基于服务型管理模式助力办公室综合协调作用发挥

基于服务型管理模式助力办公室综合协调作用发挥

张娟

淮北矿业股份有限公司临涣选煤厂，安徽省   淮北市  235100

摘要：随着企业规模的不断扩大和组织结构的复杂化，办公室作为综合协调部门的重要性日益凸显。本文通过探讨服务型管理模式在办公室工作中的应用，旨在提高办公室的协调效率，促进企业整体运营的顺畅。

关键词：服务型管理；办公室；综合协调；效率

一、引言

随着经济的快速发展和企业竞争的日益加剧，办公室作为企业内部的综合协调职能部门，其作用也越来越重要。传统的办公室管理模式已难以满足现代企业的发展需求，因此，引入服务型管理模式对于提高办公室的工作效率、促进企业内部信息的有效流通具有重要意义。本文将就此进行深入探讨。

二、服务型管理模式的概念和特点

服务型管理模式是一种以服务为导向的管理理念，强调组织内部各部门之间的协调与合作，以满足企业整体发展的需求。这种模式的特点包括：注重内部服务、强调团队协作、优化资源配置、追求高效运营等。具有以下特点：

以人为本：服务型管理模式强调以人为本，即以员工为中心，尊重员工的权益，激发员工的创新精神和工作热情，以此来提高企业的整体绩效。

注重服务质量，以顾客为中心：服务型管理模式非常注重服务质量，认为服务质量是企业生存和发展的关键。而办公室的服务对象是企业的各部门及全体员工，为提升服务质量，可采取加强员工培训、引入先进的服务理念和技术、不断完善服务流程等一系列的措施。

灵活性和创新性：服务型管理模式要求具备灵活性和创新性，能够快速响应市场变化和企业政策方针，推出符合企业发展的办公室服务。此外，服务型管理模式还倡导进行持续的创新，以保持竞争优势。

服务型领导：服务型管理模式中的领导角色也有所变化，服务型领导更加关注员工的成长和发展，愿意倾听员工的声音，给予员工足够的支持和激励，以此来提高员工的工作效率和满意度。

三、办公室综合协调的内涵与挑战

办公室综合协调的内涵主要涉及对各项工作的统筹、组织、协调和督促，确保各项任务顺利完成。这一过程要求办公室人员具有高度的效率意识，无论是办文、办会还是办事，都要体现最高标准、最好质量和最佳效率。办公室在各级机关中处于中枢位置，为上下级提供重要的信息沟通和决策支持。办公室的综合协调工作主要包括：

文字综合：确保信息的准确、及时和高效传递。

沟通协调：与各部门保持紧密联系，确保工作的顺利进行。

公务活动组织：策划和执行各类公务活动。

督办落实：确保各项任务得到及时、有效的完成。

调查研究：收集、分析和提供重要信息，为决策提供依据。

信访安全、保密及档案管理：确保信息的安全和完整。

办公室综合协调工作需要处理各种复杂的人际关系和事务，同时还要应对不断变化的工作环境。例如，如何准确把握工作重心，突出工作重点，以及如何处理好主要矛盾和次要矛盾，都是办公室综合协调工作中需要面对的挑战。此外，办公室的协调能力不仅影响工作效率和质量，还会对领导层的决策效果产生影响。因此，办公室人员需要具备高度的专业素养、敏锐的洞察力和强大的执行力，以确保综合协调工作的顺利进行。

四、服务型管理模式在办公室综合协调中的应用

随着社会的不断发展，企业对办公室管理的要求也越来越高。传统的管理模式已经无法满足现代企业的需求，因此，服务型管理模式应运而生。服务型管理模式是一种以客户需求为导向，以提高服务质量和效率为目标的管理模式。本文将从以下几个方面阐述服务型管理模式在办公室综合协调中的应用。

1、服务型管理模式在办公室综合协调中的应用

⑴优化办公环境：服务型管理模式要求办公室管理者关注员工的工作环境，通过优化办公设施、提供舒适的办公环境，提高员工的工作效率和满意度。例如，可以定期对办公设备进行维护和更新，确保设备的正常运行；设置合理的办公空间布局，提高空间利用率；提供丰富的办公用品，满足员工的工作需求等。

⑵提高服务质量：服务型管理模式要求办公室管理者关注客户的需求，通过提供优质的服务，满足客户的需求。例如，可以建立客户信息管理系统，及时了解客户的需求和反馈；设立专门的客户服务部门，负责处理客户的问题和投诉；定期对员工进行服务技能培训，提高员工的服务水平等。

