车辆年检档案管理规范化的实践与探讨

车辆年检档案管理规范化的实践与探讨

陈清

（平昌县机动车辆安全技术检测中心  四川巴中  636400）

摘要：随着信息技术的飞速发展，车辆年检档案管理正逐步从传统的手工操作向信息化计算机管理转变。这一转变改变了档案管理模式和操作方法，进一步提高档案管理的效率，节约了大量人力、物力，让车辆年检档案查询利用更加便捷、高效。为此，文中立足车辆年检档案的特殊性，探讨了信息技术背景下规范档案资料信息收集、处理流程、实行纸质档案与电子档案并行管理、定期审核并校对档案资料等方面的管理实践与创新措施。旨在为车辆年检档案管理效率和质量，提升档案资料的查询利用价值提供策略参考。

关键词：车辆年检档案；规范化；管理；措施

车辆年检档案，是指车辆管理部门在实施车辆年审过程中产生的重要的具有保存和利用价值的资料。加强车辆年审档案管理，有利于促进车辆年审工作顺利开展，切实维护车主的合法权益权益，确保年审质量和车辆安全。随着现代信息技术和办公无纸化技术的不断发展与广泛运用，车辆年检档案管理信息化已经成为新的趋势和时代发展的必然选择。为此，本文结合近些年来车辆年审档案管理实践，就车辆年检档案管理规范化的实践与创新策略进行探究。

1规范收集车辆年检档案资料

1.1明确车辆年检档案资料收集范围

车辆年检档案资料主要包括以下几大类：一是车主身份证复印件、行驶证、驾驶证复印件；二是《机动车查验记录表》，公车的单位统一社会信用代码证书复印件及《授权委托书》；三是车辆识别代号(车架号)拓印纸表册相应位置上；四是机动车交通事故责任强制保险单(副本)；五是自修车辆或修理厂承修的车辆查验表；六是机动车安全技术检验合格证明；七是轻型汽油车的尾气检测合格报告单；八是委托本地核发合格标志的需提供《委托核发机动车检验合格标志通知书》和回执；九是涉及交通安全违法行为的和交通事故的处理依据；十是法院查封的车辆需要办理定期检验的，法院提供的证明、凭证；十一是代理的，代理人身份证明及复印件和机动车所有人的书面委托书；十二是其他有关车辆年检的资料。以上都是车辆年检档案应收集的资料。

1.2做好车辆年检档案资料收集

1.2.1统一资料格式和质量标准。档案管理人员在做好车辆年检档案资料收集工作之前，应致力于制定和执行统一的档案资料的文本格式、保存格式和质量标准。这样，便于今后档案资料格式统一，保证管理质量；同时，电子档案储存格式统一，要word格式所有文字资料都是这个格式，要转化为PDF格式保存所有文字档案资料也要统一为这样的格式，图片可以统一保存为JPG格式；同时，统一文件命名规则（如，序号+车主姓名）。这样，电子文档和保存格式统一后，在今后查询时或复制到其他电脑上容易阅读识别，确保车辆年检电子档案资料的一致性、规范性和易读性。

1.2.2做好车辆年检电子档案资料收集。一是按照车辆年检预设的各种表格，看收集的表格上的信息资料是否规范完整，以车辆的基本信息为例，管理人员应预先定义车辆型号、制造年份、所有者信息等要素的表格模板。档案管理人员在收集资料要根据模板商定栏目去认真审核资料填写是否完备，此举不仅有助车辆年检档案资料高质量收集，同时能够减少档案资料的错误和遗漏，提高档案资料今后的查阅利用价值。

1.2.3做好纸质车辆年检资料收集

车辆年检过程中需要提交许多复印材料，这些档案材料纸质的，因此，管理人员需要收集车辆年检档案资料时，除开车辆年检系统产生的电子档案之外，还要做好车辆年检爱你纸质档案资料的收集，做到应收尽收。

