事业单位档案管理现代化策略研究

事业单位档案管理现代化策略研究

丁佳琪

吉林省药品检验研究院 吉林省长春市  130033

摘要：在信息化社会中，事业单位档案管理现代化已经是必然趋势。从完善法律法规体系，健全档案管理制度，强化信息化建设与档案安全管理等方面入手，在提高档案管理人员专业能力的同时，可以切实提高档案管理工作效率与质量，适应社会对于信息高效准确的需求。这些策略既有利于强化档案利用价值，又能够保证档案信息安全性与完整性，进而对事业单位长远发展起到重要保障作用。

关键词：档案管理现代化；信息化建设；档案安全

引言

信息化时代下，事业单位档案管理现代化已经成为了提高事业单位整体管理水平的关键。传统档案管理方式已经很难适应现阶段社会高效获取信息以及精准管理的要求，所以推进档案管理现代化进程就变得尤为必要。现代化档案管理既需要完善的法律法规与健全的制度保障，又要依靠先进的信息技术手段与高素质管理人才。文章将重点分析事业单位档案管理现代化策略，以供参考和借鉴。

1.事业单位档案管理现代化的必要性

1.1 满足信息化社会的需求

在信息化社会快速发展的时代背景之下，传统档案管理模式已很难满足现代社会信息管理高效性，及时性与便捷性需求。信息化社会一个核心特征就是信息高速传递与共享，传统纸质档案管理方式通常会出现信息存储量受限，检索速度缓慢等问题、共享性不强等等，这些都明显不能适应当前社会对于信息资源有效利用的要求。事业单位作为公共服务中的一个重要环节，档案管理工作直接影响着事业单位的工作效率以及服务质量。事业单位要想顺应信息化社会，就一定要把档案管理现代化提到日程上来，并通过引进先进信息技术手段来完善档案储存、检索与共享方式保证了档案信息能更快更有效地用于单位的内部管理与对外服务。

1.2 提高档案管理的效率和质量

传统档案管理模式中，对档案进行储存，分类，检索以及利用等一般都是依靠人工进行操作，该模式不仅工作效率较低，还易产生人为错误，造成档案信息不全，不准，甚至会引发档案丢失或者毁损。在事业单位职能日趋复杂化、信息量越来越大的情况下，传统档案管理方式已明显不能适应单位高效运行的要求。所以，促进档案管理现代化发展，运用先进信息技术与自动化手段实现档案管理电子化，智能化与科学化是提升档案管理效率与质量关键举措。通过电子档案管理系统的推出，档案在储存，检索以及利用等方面都会变得更方便，效率更高，大大降低档案管理过程中人为出现的差错，促进档案信息准确完整。

2.事业单位档案管理现代化的主要策略

2.1 健全法律法规体系

档案管理要规范化，法治化，需要一整套法律法规体系对各种管理行为进行制约与引导。要想保证档案管理现代化工作得以有序进行，就必须要由政府颁布并健全相关法规，从而为档案管理工作提供清晰法律依据与操作标准。以《中华人民共和国档案法》为例，它为我国的档案管理提供了核心的法律结构，但随着信息技术和数字化进程的加速，该法还需继续修改才能满足电子档案管理、数字化存储等新需求。近几年来，各地区也都积极对地方性法规进行完善，例如上海市《上海市档案管理条例》新增电子档案管理有关规定，对电子档案法律效力、管理规范等内容进行明确规定。

2.2 完善档案管理制度

健全的档案管理制度不只是为了规范日常操作流程，而是为了系统性地设计档案管理的每一个环节。为了使档案管理工作现代化，各单位要建立和完善档案从收集，归类，保管，使用到销毁全过程管理制度，并在此基础上引进绩效考核机制，保证各个环节责任人清晰，操作程序规范。以北京市的一个事业单位为例，在推动档案管理现代化的过程中，该单位制定了一套名为《档案管理全生命周期制度》的规定，该规定涵盖了档案从生成到最终销毁的整个流程，尤其在档案数字化部分，对数字档案采集标准，存储方式，利用权限等方面进行了明确规定，切实提升档案管理科学性与实用性。通过健全的管理制度能够保证档案管理工作规范化，标准化，从而为高效，精准地进行档案管理打下基础。

