初创小企业财务内控管理流程一体化设计           ——以美嘉公司为例

初创小企业财务内控管理流程一体化设计           ——以美嘉公司为例

朱理想

苏州工业职业技术学院财务处

摘要：小企业是我国实体经济建设的重要组成部分，财务内控管理流程又对企业的发展产生至关重要的影响。小企业往往在初创阶段对财务内控管理流程认识不足，导致在流程管理中存在一些问题，进而影响企业的经营发展。本文基于对财务内控管理流程的实践，总结财务内控管理流程上的经验与思考。

关键词：小企业；初创阶段；内控管理流程

自前总理李克强在2014年夏季达沃斯论坛上提出“大众创业、万众创新”这一概念后，我国人们掀起了创业的高潮。据天眼查专业版数据显示，2017年-2019年，每年小企业新增注册数量都超过1000万家，并且小企业的注册量呈连年增长态势。全国小企业数量达到8000万家，数量大约占到全国企业总数的70%左右。面对如此庞大的企业群体，为了进一步引导和推动小企业内控建设，促进小企业可持续健康发展，财政部印发了《小企业内部控制规范（试行）》，由此可见国家层面对小企业内控建设方面的重视。

一、美嘉公司简介

苏州美嘉旅游签证服务有限公司（以下简称美嘉公司）就是大众创业中的一员，美嘉公司成立于2023年9月份，公司位于中国（江苏）自由贸易试验区苏州片区苏州工业园区苏州中心，营业范围为旅行社服务网点旅游招徕、咨询服务；自费出国留学中介服务；翻译服务；信息咨询服务（不含许可类信息咨询服务）。美嘉公司作为一家初创企业，因企业规模小，人员少，员工管理相对简单等原因，公司并未制定相应的财务内控流程。主要体现在以下几个方面：（1）公司未建立预算管理审批流程，看似公司利润很高，但总是感觉公司“不赚钱”（2）公司财务管理审批流程不尽合理，公司款项支付全由总经理“一支笔”完成，导致资金审批过于集中。有时总经理出差半个多月，因审批流程没结束，款项就支付不了，因此审批制度就制约着公司的经营发展。（3）公司未建立采购管理审批流程，物品采购比较随意，特别是大额采购，采购金额远远大于正常数值，员工吃回扣现象时常发生（4）公司报销表单都是网上采买，员工在实际填写表单时不知该如何填写，即便填写了表单也无法真实反应业务情况。（5）公司项目的收款因无人统计报送数据给财务部门，导致财务部门无法及时进行账实核对（6）出纳也没有报送资金日报给总经理的习惯，总经理不知道公司账面资金，公司在承接新项目时往往需要垫付大额资金，因账面资金不足导致公司违约或者举借新债的情形时有发生。（7）针对上述情况进行梳理探讨研究，制定财务内控管理流程一体化设计。

二、制定财务审批流程

（一）预算管理审批流程

针对美嘉公司利润很高，总感觉“不赚钱”的现象。首先强化全体员工的预算管理及花钱必有效，无效必问责的观念，预算管理要实现全员参与，上到管理层下到基层员工，花钱做事有依据、有预算，无预算者一律不予报销。预算管理要设置考核奖惩措施，对预算管理考核不及格的部门予以惩罚，考核优秀的部门予以嘉奖。其次要设置预算管理委员会，预算管理委员会的机构设置在财务部，预算管理委员会成员由总经办、财务部、各单位、部门负责人或项目负责人组成。预算管理委员会指导全公司的预算工作，负责根据公司战略目标制定预算目标。预算管理委员会负责协调、解决在预算编制、执行过程中的有关问题，确保预算的有效实施。

