大数据时代下档案管理探析

大数据时代下档案管理探析

魏峰

天津市红桥区政务服务保障中心 天津 300132

摘要：随着新时代信息技术迅猛发展，人们的生活与工作已步入大数据时代。大数据技术具备的高效、快速、准确等特性，对促进社会经济发展与管理造成深远影响。基于此，政务部门应更好运用大数据，提高档案工作的效率与质量，从而实现档案管理的数据化转型。本文通过分析大数据技术应用在档案管理中的优势，再结合相关部门现实状况，提出有效的档案管理策略，旨为大数据环境下档案管理工作提供思路。

关键词：大数据时代；档案管理；策略分析

数字化技术推动下，档案管理工作正逐步向数字化转变。数字化档案管理不仅对各种档案信息进行有效储存以及检索，还可对数据进行快速分析与挖掘，从而为相应决策提供信息依据[1]。管理可借鉴云计算、人工智能等新兴科技，从而为档案管理带来新的机遇。如人工智能用于档案分类与查询；云计算可实现数据的分享与协同等，各种新技术发展与应用，对提高档案管理效率具有重要意义。

一、大数据技术应用于档案管理的优势

大数据技术应用到档案管理中具有诸多优点，可快速收集、存储、管理档案资料，最大限度提升档案管理工作效率。利用大数据自动加工与智能检索，可迅速查找出需要的档案资料，节约大量的人力、物力。通过对海量数据的分析与挖掘，能够揭示出隐藏在档案信息之间关联与变化规律，从而为相关中心的政策制定提供支撑。通过对档案进行深入研究，可更好地档案进行有效保护与管理，避免档案的流失与破坏。利用数据加密、权限控制、备份等手段，大数据能够有效避免档案数据的伪造和遗失，从而保证档案的完整。大数据的高度可扩充性与容错能力，也为档案管理系统的平稳运作提供保障[2]。

二、大数据时代档案管理策略分析

（一）持续提升技术水平

随着新时代数据量呈现爆炸式增长，传统的档案管理方法已无法适应新形势的需要，这便要求档案管理人员加强自身的技术素养，掌握先进的数据分析和人工智能，进而适应大数据的发展趋势。此外，提高自身科技能力的同时，也要求档案管理人员对数据挖掘、机器学习等相关知识有更深刻的认识，并把技术运用到档案管理工作当中。通过对海量档案的深入分析，能够帮助相关单位更好地了解档案蕴含的信息和含义，从而为相关单位提供更加准确有效的信息支撑。运用智能科技使得档案管理工作更加自动化，从而降低人为失误，也可提高工作效率。大数据环境下，隐私泄露与信息安全性问题已成为当前档案管理面临的严峻问题。因此，档案管理人员需增强信息安全相关法律知识，制定完善的信息保密管理体系，以保证档案信息的安全与完整。

表一：大数据时代下的档案管理技术应用

（二）加强专业人才培养

在大数据背景下，档案管理是非常重要的部分，面对数据海量增长趋势，各机关、企业对档案信息的有效管理与使用提出更高的要求。因此，如何提高专业技术人员的素质显得非常重要。作为档案管理工作的核心，专业人员必须具有较强的理论基础与实践能力，才能更好适应新形势下的工作要求。专业人员应充分了解大数据背景下档案管理发展方向与技术，对各类档案管理工具与系统的使用方式有详细的认识，并对数据安全与隐私保护方面的相关规定完全掌握。专业人员还要经过系统的培训与学习，才能在工作期间更好解决各种事情。大数据时代下，档案信息管理已经不再局限于文档的整理、归档，其也涉及信息技术和数据分析等多个方面。这便要求专业人员具有多学科结合能力，并能与其他各方面的专家协同工作，从而更加解决各种疑难问题。大数据时代给档案管理带来诸多的问题，也给其发展带来机遇。专业人员要具有创造性的思维逻辑，积极探讨新的档案管理方式与手段，从而改进工作的效率与质量。工作人员还要求有较强的应急处理能力，以保证档案资料的完整性与安全性[3]。

（三）积极推动数字化普及与转型

大数据时代，传统的档案管理模式已无法适应新形势下的信息化要求，必须主动推进数字化变革。通过对档案开展进行数字化管理，有效缩小档案所占的面积，节约行政费用。通过数字转换档案方便存放于电子装置或者云计算中，可有效规避繁琐的翻阅、整理、保存等过程，从而提升档案的高效便捷。传统的纸张档案极易遭受自然灾害或人为损害，因此采用密码学与权限管理相结合的方法，对数字化档案进行有效保存与传播，并建立相应的权限控制机制，保证只有经过认证的人员才能审阅。通过对档案进行加密、备份，可防止档案的泄漏或破坏，增强档案的安全，也可保证档案的完整性与机密性。数字档案可定期进行有计划的备份、归档，以确保档案的长久储存与使用。通过对相关档案分析与发掘，能够识别其中所蕴含的信息，进而帮助相关单位进行更多的决策。另外，数字化档案的分享与使用也较为方便，既可以进行跨地域的档案存取与分享，又可以通过档案的剖析与发掘，从而为相关部门的政策制定与执行提供支持，以此提高档案的使用价值与功能

[4]。

（四）加强管理单位信息化软硬件建设

大数据背景下，档案管理需加强信息化硬件、软件等方面的投入，软件应具有有效的数据采集、存储、检索与分析等能力，使其可迅速进行数据处理，并精确抽取出所需的信息，还需具有安全性、可靠性等特点，以保证档案资料的完整性与机密性。相关单位应通过引进云计算、智能检索等先进的信息管理体系，提高档案管理效能与质量。相关部门需购置高性能的服务器、存储设备、网络设备等，也要强化对系统的硬件设施维修与管理，保证设施的良好运转，防止因系统的损坏而造成的档案的遗失或泄漏[5]。

表二：信息化软硬件建设

三 结束语

综上所述，大数据背景下，档案管理实现数字化转型越发重要。随着科学技术的进步，档案管理已突破传统的纸质档案管理模式，逐步向智能化、自动化转变。需要注意的是，在转变过程中，相关单位要充分意识到档案管理的重要性与价值，这不仅是在保存以往的记忆与历史，更是在有效促进决策的选择、创新与隐私保护。最后，相关单位要对新兴科技持续学习与调整，持续对档案管理体系进行改进，以此保证档案管理的安全、可靠。

参考文献

[1]侯志强. 人才管理与人力资源档案的协同优化[J]. 黑龙江档案,2023,(06):78-80.

[2]王文娜. 大数据时代档案管理信息化研究[J]. 参花,2024,(01):137-139.

[3]熊燕,周昊,王君仪. 大数据背景下档案信息服务创新[J]. 中国管理信息化,2024,27(04):212-214.

[4]窦凤伟. 大数据与档案：一种新型的数字化纽带[J]. 兰台内外,2024,(05):28-30.

[5]曹灿,孙凯明,郝明,张建平. 基于大数据技术的档案管理系统设计与实现[J]. 自动化技术与应用,2024,43(03):152-154.

作者简介

魏峰 1981.07.02、天津人，汉族，研究生学历，工程师，政务服务保障中心管理工作。