2.3 加强信息化建设

在档案管理现代化中，信息化建设处于核心地位。加强信息化建设能够显着提高事业单位档案管理效率与智能化水平。信息化建设主要有档案数字化，电子档案系统开发与应用，档案信息资源共享平台建设。在此过程中事业单位有必要建立一个统一的档案管理信息系统来对已有档案资源进行整合，并将其数字化存储与在线检索，同时，保证档案信息在本单位内高效流转和共享。以浙江省为例，通过“数字档案室”,全省事业单位档案信息化管理全覆盖。各单位通过该系统不但完成纸质档案数字化工作，而且与全省档案管理平台接轨，大大提高档案利用便捷性及效率。另外，在信息化建设中还应重视系统的安全性与稳定性，并借助加密技术，权限管理来确保电子档案安全储存与正当利用。

2.4 提升档案管理人员的专业能力

档案管理要实现现代化，必须要有高素质专业人员作为支撑。所以，提高档案管理人员专业能力，是现代化管理中最重要的一项战略。在信息技术不断发展的背景下，档案管理对于工作人员专业技能要求越来越高，而传统档案管理员既要熟练掌握档案学基本理论，还要掌握信息化管理，电子档案技术的相关知识与技能。事业单位要通过定期培训，进修教育以及实践锻炼来促进档案管理人员综合素质的提高。如国家档案局举办的年度“档案管理现代化培训班等”,是提高全国档案管理人员专业能力行之有效的方法，参加培训者经过培训，能较好地利用现代化管理工具实现档案数字化管理与信息化。另外单位内部还可通过岗位轮换，实践操作来加强档案管理人员对于新技术，新手段的把握与运用，进而有效促进档案管理现代化进程于日常工作。

2.5 加强档案安全管理

在档案信息化和数字化不断推进的背景下，档案安全也迎来了数据泄露，篡改和遗失等新挑战。所以，事业单位要想实现档案管理现代化，就必须要同步强化档案安全管理工作，从而保证档案信息完整性，机密性以及可用性。档案安全管理策略应该包含物理安全与信息安全两方面的内容。从物理安全的角度来看，各单位都需要定期检查档案库房，以保证防火，防潮和防虫措施的实施，另外对重要纸质档案也要定期数字化备份。从信息安全的角度来看，各单位应该对电子档案系统建立起严格的安全保护制度，主要有数据加密，权限管理，多重认证，定期数据备份。广东省某市事业单位推进档案管理信息化工作时，利用先进区块链技术对电子档案进行不可篡改，大大提高档案安全性与可信度。通过这些安全管理措施可以使事业单位有效地应对档案管理现代化进程中所产生的各类安全风险，保障档案信息长期安全可靠。

结束语

事业单位档案管理现代化工作是一个系统工程，涵盖法律法规，管理制度，信息化建设，人员能力以及安全管理诸多方面。只有各方和谐发展才能够使档案管理高效化，信息化以及安全化，这样才能够更好的服务社会信息化需要，为事业单位发展提供稳固的支撑。这不只是对档案管理任务的新挑战，同时也是确保档案管理达到更高质量的关键途径。

参考文献

[1]刘楠. 事业单位档案管理现代化实践探索[J]. 黑龙江档案, 2022, (05): 53-55.

[2]薄琳. 事业单位档案管理的质量保障体系构建[J]. 采写编, 2022, (09): 190-192.

[3]白雪. 事业单位档案管理中对现代化管理方法的运用[J]. 科技资讯, 2021, 19 (25): 74-75+78.