电子文件合规性管理实践探索与启示

电子文件合规性管理实践探索与启示

胡丹丹

福建福清核电有限公司 福建 福清 350300

摘要：本文从档案学视角、司法视角、技术视角与实践项目四个方面总结分析了国内外在电子文件合规性管理领域具有代表性的理论与实践探索，从中可对电子文件合规性管理产生如下三方面启示：（1）完善法律法规建设，构建自顶向下的制度、标准体系；（2）深化理论研究框架，以多维融合的理论研究成果指导业务实践；（3）创新实践应用思路，以科学理论与先进技术为矛直击行业现实需求。

关键字：电子文件；合规性；实践探索

一、电子文件合规性管理实践探索背景

《中华人民共和国档案法》自2021年1月1起正式实施，其中第三十七条对电子档案管理规范提出了明确要求，即“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规”。从电子档案的法律效力来看，只有当电子档案符合该要求时，才能“与传统载体档案具有同等效力”，实现其“以电子形式作为凭证使用”的重要社会价值；从电子文件管理层面来看，“来源可靠、程序规范、要素合规”十二字精准概括了电子文件合规性管理的基本要求，涵盖了电子文件全生命周期内的各个流程，对于各级档案主管部门、各行业电子文件与电子档案实际业务工作具有重要指导价值。

新修订的《档案法》推进了电子文件合规性管理，一方面，既是电子文件管理发展到一定阶段的必然要求，符合电子文件科学性管理工作发展的客观规律；另一方面，则是立足于当前电子文件管理规范性不足的现实背景，主要可体现为两个矛盾：一是纸质档案数字化、数据化进程持续推进以及原生于数字环境的电子文件数量日趋庞大这一现状，与习惯于传统档案管理的档案部门如何把握电子文件合规性管理具体内涵之间的矛盾；二是电子文件凭证效力受到法律保障与社会认可，与档案部门如何参与实现对电子文件“四性”的全流程维护从而保障其凭证性产生矛盾。

在以上背景下，本文重点梳理目前国内外电子文件合规性管理的实践探索成果，探讨其实践经验对电子文件合规性管理的影响与启示。

二、国内外电子文件合规性管理的实践探索

目前学界与业界从档案学、司法、信息技术等视角出发，围绕电子档案管理中“来源可靠”“程序规范”“要素合规”三大板块展开了详细讨论。

2.1档案学视角：刘越男以责任者、活动、时间和系统四个方面对“来源可靠”进行阐释，指出要通过规范化管理过程从而控制电子档案这一管理对象，强调元数据是实现电子档案管理“程序规范”的关键内容，“要素合规”允许管理者根据规范要求与实际情况对具有分散性、复杂性和可变性的电子档案构成要素进行一定取舍。薛四新从多个分面出发建立电子档案三维质量模型，并提出从建立全员质量责任制、推行全程电子化模式、建立全域监督评估机制三个方面促进电子档案合规管理。钱毅通过分析在档案管理对象“从数字到数据”“从可读到可信”“从要素到空间”三大演变趋势中产生的问题、挑战，提出了“三构”设想，即构建相对完备的理论框架、构建面向三态的规范体系和构建面向实现的行业生态，这一设想对电子文件的未来发展研究和管理实践提供了方向和路径，继而在实现档案工作从模拟空间向数字空间迁移的过程中促进档案信息化的发展。

而由Luciana Duranti主持的InterPARES（International Research  on Permanent Authentic Records in Electronic  Systems）项目可认为是国外在电子文件合规性管理领域的代表性理论探索。该项目从维护电子文件长久真实性这一角度出发，在电子文件生命周期的不同阶段围绕真实性、完整性、可靠性、准确性等方面探索保障电子文件可以长久被信任且被利用的方案。

2.2司法视角：蔡学美、许晓彤、刘冰等人探讨电子档案合规管理的具体内涵。蔡学美详细分析了国内法律法规中对于电子数据作为证据使用的相关规定，总结了电子数据的生成、保存的六点要求，并从电子公文要素出发，从背景、案卷、形成、管理、效力五方面类比分析了电子档案的要素要求。许晓彤在分析14部详细规定电子证据审查判断的法律文件的基础上，从证据的真实性、关联性、合法性出发，将其在司法电子证据语境中的内涵与对应电子档案的管理要求一一对应，保障电子档案的凭证价值。刘冰认为来源可靠即电子文件形成要有法定性，程序规范即电子文件生命周期各环节的规范性，要素合规即对内容、结构、背景等电子文件的生效要件的要求，从电子文件概念辨析、管理范围、法律效力、全程控制、标准规范、测试和认证机制、权利归属七个方面重点分析电子文件立法的相关问题。

