机关涉密档案解密管理工作研究

机关涉密档案解密管理工作研究

徐莹

湖北日报传媒集团  430077

摘要：在新的历史时期，涉密档案的范围需要调整，涉密档案如何数字化、如何解密，相关的政策法规都面临一个与时俱进、不断修改完善过程。涉密档案管理是一项政策性很强的工作，无论是接收保管、数字化、档案解密开放等等，都必须严格按照国家的各项法律法规、政策规范加以实施。

关键词：机关；涉密档案；解密管理工作

引言

涉密档案的解密工作涉及国家秘密安全和档案安全，也是对国家秘密实施有效管控和合理利用不可或缺的重要环节。《国家秘密解密暂行办法》（国家保密局2020年6月28日印发）实施以来，是否破解了密级高挂和密级终身制的问题，能否解决涉密档案重保轻用和利用不足的问题，解密工作还有何难点等都作出明确规定。本文针对机关的涉密档案解密工作的研究，分析了涉密档案管理和解密工作中存在的问题与对策，为提高档案保密的时效性，充分发挥涉密档案的生机和活力，做好机关档案解密工作意义重大。

1档案解密工作的意义

1.1利于档案开放

档案的最大价值是得到社会的广泛利用，为人们生活带来便利，为社会发展提供经验。新修订的《中华人民共和国档案法》充分体现了档案事业开放的新要求，也体现了“以人民为中心”“以人为本”的档案事业建设之本。一是缩短了档案封闭期限，将档案封闭期限的阈值由三十年改为二十五年。档案封闭期的长短直接反映一个国家档案的开放程度，加大开放力度有利于提升档案服务的便利性并扩大覆盖面。二是拓展档案开放主体范围，除了“县级以上各级档案馆”必须依法开放档案之外，“国家鼓励和支持其他档案馆向社会开放档案”，并提出“积极为档案的利用创造条件，简化手续，提供便利”，进一步放开了档案的受众面，反映出我国档案事业开放性的特征。及时解密、合理开放解密后的档案，是体现档案开放性的重要内容。

1.2提高档案利用率

解密是国家秘密定密管理的重要内容，是对国家秘密实施有效管控和合理利用不可或缺的重要环节，对提高档案利用率、适应公共资源开发要求具有重要意义。随着社会经济的快速发展和国际形势的不断变化，人们对档案价值有了新的认识，利用档案的需求越来越多，档案所产生的效益也越来越广，这给我们的工作带来了机遇，但同时也带来了新的挑战。对涉密档案文件的过度保密，既不利于档案的开发利用，也制约了档案信息化、数字化成果效应的发挥，更制约了档案事业的发展。涉密档案不及时解密，会造成密级高挂和密级终身制的状况，给档案利用带来诸多不便和闲置，缩小了利用范围，影响了档案利用的效果。机关和事业单位依法依规对本单位定密事项及时解密，依法规范管理和使用已解密事项，对推动保密工作和档案工作高质量发展大有裨益。

2机关涉密档案解密管理工作中存在的问题

2.1存在审批不严、保存不妥风险

一方面，涉密档案的利用要履行审批手续。首先，审批人应该认真履职，对利用申请严格审查，否则会因审批不严，造成扩大知悉范围等风险；其次，档案管理员要严格按照申请内容提供档案利用，不能多给、错给，且应提供给申请人本人，否则会造成扩大知悉范围等风险。另一方面，涉密档案提供利用后，一定要受控。纸质文件要入密码文件柜保存，电子文件要存储在涉密计算机中，涉密电子文件的查阅应有水印防止拍照，档案管理员要定期清查超期未还档案情况，发现泄密隐患及时上报，否则可能造成涉密文件丢失或涉密信息不受控。

2.2存在损毁、丢失风险

首先，如果档案库房未做好“八防”等档案保护基本要求，没有按照涉密场所做好安防措施，则可能造成档案实体损毁甚至丢失；其次，在信息时代，以电子形式存储的档案日趋增长，其存储环境、设备如果不符合国家安全保密要求，档案管理系统未经过保密测评，一旦涉密数据受到不法攻击，后果不堪设想。