预算管理分为三个阶段，一是预算的编制与审批，预算的编制应遵循自下而上与自上而下相结合，自下而上指的是从基层各个部门进行预算的编制逐级汇总到财务部，财务部汇总后申报总经理审批核准。在预算编制过程中应该人人参与，杜绝一人独编，随意编制预算的现象。自上而下指的是总经理审批核准后，由预算管理委员会将预算目标细分下发到各个部门严格执行。预算编制年度审批流程如下：部门汇总申报—财务部汇总—总经理审批核准；预算编制月度资金审批流程如下：部门申报—财务负责人审批。二是预算的执行，各预算责任单位根据预算管理委员会核准后的预算额度进行分解，并将执行目标落实到具体员工，财务部按照月度、季度、半年度对预算实施进行汇总，分别呈报各责任部门，预算管理委员会、总经办。预算管理委员会每季度召集各预算责任单位进行预算执行结果分析，分析预算执行过程中出现的问题，如果与预算目标存在偏差，及时查找具体原因并根据实际情况调整预算。对于预算调整额度，单项目调整额度在5%（含）以内的经责任单位负责人审核、财务负责人审批后执行，单项目调整额度在5%以上到15%（含）以内的经责任单位负责人审核、财务负责人审核、总经理审批后执行。对于单项目调整额度在15%以上的不予审批。三是预算的考核。预算管理应建立考核制度，制度与奖金、个人晋升密切相关，一方面可以激发员工的参与度，另一方面可以提升公司在该行业的声誉。公司根据考评结果进行奖惩：对于分项目考核与总额度考核都在控制预算之内的且项目管理达到预期效果的，为特别优秀责任单位颁发中流砥柱；同时给予该责任单位年终奖金，年终奖金的发放额度结合预算节约额度与项目实现预期价值两个方面来综合计算，奖金的额度要能起到充分激励的作用；对于连续三年获得中流砥柱奖的单位负责人晋级提拔;对于考核不合格的责任单位，一是扣发当年年终奖，二是连续三年考核都不合格的单位负责人降级使用。

（二）财务管理审批流程

针对美嘉公司财务管理审批流程“一支笔”的现象，首先完善资金审批流程，在资金支付流程中应根据申报审批的预算下放资金审批权限，所有资金在预算额度内支付，超预算的，待追加预算审批后方能支付，所有支付都必须流程齐全并附合法、合规的原始凭证，对于违法违规，不遵守相关财务制度，不按照审批流审批的，原始凭证不全的，出纳有权不予支付。根据不同类型，确定不同的审批流程，具体审批流程如下：

（1）客户退款流程：经办人填写申请书—部门负责人审批—财务负责人审核—出纳退款。

（2）员工借款流程：单笔金额0.5万以下（含）：经办人填写借款单—部门负责人审批—财务负责人审批；单笔金额0.5万以上、2万以下（含）：经办人填写借款单—部门负责人审批—财务负责人审批—分管副总审批；2万元以上：经办人填写借款单—部门负责人审批—财务负责人审批—分管副总审批—总经理审批。（借支的原则：前款不清，后款不借。）

（3）费用报销流程：预算内常规性费用支出：单笔金额0.5万以下（含）：经办人填写报销单—部门负责人审批—财务负责人审批；单笔金额0.5万以上、2万以下（含）：经办人填写报销单—部门负责人审批—财务负责人审批—分管副总审批；单笔金额2万以上：经办人填写报销单—部门负责人审批—财务负责人审批—总经理审批；预算内人力成本支出（月度工资、福利支出、绩效支出）：经办人填写报销单—部门负责人审批—财务负责人审批—分管总经理审批，预算内人力成本支出（高管绩效支出）：经办人填写报销单—部门负责人审批—财务负责人审批—总经理审批；未列入年度预算的经费不得列入支出，因工作需要确实要增加的事项应事先与财务部沟通经费列支渠道后，由部门负责人提出，经总经办集体研究批准追加后才能列支。（各类费用报销原始票据的粘贴应按业务性质，以均匀、错开层叠的形式，分事、分类粘贴，不得将票据不加区分地混合粘贴在一张粘贴单上。对不按规定的，财务部有权不予受理。）

（三）采购管理审批流程

针对美嘉公司未建立采购管理审批流程等现象。首先建立采购管理办法，进而明确采购形式、流程及附件要求。在采购货物及服务等项目时均根据采购管理办法执行。不同采购形式报销时需提供不同材料。

