水利工程声像档案的收集与归档管理策略思考

水利工程声像档案的收集与归档管理策略思考

杨玉蓉

云南省滇中引水工程有限公司 云南省昆明市

摘要：随着水利工程的发展，声像档案作为工程执行过程记录的重要工具，其管理和归档问题正日益受到重视。如何更好地管理水利工程的声像记录并最大化其效益已经成为当前急需探讨的核心议题。本文探讨了水利工程声像档案的特殊性质，详细剖析了声像档案在收集和管理阶段所遇到的各种问题，并为此提供了一些建议。

关键词：水利工程；声像档案；归档管理

随着现代信息技术的持续发展和进步，声像资料作为水利工程建设及其管理过程中不可或缺的记录手段，其重要性逐步受到了广泛的认识和重视，加大水利工程声像档案的收集和管理也日益关键。但在水利工程声像档案的收集和档案管理过程中，仍然面临一些亟待解决的挑战，因此，对于水利工程的声像档案的收集以及存档的管理工作，强化其重要性显得尤为突出。

一、收集与归档管理中存在的问题

（一）音视频档案管理不规范

进入新时代，随着信息技术的持续进步，音视频档案已变成了构建企业文化中不可分割的一部分，对于增强企业的整体竞争实力起到了越来越重要的影响。然而在声像档案的管理层面，确实看到了若干未完全规范的问题存在。如：在日常管理操作中，某些单位在声像档案资料的获取、保护、统计以及提供使用上表现得相当“不拘小节”，自由形成、自由处理。鉴于缺乏一套统一的管理和档案保存规则，各单位与项目在声像档案管理上有着显著的不同。某些组织可能没有建立一个完备的声像存档管理架构，这导致了对文档进行分类、编号以及储存等方面的操作存在混乱，进一步影响了文档检索与应用的效能。

（二）日常保管存在短板

某些机构在存储音视频资料时，可能会忽略保存时间，并且随意修改其资料或构造【1】。对于声像档案的安全性管理，存在着若干显著的短板。首先，该问题高度受到环境因子的制约。声像档案中的存储材料，如磁带和光盘，对外界的温度、湿度和光照变化都非常敏感，当这些外部条件受到损害时，可能会导致档案的损坏。因此，加大声像资料的维护与保管显得至关重要。然而，有的机构在声像文件的保存上没有采取高效的管理方法，甚至有的没有建专门的文件存储室，文档更容易被损坏或丢失。

二、水利工程声像档案收集与归档管理策略思考

（一）加强声像档案的收集工作

对于声像档案来说，整理和搜集过程是非常重要的，其质量会直接影响档案的完整性和应用价值。因此，在日常的管理工作实践中，声像档案管理工作的重要性不容忽视，并且需要对收集这类档案的各个环节实施科学而高效的规范和指引。需要设定一个明确的音频和视频文件收集标准。声像文件的管理涵盖了工程建设的全周期中的各个环节，除了要捕捉施工时期产生的各类资料外，还要覆盖项目从策划、布局，到实际执行、监督和验收的每一个步，同时也囊括工程过程中所有必要的保养和改建工作。并且还涵盖了经过整理处理后已经产生的各种文字文件，如照片、录像以及其他档案材料。另外，还应当包含与该工程有关的环境周边、社会和经济状况，以及其他的声视频数据。对声像资料执行分类、整合和存档是一个极其关键的任务，它旨在把与工程开发相关的所有声像资料整合在一起，从而构筑一个健全的管理体系，以支持其后续的使用和储存。出于这些考虑，制订了详尽的资料收集标准和明确的声像资料的记录规则及技术指南，确保收集到的数据可以真实且完整地呈现工程的实际进展。

