火电厂档案数据网建立过程实践与思考

火电厂档案数据网建立过程实践与思考

张雅婷

国电电力大同发电有限责任公司

1 概述

档案是企业的知识资产和信息资源，是一个企业文件体系中的精华部分，能够记录企业的各项职能活动，具有业务、文化、教育、法律等作用。保证档案的安全与完整，并为有需要的人员提供档案资源和服务，能够更好地服务于生产和企业文化建设。

建立档案数据网是企业管理服务的重要基础性条件，是提升企业管理水平，促进生产经营的有力保障。线上档案管理信息系统是构建档案数据网的基础平台。能够满足档案收、存、管用各项功能，可以使收集、整理、归档、查询、利用、借阅、鉴定、销毁、编研等各项业务全过程信息化管理。随着信息技术的飞速发展，构建档案数据网是人们对数据需求的迫切要求也是必然趋势。具体到火电厂中，文件收发、燃煤采购、设备修理都离不开档案数据的支持，和员工相关的遗产继承、工资工龄、退休审批更需要大量、准确的档案数据。

本文以某火电厂为例，详细介绍了此电厂档案数据网建设之前的状况，建设前期的调研，具体建设过程，档案数据网建设后的状况，提出问题及思考。

关键字：火电厂、档案数据网

2 档案数据网实施方案及运用效果

2.1某火电厂档案建设网建设前状况

2.1.1火电厂简介

位于山西北部的某火电厂始建于1978年，中间经历了三期工程建设，一二三期机组分别于1983年、2003年、2009年投产，其中一期机组于2022年退出运行，现装机容量252MW，且由于近年来大力发展新能源产业，又在厂区内建设了小型光伏发电，在一期机组退出运行后预计要建立氢储能等项目，现有员工1400多人，是一座历史较为悠久，档案资源丰富且多元化的电厂。

2.1.2数据网建设前档案状况介绍

火电厂档案资源按照扩建工程分为一期二期三期，文书档案分类按照国家行业要求经过多次变化，从1978年开始，最新采用分类符合《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局10号令），从2006年开始同时有电子版，二期三期科技档案分类符合《火电建设项目文件收集及档案整理规范》（DL\T 241-2012），从2018年开始同时收集录入电子文件，总计室藏资源约4万件（卷）。同时该火电厂还积累了大量的实物档案、声像档案等，管理人事档案1400多卷。

2.1.3 档案管理系统状况

该火电厂在2010年采用当时比较先进的紫光档案管理系统，用Oracle数据库，采用客户端的形式，实现了档案录入、查询的数字化，缺点也很明显就是有利用需求的人员不能自主查询，必须到档案室有客户端的电脑才能查询，并且由于数字化率较低，查询很不方便。

2.2 档案数据网可行性分析

局域网线上档案管理系统为档案数据网搭建平台，提供载体。该火电厂在实际运用中公文流转、燃煤采购、燃煤运输及各类招投标均已实现无纸化、数字化流转与办结，有一个功能强大的数据服务网实现文件材料的整理、留存是后期实现数据利用的基础，是提高档案现代化的必经之路，也是各项业务数字化后归档文件迫在眉睫的事情。本着档案系统的延续性和上级公司保持档案管理系统的一致性，2021年该火电厂通过与原档案管理系统供应商联系，确定更新档案管理系统费用及费用渠道，合同金额25万元，项目实施期1个月，维护期12个月。

2.3 线上档案管理系统建设

2021年该电厂档案室经过项目申请、审查，单一来源审批、公开公示、合同谈判、设立数据存储单元、系统数据拷贝、角色赋权、专职档案人员和兼职档案人员培训等环节，于同年9月正式上线运行。该厂经过一系列角色定义、赋权管理、推广培训，现在已经形成以分管领导为主要负责人，综合管理部为实际负责部门，4名专职档案人员和26名兼职档案人员组成的管理网络体系。以线上紫光档案管理系统为载体依托，形成收集、整理、移交、归档、利用、编研等一系列工作流程为一体的档案工作模式。

2.4 档案管理系统运行以来，在文件材料收集、整理、移交、归档方面的变化。

2.4.1所有档案工作流程留痕、各业务部门参与度大大提高。

该电厂推广了归档文件由文件承办单位或者承办人收集、整理责任制，档案室设计出工作流程，提出具体要求，把归档工作所涉及的业务标准，归档整理和移交所需表单、工具文件等嵌入档案管理系统，各业务部门和档案人员按照流程规定进行选用和填写，形成流水化作业。分化流程的优点是各业务部门文件整理的参与度增强，档案管理是文件流转的最后一步，知道这些文件的“家”在哪里，再次利用的可能性大大增强。且同一业务部门查自己部门归档的文件材料的可能性最大，由于系统留痕的功能，同一个业务部门同事之间移交的文件材料相互可见，文件材料查找也更便捷。流程分化同时也大大减轻了专职档案人员录入、整理的工作量，减少了档案专职人员的数量，该电厂2021年档案专职人员已由2020年的6人减至4人。

