新时期做好信访档案规范化管理的几点思考

新时期做好信访档案规范化管理的几点思考

高攀

攀枝花市信访局  四川 攀枝花  617000

摘要：信访档案的收集、整理、保管、使用，是信访档案管理的基本要求。然而，由于重视程度不够、管理人员理论水平不足、实际经验不够丰富等原因，使原本非常重要的信访档案管理工作处于相当尴尬的局面。笔者从事信访档案管理工作6年，对于信访档案管理有一定心得，本文重要从信访档案管理的重要性、存在的问题、如何规范信访档案管理等方面，阐述了新时期如何加强信访档案规范化管理。

关键词：信访，档案管理，规范化

引言：信访档案是指信访部门在处理人民群众来信、接待群众来访工作中直接形成的，具有参考利用价值，并按照一定的归档制度集中保存起来的文字、声像、图表、电子数据等真实反映信访工作全过程的历史记录。信访档案真实记录了信访矛盾纠纷化解的全过程，是开展信访工作所需的重要基础性资料，在处理信访突出问题、化解信访矛盾有举足轻重的作用，对推动整个社会和谐发展、维护人民群众合法权益中占据重要地位。

一、信访档案管理存在的问题

（一）信访档案制度建设不健全。

信访档案工作制度是各单位依照国家法律法规要求，结合本单位实际制定的，要求有关人员共同遵守，它是加强信访档案规范化管理的基础条件，但现实工作中，很多信访部门制度不健全，未对归档范围、归档年限进行明确；或制度的某些内容与信访工作实际不符，照搬照抄其他部门的制度；或制度陈旧未及时修订，甚至机构改革后还在沿用以前的制度。

（二）范围不完整、归档材料不齐全。

由于很多单位没有建立信访档案有关制度，所以从事信访的工作人员在信访案件办理过程中，普遍只注重保存信访交办、督办函和调查情况报告等案卷材料，忽视了信访案件或调查核实过程中的领导批示、处理记录、照片等材料。而恰恰这些被忽视的材料，正是信访复查复核不可或缺的重要佐证，是体现案件查办、线索调查全过程公平、公正的证据。

（三）保管不力。

集中统一管理是档案工作的基本原则，但信访部门大多数存在这样的问题：单位的档案室一般只保存财务凭证、文书档案、科技档案、人事档案等材料。而信访档案由于重视程度普遍不够或为了方便使用等原因，基本都是由信访工作人员单独管理，而没有统一在档案室集中保管。由于没有集中保管，便容易出现下借阅手续不规范、信访档案丢失的情况。

（四）借阅手续不规范。

由于没有建立相关的制度，再加上工作人员档案管理经验不足，所以，有的单位对信访档案的借阅手续，基本上以领导口头同意为基准。有的单位相对规范，对档案的查阅进行了登记，但也只是简单记录了借阅时间、借阅人员、借阅目录等，并没有对借出后的档案安全进行进一步规定。这样容易把关不严格，容易造成两方面的问题，一方面容易造成案卷损毁丢失，另一方面也容易造成档案泄露。

（五）信息化水平不高。

目前，市级部分单位和部分企事业单位由于信访档案相对较少，所以归档工作仍以繁琐的手工立卷为主，再加上大部分从事信访工作的人员不具备文书档案管理相关知识，导致信访档案管理水平停滞不前，信息化水平不高，开发利用相对不足。传统的立卷方式，也不便于检索和查阅，后期利用效率低，劳动量大，同时，查阅过程对于案卷的人为磨损也相对较高。

二、信访档案管理规范化的必要性

(一)信访档案管理工作，是信访工作不可或缺的基础工作。信访档案是信访演变的历史证据，是保持信访工作客观面貌的真实记录，是处理重访和老访户上访案件必备的查访、争辩研究和处理问题的依据。信访档案记录了信访案件实际活动的全过程，具有原始性、真实性和公正性的特点。通过调阅信访档案，可帮助信访工作人员掌握有关的历史资料，便于处理现实问题。特别在处理历史积案时，由于时间跨度大，遇到人事岗位的调整、机构变迁、政策修改等，通过调阅信访档案，可以掌握时间发展脉络，了解过去的政策和处置结论，为彻底化解积案提供依据和参考。

(二)根据保存原则，信访档案是信访案件或线索调查处理全过程纪实，是信访复查、复核或转变为司法途径非常重要的依据。通过查阅案件卷宗掌握历史资料，能够进一步了解信访人最开始的诉求，对于后继调查工作，极具参考价值。同时，信访档案能够真实具体的记录当时是如何解决的。这些方法是研究规律、总结经验、改进信访工作过程中不可缺少的或缺的重要素材，同时也有助于信访问题的进一步处理。