2规范整理车辆年检档案资料

档案管理人员要对采集到的各种车辆年检档案（电子的、纸质的）资料进行规范整理。在整理过程中，档案管理人员要将一辆车的年检资料单独组成一件档案，做到“三查”：一查资料是否齐全。按照车辆年检所需资料目录进行一一对照，看每辆车的年检档案资料是否齐全，缺项的要去有关部门查找不补全。二查资料是否准确。档案管理人员应对每辆车的年检档案资料进行核查，看其资料内容是否有遗漏或错误、纸质档案上是否涂改或模糊的地方，一旦发现有这些现象，就要与经办进行核实，确保档案资料准确无误。三是查资料格式是否正确。年检的电子文档可参照公文格式（字体字号字间距和页边距）进行规范；保存格式要统一调整为自己设定的保存格式。

3规范档案资料信息化管理

随着现代信息技术、数字化技术和办公网络化技术的普及和运用，车辆年检档案管理已经跨入到信息化的轨道。一是利用车辆年检操作网络系统，收集、利用档案资料。二是建立年检档案资料数据库。管理人员应将所有车辆年检电子档案储存在数据库中，保存在档案管理专用电脑或移动硬盘或刻录成光盘中。三是将车辆年检纸质档案通过扫描、数码照相等技术转化为电子档案，一并保存在数据库中，便于今后快捷查询利用。四是对纸质档案实行“双重”保管。实行纸质档案和数字档案分别保存，同步更新，内容和形式都保持信息一致性。档案管理人员应定期安排核对时间，检查纸质档案和电子档案中的数据是否一致，不仅有助于发现可能的错误或遗漏，同时可以确保两种格式的档案能够互为补充，提高整体数据管理可靠性。

4规范开展档案资料安全保密工作

加强车辆年检档案的安全保密管理，是规范管理档案的不可或缺的重要内容。车辆年检档案资料涉及到车主个人信息和车辆信息，对于车主而言都属于个人隐私和财产安全，需要对外保密，因此，管理人员在管理车辆年检档案过程中一定要注重档案资料的安全保密工作，尤其是在网络化、信息化管理背景下，安全保密显得格外重要。首先，对于纸质档案，要加强档案室标准化建设，增加投入，添置必要的设施，做好“八防”保护措施，保持存储环境恒温恒湿，切实做好防火、防潮、防紫外线等八项安全措施，防止档案受损。其次，对于电子档案，则需要及时性进行数据备份和文件加密处理，防止档案文件被恶意修改或误删，确保档案资料的完整性；档案管理专用电脑要设置开机密码，专人专用，安装的档案管理软件要涉密登录，电脑要安装防病毒软件和防火墙等适当安全措施，从而保护数据不受网络攻击或未经授权的访问。第三，资料查询必须履行审批手续，本人凭身份证并经车管部门的分管领导同意才可以查询。通过上述措施，可以有效防范物理和数字档案的损坏或丢失，确保档案的长期安全保密。

5规范开发利用档案资料

5.1提高查询服务质量

在车辆年检档案管理过程中，档案管理人员应充分信息化手段优化原来纸质档案的检索查找流程，确保在短时间内就能快速、准确地检索到所需车辆年检档案信息。档案管理人员进入数据库中，在“搜索栏目”的对话框中输入车主姓名，就能在短短几秒钟内查询到所需的年检档案资料。纸质档案可以通过档案管理软件的案卷目录查询到所需档案的库存位置。

5.2开发利用档案资料

档案管理人员在阅读车辆年检有关档案资料基础上，写出值得借鉴的年检分析报告，探索车辆年检的各种规律，总结年检工作经验，探索年检档案资料利用查询的特点和作用发挥情况，提出规范车辆年检管理质量提升和优质服务的建议策略，供领导决策参考。

6结束语：

综上所述，车辆年检档案管理重要的有关加强车辆管理的确保车辆安全的资料。实施车辆年检档案的规范化管理，要不断规范档案资料的收集、整理、归档、存储和查询等环节，加强对档案资料的审核、完善工作，确保档案资料完备、准确；要充分运用现代信息化技术和网络办公技术，提高档案管理质量和效率，做好电子档案资料的备份和安全保密工作；同时，要做好车辆年检档案资料的开发利用工作，为车辆年检工作顺利开展和质量提升，切实维护车辆安全、道理交通安全等方面提供更加准确的资料依据。

参考文献

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