潜在的不安全风险，主要问题表现在：

（1）由于层层线下审批，导致审批时间过长，以致压缩了实际投标的有效时间，会对投标文件的制作质量造成一定的影响，同时，投标资料使用的线下审批，台账数据记录较为繁琐，易造成数据丢失，且其约束力较弱。

（2）资料的人工收集风险大，线下收集资料存在着资料来源多样化、资料完整性较差、资料内容存在过期风险、资料获取沟通复杂等各种潜在问题。

（3）人工处理不统一，投标工作的严谨性要求投标资料必须格式统一，而线下各方来源收集的资料，由于人员编辑能力存在差异性，会导致标书格式不统一，从而使后续汇总排版工作量较大，直接影响标书的制作质量。

（4）人工编辑工作量大，由于投标中所需的资料较多，数据收集工作量大，而人工编辑会使数据准确性较差，分析展现效果不佳，且重复工作量较多，从面影响了投标文件的整体质量。

因此，传统投标模式下，线下收集投标素材的方式存在诸多问题，给投标工作带来了不确定的影响，为有效避免此类问题，需要企业建立信息资源池，将投标素材统一管理、模板化管理，加强管控，以达到增效、提质的目标。

3 企业信息资源池建设的必要性

企业信息资源池，可做为一种围绕企业日常业务活动开发的综合信息资料管理平台，为员工提供安全、高效、便捷的办公方式，实现企业“降本增效”的运营目标。

企业信息资源池可针对企业数据（基本信息、财报、荣誉、专利、软著、资质等）、人员数据 （基本信息、资质、认证、学历、职称、人员合同等）、项目数据（招标文件、投标文件、中标通知书、发票、项目合同等）等数据内容进行汇聚、处理、分析，并提供相应数据基础服务，且定期维护更新。

企业信息资源池的功能主要包括：

（1）文件模板管理，提供投标标准化文件模板，统一文档格式；

（2）素材库功能，将上述的企业数据、人员数据、项目数据等进行模板标准化后汇总建立标准化素材库，投标人员使用时可在审批后随时调用各类标准化素材，同时可根据需要提供定制化素材库及自定义素材库，满足企业的不同使用需求；

（3）数据检索功能，使用人可根据需求使用不同字段进行检索，同时可提供批量搜索、模糊搜索等功能；

（4）数据导入功能，可与企业的其他办公系统互通，将其文件数据导入，同时也可进行人工导入；

（5）数据分析功能，对于异常数据进行报警如已经过期的文件资料及时弹窗提醒使用人谨慎使用、提醒系统维护人员及时更新等，同时对下载数据进行分析，由此判断异常下载或不正当下载；

（6）权限管理功能，使用企业信息资源池需事前线上审批，审批流程结束后，所下载的企业资料自动绑定项目水印，避免了资料挪用问题，同时，水印内容也可申请自定义，以满足定制需求。

企业信息资源池的优点有：

（1）线上审批便捷，效率高，强化了流程对投标行为的约束，同时可方便建立完整的台账数据。

(2)统一维护风险小，素材来源单一，集约化管理，自动化下载操作，过期资料下载提醒等功能有效降低了错误风险；

（3）投标模板的标准化统一制作，自动化粘贴操作、汇总格式规范化，可有效减少文档整理的工作量；

（4）数据集中更直观，数据获取便捷、客观完整，数据内容可标准化的分析展现，分析操作更加便捷化。

4 结语

伴随着企业持续发展的步伐，投标数量及资料数量急剧增多，跨部门、跨业务交流日益频繁，相关资料汇总、流程管理、线下沟通等工作直接影响了投标效率及质量，进而会影响业务拓展，而企业信息资源池的建立，将企业资源进行有机整合，提供企业投标素材标准化模板，减少投标过程中的沟通成本，降低投标风险，从而可有效提高企业投标中标率。

【参考文献】

[1] 刘晓雪.建筑工程投标管理风险隐患防范至关重要[J].中国商界，2024.01，P19-P21.

[2] 王婷婷.商务标书编制水平提升探讨[J].现代商贸工业,2020.18, P 117-P118.

作者简介：

李建雄，男，汉族，出生于1966年10月，籍贯内蒙古乌兰察布，内蒙古工业大学副教授、硕士生导师，现就职于内蒙古工业大学土木工程学院建筑工程系，主要从事结构工程专业教学工作。

郭本英，男，出生于1984年2月，籍贯山东德州，大学本科学历，内蒙古工业大学在职硕士研究生，高级工程师，主要从事工程管理方向研究。