论新形势下企业档案管理的信息化建设

论新形势下企业档案管理的信息化建设

作者姓名：边荣辉

单位：中国电建集团核电工程有限公司

省市：山东省济南市

邮编：271100

摘要：数年来，随着科学技术和计算机应用的不断发展，信息化成了现代企业高质量发展的必经之路，档案信息化建设随着信息化的全面铺开经历了从无到有、从数字化档案向数字档案转变、从提高劳动生产率向为企业提供知识服务的角色转变。基于此，本文就新形势下企业档案管理的信息化建设进行详细探究。

关键词：新形势；企业；档案管理；信息化建设

1引言

档案管理是企业工作中非常重要的一部分。传统的档案管理通过人工收集检查与管理，过程烦琐复杂，消耗大量时间，同时管理效果并不好，容易出现档案缺失。通过信息技术改进档案管理模式，可以有效节省人力，加快资源管理与分配。

2 研究意义

在信息化大力发展的新形势下，企业档案管理要坚持与时俱进，注重档案管理的信息化建设。档案管理作为企业的重要部分，主要对企业运营进行追踪，为企业的战略规划提供重要的数据信息。由此可见，档案管理对于企业发展的意义。在这种情况下，企业要认识到信息技术的重要性，并且要注重档案管理的信息化目标，其建设的意义具体主要体现在：其一，在信息资源共享的时代，企业无论出自于政治的角度，还是发展的角度，都需要注重信息化管理工作的开展，充分发挥出企业的表率作用。企业要注重创新和开拓，不断拓宽企业的发展渠道。其二，通过信息技术的有效运用，能够对企业的发展起到助推的作用，同时可以实现档案管理信息化建设，为企业改革提供重要的数据保障，以此来实现企业改革的最优化。其三，档案信息化管理目标的实现，在一定程度上推动了企业的文化建设，企业通过档案管理工作的开展，实质上也是对固有企业运营的记载，清晰地记录着企业的文化及发展。鉴于此情况下，企业要认识到档案管理信息化的优势，使其更好地服务于企业各项工作的开展，进而促进企业实现又好又快发展。

3 企业档案管理中存在的问题

3.1 缺乏正确认知

在信息时代背景下，企业的发展越来越多的依赖于信息的整合和分析，尤其对市场变化和需求的分析，更是离不开信息技术的服务支撑。但是在此阶段，许多企业的领导者和记录管理部门的员工都没有意识到记录信息化的重要性，其中一些人对信息化的概念持怀疑态度，很难主动地领导或参与其中。其他人则忽略了在记录管理工作中信息化的巨大作用，并且不能以对记录信息化必不可少的态度积极地进行创新。档案信息化建设被搁置，并且进展缓慢。

3.2 管理人员素质不足

企业档案管理工作作为一项具有较强专业性以及机密性工作，它需要有专门的工作人员进行专业档案管理。但是因为大多数的企业对于这项工作并不怎么重视，因此很多企业并没有着重招聘这一方面的专业人才，又加上我国对于这一类人才本就缺少，因此使得我国现代企业的档案管理很难达到其真正的需求。与此同时，大多数的企业又是极力追求经济效益，这也就是使得它们只是重视和招聘生产经营上的人才，而不去招聘档案管理的人才，甚至一些企业并不设置档案管理的专业人员，只是让别的部门的工作人员兼职做这项工作，结果可想而知，企业的档案管理效率十分堪忧。又因为一些企业档案管理的相关工作人员并没有经过专业系统学习，因此很可能导致档案的缺失，影响档案的正常运用，使得工作效率十分低下。除此之外，又因为不是专业管理人员，在进行管理的时候，并不知道档案如何合理分类，这也因此导致企业人员在查看获取相关信息的时候，存在很大困难，无法让档案管理的真正价值得以体现，对档案管理工作造成严重的影响。

