采购管理的系统优化及合规控制的战略实践：提升质效与降低风险的途径

采购管理的系统优化及合规控制的战略实践：提升质效与降低风险的途径

刘静、杨四海

四川华电珙县发电有限公司

摘要

随着电力市场竞争日益激烈，电力企业管理创新成为提升核心竞争力的关键。本文从采购管理的系统优化及合规控制的角度出发，探讨合规提升采购质量和效率的管理创新方法和效果，为电力企业管理创新提供了新的思路和实践参考。

引言

在电力市场日益开放和竞争激烈的背景下，电力企业面临着提升运营效率、降低成本及合规经营的三重压力。采购管理是电力企业运营的重要环节，其效率和质量直接关系到企业的经济效益和市场竞争力，合规经营则关系到企业的风险防控和可持续发展。因此，如何通过采购管理的系统优化及合规控制实现电力企业管理创新，成为当前研究的热点问题。本文基于电力企业采购管理的实践经验，结合相关理论，深入探讨了电力企业管理创新的实现路径和效果评估，以期为同类企业的管理创新提供借鉴和参考。

正文

一、采购管理优化的理论基础

采购管理优化是电力企业管理创新的重要组成部分。在采购管理优化的过程中，需要遵循科学的管理理论和方法，如人员管理、流程优化等。这些理论和方法为采购管理优化提供了指导思想和实现路径。

二、电力企业采购管理现状分析

通常电力企业的采购管理存在着一系列问题，如一次采购不成功、同类项目分散采购、先施工后挂网或后签合同、采购文件质量差、采购方式不合理、合同条款变更不规范、评标应废未废等。这些问题导致采购流程繁琐、效率低下、质量不稳定、甚至出现违规现象等，严重制约了企业的发展和市场竞争力。（详见图1：某典型电力企业采购流程及时长；图2：某典型电力企业采购问题统计）

图1：某典型电力企业采购流程及时长

图2：某典型电力企业采购问题统计

三、采购管理问题原因分析

找出问题根源，是实施采购管理优化的前提。对电力企业采购管理现状进行深入分析，所有的管理问题归根结底是人的问题，包括技能不足、沟通不足、激励不足等；具体工作事务的问题则主要是流程设计和执行的问题，包括未科学规划采购节点与方式、预估量价不准确、市场调查不足、采购文件质量差等。（详见图3：某典型电力企业采购问题原因分析）

图3：某典型电力企业采购问题原因分析

四、采购管理优化措施的实施

采取有力控制措施，是合规实施采购的保障。针对电力企业采购管理存在的问题，本文提出了一系列优化措施，包括人员管理优化和流程管理优化两大方面。

（一）人员管理优化举措

采购人员方面：实行内部持证上岗制，考核合格人员才能上岗采购岗位。并对上岗后的采购人员实行常态学习培训和定期专题培训。

评标专家方面：实行专家入库管理和专家分级管理，确保评标质量。

修订制度，对采购人员和评标专家实行绩效、评先、推优、追责机制，激励员工的参与度和执行力，并鼓励其不断进步。

（二）流程管理优化举措

1．需求分析环节要做到四个准确，为后续的采购活动提供准确的依据和指导。

采购标的应准确：应做到采购计划全面，避免漏项；采购内容、范围、工期、质量等描述准确。

需求时间应准确；需求部门须充分考虑设备制造周期、设计周期、开工时间等因素后，再确定合同签订的需求时间。

预估量价应准确：采购部门提供类似项目实际结算数据，需求部门结合实际情况比较分析后，再确定预估工程量和预算。

资格条件应准确：采购部门提供类似项目资格条件做参考，需求部门充分调研潜在供应商后，设置与项目适配的资格条件要求。

2．制定计划环节要做到四个统筹，提前做好充分的准备，优化采购流程和资源利用。

统筹集采：采购部门梳理各部需求计划，统筹合并同类项目进行集采。

统筹框采：梳理标准明确、统一，需要多次重复采购的项目，统筹策划框架采购，提高采购效率。

统筹预采：梳理可能批复较晚又必须要实施的项目，统筹提前预采，待上级公司批复后签订合同，既满足需求，又避免未批先建。

统筹节点：采购部门根据项目审批层级不同，统筹制定采购各阶段时间节点要求，为过程控制提供依据。

3．执行采购环节要做到四个严格，确保采购活动按照规定程序和标准进行，减少操作风险和错误。

严格节点考核：每月定期发布月度采购计划，同时跟踪上月执行情况，严格考核，做到及时采购，及时纠偏。

严格文件审核：将采购文件的编审批串行流程，优化为立项申请与技术规范书同步编写，技术文件与商务文件同步互审，压缩采购周期的同时，严格审核文件质量。

严格标准化管理：采购过程中，逐步形成商务、技术文件模板库，资格条件、潜在供应商数据库，严格按标准化方式管理。

严格规范化管理：采购结果批复后尽量压缩谈判签订合同周期，严格禁止未批先签或超过30天签订合同。所有合同必须通过SAP系统审批流转，流转程序分为合同立项-合同起草-合同用印以及合同生效四个阶段。每个阶段都有各级会签流程，且都经过法务和合规审核，严格规范化管理。

4．监控评估环节要做到两个定期，持续优化提高工作效率和质量。

定期比较实际采购结果与预期目标之间的差异,及时采取纠偏措施。

定期评估采购流程的有效性，持续优化采购流程。

五、采购管理优化效果评估

实施采购管理优化措施后，电力企业的采购管理效率和质量得到了显著提升。具体表现为违规事项减少、采购质量的提升、采购周期的缩短等方面。通过某个典型电力企业对比分析优化前后的数据，可以清晰地看到违规项减少了15项，一次采购成功率提升17%，采购效率提升39%，采购管理优化举措带来了显著积极的效果。（详见图4：某典型电力企业优化后采购流程及时长；图5：某典型电力企业采购管理优化前后数据对比）

图4：某典型电力企业优化后采购流程及时长

图5：某典型电力企业采购管理优化前后数据对比

六、采购管理优化的挑战与展望

虽然通过采购管理优化和合规控制后采购质效取得了显著成效，但仍面临着一些挑战和问题，如供应商管理、信息化建设等。未来，电力企业需要继续加强采购管理优化的探索和实践，不断提升采购管理的专业化和智能化水平，以适应电力市场的变化和发展需求。

结语

本文深入探讨了采购管理优化的创新方法，在合规提升电力企业采购质效方面效果显著，为电力企业管理创新提供了新思路和实践参考。同时，本文也指出了采购管理面临的挑战和问题，为未来的研究和实践提供了方向和思路。