做好科研档案管理推进档案管理建设研究

做好科研档案管理推进档案管理建设研究

肖冰

身份证号: 4201151988090800** 湖北 武汉 430000

摘要：随着科技创新投入比例不断增加，科研项目数量也随之提高。科研项目管理工作承担着收集管理科研项目文件的重要任务，但随着科研数量增加，档案管理难度也随之提高，想要完整、准确、系统、有效的落实文件管理工作，提高项目档案管理工作质量，就要从多角度出发分析存在档案管理问题的原因，进而有针对性地落实管理策略，确保科研项目能够有序开展。

关键词：科研档案；档案管理；课程诚信体系；科研监督体系

前言：科研项目档案是在进行基本研究、技术研究、应用研究和软科学研究等特定的科学研究活动中，以不同的方式保存下来的文件。利用互联网上的信息分享，可以让科研人员及时高效地对科研项目数据进行收集和整理，并对其进行系统的管理和分析，跟踪和引导国际上的高科技发展，挖掘更多的价值。

1、档案管理的作用

文件工作的本质属性是管理性、服务性和政治性。档案工作在档案工作中发挥着重要的功能，即做好文件工作和服务工作。文件管理并不能无中生有地创造出实物和资金。档案管理中的档案既不是来自于档案管理单位，也不是来自于档案工作人员，它是一种对各个部门形成的历史文件进行管理的专业，因此，它属于管理性工作。

文件管理体系并非是一个独立的体系，而是一个完整的体系。档案工作与一般工作有很大的区别，它以提供文件资料为基础，以为人们的实际生活服务。任何一个时期，任何一个时期，任何一个社会，都必须服务于文化、经济和政治，没有这些服务，就无法生存和发展。档案部虽然也会研究档案，也会编写档案，但它的宗旨是更好地满足社会需求，为社会服务。在一个阶级的社会里，档案管理工作可以反映出某种阶级的利益和阶级关系，它是由某个统治阶级所掌控的，它是为特定时期的经济、政治和文化而服务的，这种服务取向是文件管理工作的政治属性的浓缩。

2、档案管理中遇到的问题

2.1对档案管理交接工作不够重视

目前，在科研机构的档案管理中，存在着大量的人员流动现象。所以当管理者离开公司后，文件的移交就变得非常重要。有些工作人员是从其他部门抽调过来负责档案管理工作，这就造成了大部分参与档案工作的工作人员缺乏职业素养，影响了档案管理工作的发展。有些工作人员工作态度不端正，把文件随便放在空着的屋子或文件柜中，不加标签，不做记录，这样就会产生许多差错。一些工作人员，在对工作已经比较熟悉之后，就会被领导调动到别的部门去，这样就导致了档案工作的不足。这就造成了这个时期的档案管理方面存在着一些问题，许多的文件不能及时地进行升级，有的还可能造成了档案无人进行管理，因此，当人员变动时，在档案管理的移交过程中就会出现许多问题。对于新人来说，这是一件很麻烦的事情。

2.2档案管理制度不健全

制定有效的法律法规，是做好档案工作的重要环节。目前，一些科研机构对其进行了系统的改革与完善。在实践中，有的研究机构制定了相应的规章制度，但仅停留在表面，缺少强有力的体制保障；也无法对其进行有效的控制。此外，目前许多单位的管理规定和标准都没有与单位的现实相结合，与实践相脱离，不能更好地引导档案工作人员。

2.3缺乏对档案资料管理工作的重视

目前，很多工程建设中，决策者往往只注重工程控制，而忽视了材料的控制，缺乏对工程文件的重视；为后续工程的实施和科学的决策，减少不必要的阻碍。另外，如果对相关的管理工作不够注意，就可能导致在收集、保存、归档等环节发生差错。如果仅仅关注红头文件，则对文档的附加内容和修订稿不予存档。仅注重搜集纸张，没有注意搜集其它媒介如音频、录像或光盘，更不重视对涉密档案的保管。与此同时，对文件的记载工作粗枝大叶，出现了不精确的时间和字迹；如果解释不清楚，会给后面的工作带来很大的麻烦。