(三)信访档案的规范化管理，体现了信访工作的严肃性和信访工作者的责任心。对信访档案规范化管理体现的是信访工作的科学化、规范化水平，体现的是信访干部严谨认真、有章可循的工作态度，更体现的是党委、政府认真贯彻 “人民就是江山、江山就是人民”重要思想，做好信访档案规范化管理也是切实提高群众满意度、获得感的重要前提。

三、如何加强信访档案规范化管理

对于如何加强信访档案规范化管理，根据实际工作经验，总结出以下五点建议：

（一）加强制度建设。

没有规矩不成方圆。规范化信访档案管理的第一步，就是建立《信访档案管理制度》《信访档案分类方案、保管期文件材料归档范围和档案限表三合一制度的实施方案》。通过制度建设，明确归档原则和归档范围，明晰立卷和归档方法。

（二）配备专人管理。

为了更好地加强信访档案的规范化管理，必须明确专职的工作人员管理档案。信访档案同于普通的文书档案，又不同于普通的文书档案。相同之处在于，都是文书材料，归档都是按照永久、30年、10年三个类别分类保存。不同之处在于，相较于普通的文书档案，信访档案由于自身的特殊性，还具有保密性的重要特点。因此，要求档案整理、管理人员必须具有极高的政治敏锐性，坚守职业操守，坚守保密原则，同时，又必须具备极高的责任心和政治素养，在信访案件的过程中，要注意资料的搜集和整理，避免遗漏和缺失。

（三）加强业务培训。

大部分信访工作人员，都不具备文书档案管理知识，因此，专项培训就显得非常重要。前文提到信访档案同于文书档案，又不同于普通的文书档案，因此，培训时，可以邀请专职的文书档案管理人员进行共性业务知识培训，同时也必须邀请专职的信访工作人员，就个性进行重点培训。当然，如果能够有文书档案工作背景的信访工作人员就非常好了，能够照顾文书档案管理共性又能结合信访工作特性，做到两结合两相宜。只有通过培训，理清信访档案归档范围和原则等基础性知识，才能在日常工作中，时时刻刻做有心人，做到随时产生，随时归档，避免一个案件或一个周期结束后，出现大量的文书案牍急需整理，也能够避免重要档案的遗失。

（四）及时收集、整理。

     首先，做好信访材料收集工作。信访工作中信访案件处理完毕后,相关的文件应及时收集。来信来访的登记、记录及信访人的申诉、求决、举报等材料；上级部门、领导交办的重要信访事项的交办单、批示件及督办单；案件办理过程中信访人出具的有价值的相关合同、收据等原始材料、同信访人的谈话笔录及案件处理时“处理意见”“复查意见”“复核意见”“息诉罢访”“结案报告”，相关会议记录、纪要、调查报告和相对应的国家政策及相关文件、佐证材料等相关材料均应及时收集，确保案件材料完整，案情记录详实。

其次，做好信访档案整理工作。根据信访工作的实际情况，对办结的信访案件材料按照“一案一卷”的原则整理归档，正在办理的，由承办人暂时保存，待办完后再归档。信访案件档案的整理要按照档案形成的特点和规律，保证档案文件、材料、结案报告、处理意见等材料的完整性，对所保存的白头文件材料，及时鉴定，选择有参考价值的信访材料进行立卷，归档成册。在整理立卷时做到按年度分开，按保管期限分开，以便于利用和管理，使信访档案工作尽快实现规范化、制度化，卷内有录音带、光盘等特种载体的，应另行分类整理编目存放，并填写相应的参见号。

（五）档案电子化。

当前，信访档案多以纸质档案为主，随着高科技产业化进程的发展，加强档案的现代化管理，已经成为今后工作发展的必然趋势，因此，我们还有必要对信访档案进行电子化管理。电子化管理有两种：一种是纸质档案电子化，就是将已分类、登记、整理好准备归档的纸质档案文件一一扫描，使之与纸质档案一同登记、一同造册归档备案，通过年度、类别、目录等准确、可靠的标志关系，使电子档案和传统纸质档案两者之间建立关联，这样，通过建立信访电子档案，既可以提高档案的利用效率，也可以在相当程度上减少查阅过程对于传统纸质档案的人为磨损；另一种是在案件办理、调查核实的过程中产生的影像、照片、光盘、硬盘等电子材料，按照信访档案分类原则进行分类、整理，并拷贝到耐久性的载体上，一式两份，一份密封保存，一份提供利用。

总之，通过加强信访档案规范化管理工作，实现信访档案应有的社会价值，对推进信访工作科学化、规范化，提升信访工作的整体水平，维护社会大局和谐稳定有一定的积极作用。

参考文献：

张冬梅.关于新时期信访档案工作的几点认识[期刊

论文]—黑龙江档案.

余  萍.新时期信访档案的管理策略探究—图书情报与档案管理.

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