2.3技术视角：从技术层面来看，不少专家学者探讨运用元数据、电子签名、区块链等技术保障电子档案管理的合规性。陈永生等分别对电子档案保管阶段和利用阶段的安全保障进行研究，在保管阶段提出了建立凭证信息、完善档案封装等方法，在利用阶段提出了副本利用、三分系统角色及权限、元数据等方法，并将四性检验和档案备份列为电子档案管理全流程的支撑性安全保障。蔡学美同样也强调了留存电子文件在其全生命周期各阶段产生的元数据对保证电子档案的真实、完整、可用具有重要作用。

2.4实践项目：目前国内已经存在一些保障电子文档管理合规性的实践项目。俞辉等提出“电子签名+XML封装+PDF+四性检测”方案用以保障杨房沟水电站BIM系统施工验收电子文件在线归档的合规性。彭蒙蒙展示了国泰君安证券股份有限公司综合理财管理平台和电子档案管理系统间的归档接口设计及相应流程，构建了公司对于电子档案的存储架构，分析了电子档案归档及长期保存环节的“四性”检测标准及内容。毕建新等以国家自然科学基金项目电子文件为例展开单轨制探索，分析了基金委在从双轨制向单轨制转型过程中暴露出的问题，提出了完善档案管理体系、采用二次鉴定方法、指定个性化的电子档案元数据方案、完善第三方签章管理系统等对策。高闯等对空客德国公司进行三维产品数据归档现状调研，发现其从文件格式、电子全文封装、数据库安全、物理存储、安全备份、一致性校验、权威认证等多个方面保障电子档案合规，具有严谨性。郝丽欣等从系统安全性、文件数据溯源、责任者追踪三个方面分析如何保障建设项目电子档案“来源可靠”，重点从内容固化、元数据和封装包、电子签名三个方面规范电子文件形成过程，并以质量检测报告单、水准测量记录表等具体文件为例对数据溯源进行说明。

在核电领域，施千里以福清核电“华龙一号”重大建设项目中的电子文档管理工作为例，从制定电子文件元数据方案、整合业务系统和文档一体化系统、技术保障文件格式和内容的正确性与完整性、提供丰富配置界面和批量处理工具四个方面对电子文件归档进行规范化管控，并对电子文件“四性”管控进行进一步分析，最终实现了电子文件全过程管理、规范了电子文件归档和电子档案管理等效果。江苏核电有限公司杨强等分析了当前核电档案管理领域存在的问题，提出通过建立联盟链以及配套的文档信息系统的方式，实现文档跨组织共享及移交、文档全生命周期真实性保障以及电子档案长期保存。樊金龙提出了智慧核电区块链安全架构，并基于区块链进行核电供应链管理、核电实时数据共享管理以及核电设备监造管理。中国电力建设集团有限公司通过改进Hyperledger Fabric平台，实现了在共识机制、节点角色、上链数据等方面的创新，实现了电子档案管理全过程展示、电子文件真实性验证等系统效果。

中核中原信息资料部崔秀敏结合中原公司承建的巴基斯坦恰希玛一期、二期项目以及“华龙一号”卡拉奇项目的实践经历，从业主国相关法规制度差异、海外核电建设项目中文件类型与归档范围变化、海外项目文件质量、海外项目文件印制与运输方式改变、海外项目文件管理接口、海外项目文档管理队伍建设六个方面出发对海外核电建设项目文档管理展开思考，提出了从编制检查清单、加强前端控制、使用灵活的出图方式、精心设计接口并保证其流畅、做好档案分级和应急管理以保证档案安全、根据项目特点增加新的档案类目、积极与业主沟通交流、加强信息化管理七个方面创新境外项目的档案管理，并对电子归档过程中存在的是否在施工记录等形成过程中推行电子表格、是否可以按照档案的分类决定归档纸质版的问题提出了相应思考。