2.3存在清点、传输、交接风险

首先，清点过程中如果不对文件题名、密级、页数等信息仔细核对，可能造成归档涉密文件密级与实物不符、页数缺失导致涉密信息泄露等风险；其次，收集光盘等电子涉密载体时，如果载体未经查验和杀毒，一旦病毒侵入涉密信息系统，则将造成巨大的泄密隐患；最后，文件移交如果未履行审批手续，未经移交双方确认，则可能造成归档涉密文件交接不清，增加涉密信息失控的风险。

3机关涉密档案解密管理工作研究

3.1实行涉密档案分类管理

涉密档案关系党和国家的核心利益，应严防失泄密事件发生。实行涉密档案分类管理，不仅能够确保国家秘密安全，也为更好地开展解密工作提供便利。将涉密和非密文件分类归档管理，建立涉密档案动态管理台账，既解决涉密档案分散不集中、日后调密不便的问题，也能做到对本单位的涉密档案底数一目了然。而对之前已形成的档案，在解密的同时按密级建立涉密文件档案目录和统计台账，为科学有效管理涉密档案创造便利条件。

3.2规范管理，保障有力，提升档案解密与开放审核工作效率

一是做好安全保密场地、设施和人员保障。按照涉密场所的要求，设置档案解密与开放审核专用办公室，配备专门设备，为档案形成单位进馆工作提供良好的办公环境和工作场所；制定《档案解密鉴定室管理暂行规定》和《档案解密鉴定室值班岗位职责》，要求档案形成单位人员签订安全保密承诺书，严禁拍照，严禁带手机、包包、食品、饮料进鉴定室。二是做好业务指导和服务。每天安排专人和档案形成单位人员一起工作，全程参与，共同解决工作中遇到的业务问题；多次组织各单位现场负责人开会，组织业务研讨和培训，听取他们的意见和建议，讨论工作中遇到的难题，在提高自身业务能力的同时，做好业务解答工作；及时与保密局沟通，提供密件清理和档案划控范围等资料供各单位参考。

3.3推动解密工作规范化操作

做好定密工作、完善定密“三要素”（即密级、保密期限、知悉范围）是便于解密的前提，确定解密时间和解密条件可为日后顺利开展解密工作奠定良好的基础。各机关单位在公文审核环节把好定密关口，确保定密的准确性。根据《国家秘密解密暂行办法》规定的解密条件分类解密：一类是明确标注保密期限、解密时间或解密条件的，保密期满、解密时间已到或符合解密条件，且未延长保密期限的，自行解密。解密后，应在标密处做出解密标志，本单位的派生密发文密级也应做出相应的调整变更；另一类是未明确标注保密期限、解密时间和解密条件的，不能笼统地按照绝密级30年、机密级20年、秘密级10年执行自行解密，还应征求原定密机关、单位的意见。

3.4制度严格，责任明确

涉密档案管理离不开科学的制度保障。首先，在档案管理制度中，应明确涉密档案各个环节的保密管理要求，并固化业务流程，严格按流程办事；其次，在业务制度中，应该明确业务工作中产生的有归档价值的涉密文件在收集、整理和移交方面的具体要求。制度首先要做到有理有据、职责明确、流程清晰，针对各个环节可能产生的泄密风险，应该提出相应的防范措施；同时还应做到赏罚分明、措施有力，当发生突出的维护国家秘密的行为应该嘉奖，发生违规行为或失泄密事件则应该处罚，涉及违法行为时还应及时上报、依法处理。

结束语

总之，涉密档案的管理政策性很强，我们要全面理解已经出台的各项法律法规和政策规范，严格照章办事。机关、单位常态化开展涉密档案解密是发挥信息资源共享在深化改革、转变职能、创新管理作用的充分体现，有益于促进信息的流动和传播，提高社会透明度，使人民群众享有知情权和监督权，广泛地为各界学者提供研究素材，更为客观地了解历史、研究政策，达到以史为鉴的目标。

参考文献

[1]李建忠.试论档案的保密与开放利用[J].云南档案,2007(07):79-80.

[2]国家保密局编写组.中华人民共和国保守国家秘密法实施条例解读[M].金城出版社,2014:7-116.

[3]张臻,孙宝云,齐巍.中国涉密档案解密管理研究综述[J].山西档案,2020(04):160-169.