文书档案归档中存在的问题及对策探讨

文书档案归档中存在的问题及对策探讨

任爽

西北有色地质矿业集团有限公司  陕西  西安  710054

摘要：文书档案的收集与归档管理是工程项目建设中的重点工作内容之一，如果文书档案归档管理出现问题，那么可能会影响工程后续的正常开展。文章对文书档案归档中存在的问题进行分析，并提出有效的对策，旨在给行业工作人员提供有益参考与借鉴。

关键词：建设工程；档案管理；收集归档；问题与对策

1 引言

地质工程项目的整个过程比较复杂，会涉及到很多的细节，在地质工程项目的建设过程中所产生的以文件以及视频等不同形式呈现的资料都作为文书档案存在，档案资料数据内容极其丰富多样，其中的信息完善在一定程度上体现着地质工程（勘察）勘查者的工作成果和历史成就，也反映出了建设者的功绩。本文探索文书档案收集归档问题及对策，为地质工程勘查管理提供更加真实的参考及完整的信息资源，为地质工程项目的正常稳定运行提供可靠的保证和支撑。

2 文书档案收集归档的问题分析

2.1 文书档案收集归档意识薄弱

地质工程项目涉及到的内容相对比较丰富，整个施工的过程也比较特殊，这项工作的实施对于后续地质工程项目的质量评估能提供更加确切的依据和参照，但是有很多工作人员在组织开展文书档案搜集管理的过程中，都并没有充分认识到档案的收集以及归结所具有的关键作用和影响，导致档案管理的意识相对比较薄弱，影响到了后续档案管理的成效。在很多工程实践中，文书档案管理的问题并未得到承包人员的重视，限制了档案管理的时效性提升以及管理水平的增长，对于后续工程项目的有序开展和运行造成了消极影响。

2.2 文书档案收集归档人才缺乏

地质工程项目的建设过程中，有一些管理人员可能会同时承担其他岗位的职责及任务，或者是在管理过程中采取临时抽调人员的方式来实施管理，特别是在档案的收集以及归档管理过程中，这些人员对于档案管理的条例了解并不充分，对于规定也并不明确，有一些工作人员并未掌握档案管理业务的可靠技能，也缺乏相应的管理经验，因此而导致地质工程项目中，特别是一些隐蔽工程的资料搜集并不全面和完整，归档时的要求无法得到充分的满足，因此让文书档案收集归档存在着提高空间。

2.3 文书档案收集归档管理体系尚未完善

实践中受多方因素的影响，导致地质工程勘查难度更高，而包括施工部门以及基层人员的参与，对于工程项目的组织开展都尤其关键人员的专业素质对于工程项目建设的品质和速度也有着重要影响，但是由于地质工程项目中工作人员的能力水平各不相同，综合素质参差不齐，面对文书档案管理中的各方面问题时，可能缺乏应有的了解，也不知道要怎样处理这些问题，要采取怎样的管理方式。由于文书档案收集管理体制尚未得到完善，因此各项工作开展缺乏指导，整个管理的流程太过于混乱，管理的模式并不清晰，最终的管理效果也自然会受到影响。除此之外，虽然一部分建设工程的档案归档部门对于一些基础的文件进行了学习和参考，但这些内容可能只是国家制定的宏观政策及要求，并没有在每一个单位中结合自己的实际情况制定出管理的条约和内容，让文书档案收集管理的效果始终难以达到预想的程度。

3 文书档案收集归档问题的解决对策

3.1 提高文书档案信息化收集归档意识

要在文书档案收集管理过程中取得更加丰硕和优良的成果，必然需要将信息技术融入到文书档案管理的过程中，构建相应的信息化档案管理平台，发挥信息化管理的重要作用，提高人员的信息化责任，为信息化档案管理工作的顺利铺开和实践做好充分的准备。针对于文书档案管理部门来说，可以组织开展针对于文书档案的展览以及讲座，还有宣传教育等不同形式的活动，在这个过程中，人员的信息化水平能随之而得到增长，同样文书档案的信息化收集管理也可以赢得档案管理机构负责人员的重视，更要构建和优化档案管理的组织体系，为后续档案管理的信息化建设奠定坚实的基础，提供必要的保证，切实保障档案信息化管理工作中存在的一系列问题得到顺利的解决。比如说可以强化人员的培训，使之掌握不同类型的档案保存的方式方法，以及在保管过程中需要遵循的原则，让档案管理人员的能力增长，认知提升，也产生了档案信息化建设的意识，对于最终建设工程事业的平稳发展和运行具有重要作用。