国外早期有关电子文件合规性管理的代表性实践项目包括文件连续体理论支持的BAC项目，以及文件生命周期理论支持的UBC项目。BAC项目由美国匹兹堡大学主持，围绕电子文件的产生、识别、捕获、管理、利用等步骤提出了一整套管理模型，并制定了六层元数据规范结构；UBC项目由加拿大英属哥伦比亚大学主持，可被视为InterPARES项目的前身，项目从系统与管理两个方面实践了保障电子文件真实性、可靠性的具体方法，验证了生命周期理论在维护电子文件真实性、完整性等方面的适用性。由BAC项目发展形成的Pitt模式也被称为集中式电子文件管理模式，这一模式的代表项目为NARA（National Archives and Records Administration）主导的ERA（Electronic Records Archives）；而由UBC项目发展形成的UBC模式也被成为分布式电子文件管理模式，这一模式的代表项目为澳大利亚国家档案馆在20世纪末的管理实践工作。

三、电子文件合规性管理实践的启示

当前已陆续有学者围绕档案法中对电子文件合规性管理的新表述，从档案学、法学、计算机科学等多重视角展开讨论，在基于流程的电子文件管理和单轨制环境下的电子文件合规性管理等领域已取得了一定研究成果，且由于档案管理前端控制意识的提升，组织机构的文档管理工作也呈现与业务流程协同的发展趋势。冯惠玲等学者对国外电子文件的管理模式进行案例分析，提炼出了对我国电子文件管理工作具有参考价值的经验，其中与电子文件合规性管理相关的启示包括确立电子证据意识、完善法律法规框架、促进制度标准建设、制定推广电子文件管理系统功能需求规范等。

笔者结合国内外当前在电子文件合规性管理的实践情况，对未来的电子文件合规性管理工作具有以下启示：

3.1完善法律法规建设，构建自顶向下的制度、标准体系

我国在电子文件合规性管理立法方面尚处于起步阶段，即未有成熟的法律体系对电子文件合规性管理的具体要求进行界定和规范。结合安小米等对美国、加拿大等15个国家和1个地区电子文件和数字档案管理有关的法律法规、政策标准的研究成果，我们不难发现，一方面，电子文件合规性管理是电子文件凭证价值的重要保障，具有重要的司法意义；另一方面，完善相应的法律法规建设，有利于规范电子文件管理工作，在规整业务工作生态、提供文档信息保障等方面有重要作用。而构建从国家体系到行业体系、从宏观规划到元数据等具体方案的“自顶向下”的制度、标准体系，则是电子文件合规性管理工作的必然要求。

3.2深化理论研究框架，以多维融合的理论研究成果指导业务实践

以国外电子文件管理发展情况为例，集中式管理模式与分布式管理模式分别以文件连续体理论和文件生命周期理论作为理论支撑。可以发现，理论在实际业务中具有纲领性、导向性作用。而我国学界当前研究多局限于概念辨析和理念探讨，缺乏理论层面的深入研究，理论支撑性弱，难以有效指导一般组织机构的业务系统开展实践工作。有学者指出，电子文件管理的理论框架应从微观、中观、宏观三方面进行填充，其中微观为可靠的ERMS及相应技术，中观为具体制度，宏观为发展战略。参考这一学说，当前理论研究应在单轨制背景下，结合国情、行情、档情，聚焦双周期交互等新兴理论，构建法规、标准、管理、业务、技术等维度共通共融的科学体系。

3.3创新实践应用思路，以科学理论与先进技术为矛直击行业现实需求

一方面，组织机构中现有的文档组织管理方式单一，尚处于业务后端；另一方面，虽然已经意识到了文档在业务流程指引、记录、规范方面的重要价值，但在业务活动中很少对文档管理进行专门的关注，业务系统与档案管理系统归档集成框架也处于探索阶段，文档管理工作总体对组织机构具体业务活动的支撑力度还有待提升。随着人工智能、云计算、区块链等技术的发展，业界对于电子文件管理已经积累了一定经验。在国内外各实践项目的经验支持下，电子文件合规性管理应找准当前管理工作痛点，结合过往经验、工作现状与长远发展目标三方面分析自身需求，以构建的电子文件合规性管理创新理论为纲、以先进的计算机技术为器、以按阶段推进的创新思路为引，落地合规的电子文件管理体系。

4、结束语

通过文献调研、案例分析等方法，本文从档案学视角、司法视角、技术视角与实践项目四个方面总结分析了国内外在电子文件合规性管理领域具有代表性的理论与实践探索，从中可对电子文件合规性管理产生如下三方面启示：（1）完善法律法规建设，构建自顶向下的制度、标准体系；（2）深化理论研究框架，以多维融合的理论研究成果指导业务实践；（3）创新实践应用思路，以科学理论与先进技术为矛直击行业现实需求。

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