⑶强化沟通协调：服务型管理模式要求办公室管理者加强与各部门之间的沟通和协调，确保各项工作的顺利进行。例如，可以定期召开办公室工作会议，汇报工作进展，解决工作中的问题；建立有效的信息传递渠道，确保信息的准确、及时传递；加强与其他部门的沟通和协作，形成良好的工作氛围等。

⑷提升员工素质：服务型管理模式要求办公室管理者关注员工的成长和发展，通过提供培训和发展机会，提高员工的工作能力和素质。例如，可以定期组织员工参加业务培训和技能培训，提高员工的专业素质；开展员工职业发展规划，帮助员工明确职业目标；建立员工激励机制，激发员工的工作积极性等。

⑸创新管理方式：服务型管理模式要求办公室管理者不断创新管理方式，提高管理效率。例如，可以引入现代信息技术，实现办公自动化和信息化；采用灵活的工作时间制度，提高员工的工作效率；实施绩效管理，激励员工提高工作效率等。

2、服务型管理模式在办公室综合协调中的效果

⑴提高客户满意度：通过优化服务质量、加强沟通协调、提升员工素质等方式，提高客户满意度，增强企业的竞争力。

⑵提高工作效率：通过优化办公环境、创新管理方式、提升员工素质等方式，提高员工的工作效率，降低企业的运营成本。

⑶促进员工成长：通过关注员工的成长和发展，提供培训和发展机会，激发员工的工作积极性和创造力，提高员工的综合素质。

⑷实现企业可持续发展：通过提供优质的服务、关注客户需求、提高员工素质等方式，实现企业的可持续发展。

总之，服务型管理模式在办公室综合协调中的应用，有助于提高客户满意度、提高工作效率、促进员工成长和企业可持续发展。因此，企业应该积极推广服务型管理模式，不断提高办公室管理水平，为企业的发展创造良好的条件。

3、服务型管理模式在办公室综合协调中的实践策略

建立客户导向的服务理念：办公室管理者要树立以客户为中心的服务理念，关注客户的需求和满意度，为客户提供优质的服务。

加强内部沟通和协调：办公室管理者要加强与各部门之间的沟通和协调，确保各项工作的顺利进行。

提升员工素质和服务意识：办公室管理者要关注员工的成长和发展，通过提供培训和发展机会，提高员工的工作能力和素质。

创新管理方式：办公室管理者要不断创新管理方式，提高管理效率。

建立完善的服务体系：办公室管理者要建立完善的服务体系，包括客户信息管理系统、客户服务部门、员工培训体系等，为提供优质服务提供保障。

营造良好的企业文化：办公室管理者要营造以客户为中心、以人为本的企业文化，激发员工的工作积极性和创造力。

五、结语

服务型管理模式在办公室综合协调中的应用，有助于提高客户满意度、提高工作效率、促进员工成长和企业可持续发展。企业应该积极推广服务型管理模式，不断提高办公室管理水平，为企业的发展创造良好的条件。同时，办公室管理者要树立以客户为中心的服务理念，关注客户的需求和满意度，为客户提供优质的服务；加强内部沟通和协调，确保各项工作的顺利进行；提升员工素质和服务意识，关注员工的成长和发展；创新管理方式，提高管理效率；建立完善的服务体系，为提供优质服务提供保障；营造良好的企业文化，激发员工的工作积极性和创造力。

在办公室综合协调中应用服务型管理模式需要从多个方面入手。首先需要建立客户导向的服务理念。办公室管理者要始终将客户需求放在首位，关注客户的满意度和反馈意见。其次需要加强内部沟通和协调。办公室管理者要与各部门之间保持紧密联系和合作，确保各项工作能够顺利推进并达到预期效果。此外还需要提升员工素质和服务意识。办公室管理者要注重培养员工的专业技能和服务意识，通过培训和发展机会来提高员工的工作能力和素质。同时还要创新管理方式和管理工具。办公室管理者要不断探索新的管理方式和管理工具来提高工作效率和管理效果。最后需要建立完善的服务体系和管理机制。办公室管理者要建立完善的客户信息管理系统、客户服务部门以及员工培训体系等来为提供优质服务提供保障。同时还需要营造良好的企业文化和工作氛围来激发员工的工作积极性和创造力。

参考文献：

[1]梁日东.发挥办公室职能作用提高办公室工作水平[J].技术与市场,2012(04).

[2]王建荣.做好企业办公室工作之我见[J].办公室业务,2013(31).