（二）完善声像档案的归档制度

在声像档案的管理过程中，归档环节是至关重要的步骤，因为这一环节直接决定了档案的整体性与结构性。在实际的声像档案管理中，由于对归档的认知有一定的误区，可能导致档案内容不全面，从而对档案管理的整体质量造成了影响。为了声像档案的安全，建立一个统一的档案归档标准是非常关键的。在日常的职务实践中，需要依据真实状况设定一个合适和可操作的归档边界，并对存档的物资进行科学的分类。并明确文件的存储期限，比如确定工程完成后需要多久才能进行文档归档。

（三）建立声像档案的数字化管理系统

利用诸如计算机扫描和网络传输等先进科学技术，在搜集声像档案资料的过程中，通过互联网或局域网络平台向大众提供了所需的服务。另外，为了达到资料数字化管理的目标，还要创建一份声像资料的数据库。然后广泛地采纳现代技术手段，以确保声像档案的信息资源能实现在线集成。可以创建一个用于声像文件检索以及相关应用的系统平台【2】。通过创建一个集成的检索平台，能够大幅度提高声像级档案的检索效能；基于此，将提供专业的服务，满足各类用户的需求。此外，还可以设计并推出多种独特的使用方式来优化声像档案，如在线查阅、下载以及打印，以增加其使用的便利性。同时，必须对数字化档案馆建设过程中可能的安全风险进行详尽探查，保障声像档案的管理任务能够顺利进行。在数字化时代，数字化管理系统在安全性和维护效率方面还需进一步提升，并高度关注数字档案资源的建设和维护。这需要构建一个全方位的系统安全性管理架构，同时采用如防火墙以及数据备份等多重保障手段，以预防数据被遗失或恶意更改，确保它能够持续稳定地进行操作。

（四）加强声像档案的安全管理

必须强化对档案安全的保护，确保在声像档案使用过程中不会透露任何机密信息，并防止因此而引起严重的损失。还需要为声像记录设计应急的应对方案和战略。针对档案安全中的风险点进行深度分析，然后再结合实际的工作情况，给出关于增进档案管理人员的安全觉悟、建立完善的工作制度、进一步强化教育与培训以及完善紧急救援体系建设的一系列策略与建议。此项任务关联到制订应对档案安全事故的即时程序，并对事故的上报、探查及处理等关键环节明确各自的责任与要求；为确保档案人员能够合法且按照相关规章制度进行工作，需要完善和建立严格的安全管理规定并承担其职责。同时，会定时组织紧急状况的模拟练习，以提升应对档案安全事件的应急能力。

（五）提高声像档案管理人员的专业素质

有必要为声像档案的管理团队建立一套评估与评价的系统或制度。针对各个职责岗位的实际需求，制定既科学又合理的考核体系。经过定期的评估过程，对管理团队的绩效以及其技能都进行深入的评价；绩效评估过程需要整合激励措施，以激发管理人员的创新热情。此外，需要实施一系列奖励和处罚制度：对于表现出众的管理者会给予奖励，而对于那些未能充分展现其工作能力的管理者则会被施以相应的处罚。也应当持续努力塑造一个活跃的工作氛围，以提升管理层的激情和积极性。在已有的基础框架上，还需持续优化管理规章并提高管理的质量水平【3】。这代表着必须建立一个公平且正直的办公环境，为管理团队创造高质量的工作氛围和薪酬待遇；优化管理制度，构建对应的规章制度以规范管理者的各项工作，并进一步整合到绩效考核的整体框架里。同时，应该增进与上层管理的沟通和互动，以深入掌握他们的需求与意见，进一步提高他们对工作的满意程度。

结语

综上所述，对水利工程声像档案进行整理是一个涵盖多个领域的综合性任务，这要求政府、企业，还要求科研机构的全面参与和努力。希望本文能为我国水利工程领域的声像档案管理的持续优化和提升，提供一些实用的建议和指导。

参考文献

[1]王欣.中小城市城建档案馆如何做好建设工程声像档案的收集归档与质量控制[J].  2020.78.

[2]黄航星.简析如何做好建设工程声像档案收集归档工作[J].办公室业务, 2018(17):2.

[3]尹文菊.如何做好建设工程声像档案收集归档工作[J].城建档案, 2019(4):2.