2.4.2 进行赋权管理，形成人人能归档，各各会利用的数据管理模式，多环节，多渠道把控文件材料完整和质量。

按照档案管理系统对角色的定义，该厂人员分为厂领导，部门领导、专职档案员、部门兼职档案员、普通用户等，通过不同的角色定义给予了不同系统权限。每个有归档需求的业务部门设置部门兼职档案员，同一部门人员可以登录系统看到本部门移交文件材料，由于文件利用的特殊性，大大节省了再次查找时间。该电厂下设生产部及技术部，通过系统流程设计，增加了审核环节。比如原来由技术部移交的技术改造资料，由技术部或生产部项目负责人审核后直接办理交接登记，现在需要由负责结算部门的物资部审核、负责审计的审计部审核，增加了审核环节，在审核过程中，生产部门需要多次审核，严格把控档案完整性和质量。

2.5 档案数据网建设后数字化成果

档案管理系统是文件材料的载体，而分类整理的文件材料数据是实现数据库利用的关键。为了让档案实现可查即可用，该厂档案室申请购入了工程扫描仪、快速扫描仪、高拍仪等先进的数字化设备，针对不同档案装订存储方式进行库存档案数字化。通过和业务部门、技术部门协商确定数字化档案的数量和范围，该厂档案室从2021年至今数字化文书档案1441件，科技档案176卷图纸1692张。为档案数据跑起来提供了保证，为真正实现档案数据网提供基础服务。

3 档案数据网建设提高了工作效率，保护了实体档案，提高了档案的利用率。

3.1提高经济效益。

相比于2010年档案管理系统是客户端，业务部门有利用需求时，只能来档案室由专职档案人员登录客户端进行查询。费时费力，且由于档案专职人员或者查阅人员专业知识或者搜索技能有限，明明可以找到的档案可能会失之交臂。现在业务部门能够最大程度的在自己的办公电脑上通过搜索、申请、利用等得到自己想要的档案内容。查询方便简洁、查询时间宽裕、缩短了查阅时间，避免了由于档案人员不了解专业导致误查、漏查档案。

由于流程的分化，减少了专职档案人员的配置2人，提高了企业经济效益。

3.2保护实体档案。

由于数字化的大力推广和在线档案管理系统的应用，数字化成果已经能够满足生产、服务需要，档案实体借阅量降低，自线上系统运行以来申请利用287人次，实体借阅仅10次，且均为营业执照、土地证等必须使用实体档案进行工作的文件。减少了由于借阅实体档案发生的档案丢失、档案磨损等风险，真正做到了“足不出户、信息到手”和“实体档案不出库”。

3.3 提升了工作效率，提高了档案的利用率。

由于档案利用的便捷性，业务部门参与度增强，形成了方便用档、乐于归档的良性循环，增强的档案的实用性，提高了档案管理水平。

4 档案数据管理网建成后的思考

如今档案数据管理网已经运行两年，个人认为可以运用扩展的方面：

4.1 电子档案的推广运用

在电子签章、单套制归档、电子档案日渐成熟的背景下，在符合《电子档案单套管理一般要求》（DA/T 92-2022）要求下，做好档案系统和各业务流程的接口，使文件材料数据可以在各个系统里无障碍奔跑，省去离线归档，重新录入或者导入的步骤，到时会更加方便快捷，进入档案系统是文件材料只要被赋予唯一的标识符即可完成归档。

4.2 扩展档案管理系统平台的功能

扩展档案管理系统平台的功能，以业务部门或者以个人为单位提供线上存储单元，开辟办公网上资源共享文件。对于一些制度、部门公用资料等不在文件材料归档范围却实用的，有传承性的专属材料提供共享空间，避免因部门人员调离而间断，保证了工作的延续性。也使得新入岗或者转岗的员工能够自学，快速进入角色和工作。

5 总结

线上档案管理系统运行已经超过两年，它的推广得到了广大业务部门员工的好评，同时进行的库存档案数字化率也逐步提升，为档案数据网提供数据资源，相信在信息技术不断发展的背景下，数据网络的运用会更加的广泛。