1.采购形式及附件：

（1）零星采购（单笔金额0.5万以下）：需提供采购依据、验收单、采购合同或协议。

（2）询价采购项目（单笔金额0.5万以上、2万以下（含））：需提供立项依据、采购合同、询价记录表、验收单。

（3）公开招标采购（2万以上）：需提供立项依据、采购合同、招标文件、验收单。

（4）单一来源采购项目：需提供采购合同、验收单、单一来源采购证明材料，审批流参照上述3种形式。

2.采购流程：

当部门员工有采购需求时，填写采购申请单，经部门负责人签批后，由采购部根据采购金额确定不同的采购形式，经总经理审批后执行采购流程。具体采购流程如下：（1）单笔金额0.5万以下（含），经办人填写采购单—部门负责人审批—采购部审批；（2）单笔金额0.5万以上、2万以下（含），经办人填写采购单—部门负责人审批—采购部审批—分管副总审批；（3）单笔金额2万以上：经办人填写采购单—部门负责人审批—采购部审批—分管副总审批—总经理审批；

三、统筹业务表单设计

针对美嘉公司业务表单均网上采买，填写时无法真实反应公司业务情况；业务部门不统计项目收款而导致的账实不符；不报送资金日报，管理层不清楚账面资金而导致公司违约或者举借新债等情况，根据上述情况分别设计了项目信息表、收据登记表、三表一体单（借款、请款、报销单）、资金日报及明细表、开票申请单。

（1）项目信息表：一般用于公司登记新项目信息，一方面便于公司业务部门、管理层了解该项目信息及特点，另一方面便于公司财务进行项目成本核算；

（2）收据登记表：一般用于公司项目收入登记，项目登记人员收款后每天及时登记收款台账，出纳根据进账单核对收款台账，核对无误后反馈项目登记人员，目的便于公司业务部门与财务部门进行账实核对。表单如下：

（3）三表一体单：根据公司的实际情况设计了三表一体单，该表由费用报销单、请款单、借款单构成。该表一方面克服了无法真实反应公司业务情况，另一方面克服了员工不知该如何填，填写时大小写数字不一致，字迹模糊等情况。费用报销单一般用于公司员工个人费用报销；请款单一般用于公司对外请款及预付付款；借款单一般用于公司内部员工因公或因私借款；该表的特点是运用函数公式进行设计，三种不同单据在一张表单中呈现，克服了因经办人手工书写潦草导致审核人不能辨析、大小写金额填写不一致导致重复退单，项目名称不一致导致项目核算不准等等原因而影响企业运营效率。经办人只需要根据不同的业务类型选择表单，根据表单提示逐一填写，整个填表过程除签字需手工签外，其他均需电脑打字完成。除了最基本的付款信息外，如选择费用报销，表单还会提示员工是否冲销借款；如选择请款单，表单还会提示是否预付，如选择借款单，表单还会提示预计还款日等。表单如下图：

（4）资金日报及明细表：一般用于出纳资金日报编制及提交。出纳每日根据审批结束的单据执行付款、收款单据登记，核对资金日报明细、余额与网银是否一致。每日下班前截图提交报表到总经办微信群。该表只需要出纳在明细表中填写摘要、收入、支出项目等信息，汇总表会根据明细表自动生成相关数。报送资金日报的目的是让总经理及时掌握公司日资金收支情况，避免因公司账面资金不足导致违约或举借新债的情况。表单如下图：

（5）开票申请单：一般用于公司发票申请；该申请单分为增值税普通发票和增值税专用发票申请。该申请单的作用一方面在于明确货物或应税劳务、服务名称，规格，数量，单价及金额，防止发票虚开等情形。另一方面在于明确开票责任，保护开票人利益，防止部门之间相互推卸责任。

国务院促进中小企业发展工作领导小组办公室印发《助力中小微企业稳增长调结构强能力若干措施》（下称“《措施》”）中也指出要加大公共服务供给和舆论宣传引导，深入推进“一起益企”中小企业服务行动和中小企业服务月活动，为中小微企业提供更加优质、精准的政策宣传解读、咨询、培训和技术等服务。通过对该项目前期调研，实地走访，案例收集，数据分析，然后给出内控方案。希望通过该一体化流程能够进一步推动美嘉公司实现高质量发展。

作者简介：朱理想，男，1991年9月出生，汉族，江苏丰县人，硕士研究生，现为苏州工业职业技术学院财务处会计师。研究方向：小微企业财务制度设计。

参考文献：

《助力中小微企业稳增长调结构强能力若干措施》 工信部企业函﹝2023﹞4号