3、做好科研档案管理推进档案管理建设策略

3.1电子科研档案管理

档案管理是产业发展的一项主要内容，随着新时期的信息技术系统的飞速发展，档案管理工作的方式也随之改变，从原来的以纸张为主的文件，逐步过渡到以电子科技为主的电子科技文件。与常规的科技文件管理工作中的纸张式文件相比，电子文件的管理是一种现代化的表现。电子文件是以电脑、数码资讯科技为主要内容，以电子方式贮存，以资料查询为目的；可以让你在最短的时间内，找到你需要的文件，从而提高你的工作效率。其次，电子文件的保存具有较高的时效性。在常规的文件处理流程中，因其自身的脆弱性，随着时间的推移和外界因素的侵蚀，文件的清晰性不断降低；加之纸的褪色效应，造成文件贮存期缩短。而电子文件的管理可以很好地解决这个问题，它可以通过建立一个完整的数据库来实现对文件的长期存储。

3.2提高企业科研项目档案管理人员的综合素质

企业的研究课题文件在企业的档案中占有很大的比重，相比于其它种类的文件，它的收集、整理和开发利用都比较困难，这就需要企业的研究课题的管理者具备更高的能力，唯有具备创新能力的复合型人才，才能适应企业对科研项目的多种需求。首先，要让档案管理员对自己的工作充满热情，确立科学研究课题的工作思想，坚持“使用者第一，服务至上”的工作理念，不断完善服务方法，扩大服务范围，优化服务程序。根据科技课题档案的特殊性、内容的复杂性和载体的多样性，要提高学生的综合素质，增强学生的综合素养，提高学生的档案工作能力和运用现代化的管理方法；为适应企业、适应时代发展的需要，我们必须勤于思考，善于总结。

3.3将科研档案“四同步”工作落到实处

首先是项目的项目建设。研究课题一旦通过，课题组长必须到相关的研究机构去申请预立文件。在此基础上，还可以通过经费分配和项目进度核查等方面，对文件的执行状况进行追踪，并对存在的问题进行及时处理。

其次，要强化对科技文件的前期干预和后续引导工作。在课题申请完成后上报到档案部，由档案部指定人员对课题文件进行管理。档案工作不能单纯地把精力放在转移和转移之后的工作上，而是要结合科学文献的生成特征，在整个科学研究活动中，对科学文献资料的采集进行严格的审核；对出现的问题进行整改，保证了科学文件的全面、规范。

第三，研究机构在进行每一项研究项目的鉴定和验收之前，都要告知档案部门和该单位的专职档案员，对存档的研究资料进行全面的检查和验收，并签名。对档案资料不完整的，不予评审，不予申请，不予资助。

第三，对科技计划结果的注册与申请进行了规范化。对申请注册或评审的课题，要对其档案状态进行复核，凡没有完成或没有完成档案资料的存档交接；不受理注册和奖励申请。

结论：为推动我国高校档案工作的改革与发展，应加大对高校档案工作的协作与沟通，总结其成功的做法与做法，以求更好地推动高校档案工作的创新发展。强化有关的软硬件设施的管理，重视文件的标准化作业和数据库的建立，持续地提升科技工作者的业务素质。国家及有关主管机关要加强扶持与政策导向，创造有利的环境与条件，以适应不断增加的研究需要，促进科技发展与进步。

参考文献：

[1]吕萍.企业科研项目档案管理的实践与探索[J].黑龙江档案,2012(03):73.

[2]刘宏.关于做好科研档案收集工作的几点思考[J].兰台世界,2017(22):70-72.

[3]罗红芬.浅谈科研档案管理中存在的问题及解决措施[J].办公室业务,2019(12):134-135.