3.2 强化文书档案收集归档人才培养

人力资源是各行业运行和发展过程中的重要前提和基础，特别是在实现文书档案的信息化收集归档管理时更需要有信息化人才为其提供必要的支持和帮助，可以借助于相关业务培训活动，让管理人员的信息化意识得以提升，这就需要负责文书档案收集归档的工作人员可以熟悉以及了解档案管理工作中的一系列业知识内容，也能对建设工程本身产生掌握，因此要求文书档案管理部门能在人才培养问题上投入更多的精力和重视，努力构建一支综合素质水平更高的优秀人才队伍，使其综合素质得到升级。除此之外，水利部门也可以采取人才培训以及进修等不同的途径拓展档案管理工作人员的知识面，引进优秀的专业人才，并为群众提供可靠的服务及帮助。总体而言，文书档案管理部门需要真正做好信息化人才的培养，提高人才的认知及实力，这样才能让文书档案的收集归档工作成效更加优良。

3.3 构建完善文书档案收集归档制度体系

文书档案收集归档制度体系，对于文书档案资料的收集具有极其关键的影响，有关单位及部门需要将档案工作归结到重要的环节，让档案管理工作能够融入到相应的内容中，落实岗位人员以及部门的重要职责。文书档案需要贯穿于整个建设过程中，体现在方方面面，从工程项目开展的最开始阶段就需要做好文书档案的收集以及管理工作，对其中的不同组成部分进行划分，并为不同的档案资料提供保存的空间及环境，更要对档案资料的收集，移交等多个环节提出精细化的要求。除此之外，在地质工程项目竣工验收阶段也需要同时审查档案的保管情况，包括档案资料的内容及质量，保证档案收集更加齐全，归档更加及时。

3.4 构建地质工程项目的档案收集归档奖惩制度体系

在明确档案收集及保管的标准及要求的基础之上，构建相对应的指标，让这些指标能体现出工程档案收集归档过程中的综合水平和质量，并采取奖惩措施，让每一个人员参与工程档案管理工作时都能更加积极，也能完成各自工作范围内的档案收集整理任务，体现出自身的重要作用。地质工程项目管理部门对工程管理的效果承担直接责任，他们对于整个地质工程勘查的流程以及不同的业务和工作环节产生哪些文件材料会更加清楚，同样档案管理部门对于档案的分类以及整理等一些问题会更加擅长，却并不了解整个工程建设的实际情况，因此需要由地质工程项目中的工程管理部门负责档案的搜集和归档工作，这种模式相比较于档案管理部门负责该项工作来说会更有助于档案资料的齐全和完整。只有将档案工作和实际业务之间相互结合，才能呈现更加优良的文书档案收集归档成效，发挥档案管理重要作用。

4 结语

总而言之，文书档案的搜集归档是档案真正意义上实现规范、科学、标准管理的前提，同样也是建设工程中档案专项验收的必要条件和必经的环节，档案的收集归档工作在整个工程项目的开展过程中至关重要，举足轻重，只有发现其中存在的各种问题，对其进行优化和解决，才能让地质工程项目的建设成效更加优良，为工程建设奠定坚实的基础，也能为地质工程项目中的档案专项验收和工程竣工的顺利通过做好充分的准备。

参考文献：

[1]罗娅.文书档案整理归档存在的问题与优化路径[J].兰台内外,2022,(12):25-27.

[2]孙弘.文书档案收集归档工作存在的问题和对策[J].兰台内外,2019,(36):38.

[3]张晓.办公自动化时代文书档案归档整理问题研究[J].办公室业务,2017,(16):183.