4 新形势下企业档案管理的信息化建设策略

4.1 树立信息化档案管理理念

档案管理部门在企业有序经营中发挥着重要作用，目前该部门的任务是彻底改革以往的档案管理理念，积极引入信息管理思想和管理方法，彻底消除束缚，解放员工并促进实现文件信息构建目标。但是，文件管理任务显然受到逆行管理思想的限制，这主要表现为对企业领导者和文件管理人员缺乏理解和准确掌握文件管理信息化的能力。功能和应用价值阻碍了信息文件管理的实施，在这方面，企业应从树立准确、科学的信息管理理念入手，运用正确的管理思想指导档案信息化建设。与此同时，企业的领导应该重视信息化建设，明确信息化思想在提高企业工作效果方面的重要作用，并在档案管理信息化进程中发挥领导作用。向后思考，积极行动，为建设信息化做出贡献。另外，企业应通过一系列信息管理宣传，调动全体管理人员的积极性，全员参与档案信息化建设。

4.2 加强专业人员培养力度

企业档案管理需要专业的人员负责，因此企业很有必要加强相关的人员建设，并且还需要招聘专业的档案管理人才帮助企业进行档案管理。与此同时，对于现有的管理人员则是需要加强专业知识的培训力度，通过给予该管理人员更多的学习和发展空间，以此提升对方的专业素质的培养，不断加强其综合素质以及业务上的专业能力，确保该工作人员能够达到现代企业制度下进行档案管理相关工作的要求。换一句话说，企业只有建立好专业人士的档案管理人才团队，才能最大程度保证档案管理能够有效发展。除此之外，现代企业还必须加强档案管理人员的专业素质，因为建立一个专业档案管理人才团队，除了让新鲜血液注入外，还需要提升现有的档案管理工作人员的综合素质，公司应该提供一定程度的帮助，帮助推进和提高现有管理人员的专业知识，除了定期开展关于档案管理相关的培训外，也可以让已被吸收进来的专业人才带领他们学习，以此不断提高档案管理人员的整体素质。只有档案管理的员工能够继续提高自己的专业水平，才能真正促进企业的进步，保证它的可持续发展。

4.3 加大信息化建设的投入力度

企业必须要加强各项资源的有效投入，进行资源科学合理配置，例如购买相关设备有助于促进企业计算机信息化可持续发展。可以购买大量与企业工作密切关系的先进信息设备，有助于营造良好的信息化建设氛围。另外，人才对于企业信息化建设的重要性是不言而喻的，人才的素质会直接影响到企业信息化建设的水平。企业想要开展信息化建设，就必须要努力提高人才的专业素养，培养一些具备专业信息技术的人才，能够熟练应用各种先进的信息化设备和信息系统开展工作，以此来保证信息化建设的有效开展。企业还可以从当前的员工中选择出一些具有潜能和资质的人员进行培养，使其掌握信息化知识和相关的专业技能，并将其安排到合适的岗位上，这也能够发挥出其作用，对企业信息化建设的开展也有着积极作用。增强档案管理人员的素质水平。企业在招聘档案管理人员时应尽可能地选用那些专业的档案管理人员，并为其提供可靠的福利待遇机制，使其能够更好地为企业的发展提供优质的服务。另外，档案信息化建设要求工作人员具备高度的责任心，认真对待档案管理的工作，才能最终完成档案管理的数字化转型，提高档案信息化建设的效率。

5 结束语

总而言之，企业的档案信息化建设具有较强的整体性，需要制度、设备、人员等全方位的支持。企业在发展的过程中离不开档案信息化工作，为此，只有采取积极的应对措施，并提前做好准备，才能建设好企业的档案信息化，从而使其更加科学规范。

参考文献：

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[2] 詹艳辉 . 浅析大数据时代企业档案管理转型升级及对策 [J].企业科技与发展，2020(11)：228-230.

[3] 冯天超 . 大数据时代企业科技档案信息化建设对策研究 [J].企业改革与管理，2020(18)：33-34.