敏捷供应视角下物资采购流程优化

敏捷供应视角下物资采购流程优化

赵珂艺

中国船舶集团有限公司第七〇五研究所

【摘要】随着经济全球化进程的加快和信息技术日新月异的飞速发展，以大规模制造为导向的传统供应流程管理显著呈现出大规模定制模式。而军工科研企业以项目为基础，小规模制造为导向，在复杂多变的项目需求下，构建灵活应用且快速响应的一体化敏捷供应链体系成为项目顺利开展的关键所在。基于项目物资采购高时效性的要求,本文提出了一种预研项目的敏捷供应流程，区别于普通项目供应流程，敏捷供应主要在采购需求提起、正式请购单、请购审批、库存处理、采购计划、比质比价、合同审批、出入库等环节上加速，在合规的前提下大幅提高采购流程的敏捷性。

【关键词】敏捷供应 采购管理 流程优化

一、引言

军工科研企业预研类项目与批产型号类项目有所不同，生产周期短，技术含量高，通常需要采购供应物料的多规格化、以满足少批量多批次的试验测试需求，以适应项目在前期开发中样机的迭代优化。预研类项目采购需求，普遍存在订单量少、技术状态不稳定和交付周期紧张等特点，尤其加急科研件的生产供应，各供应商的承接意愿较低。同时，面对竞优、试验现场等临时任务，生产科研实验计划调整行为较频繁，计划管控难度大，按照传统采购流程，往往容易造成采购供应响应速度缓慢，产品进度受影响等问题。

为应对多元化的采购供应需求，急需在原有采购供应流程基础上，融入敏捷管理相关理念和要求，形成敏捷供应、快速响应、服务保障的新型采购供应管理流程，针对预研项目等临时任务的供应需求，进行专项管理,确保项目快速高效的运行。

二、预研类物资采购存在的问题与挑战

当下，使用普通采购供应流程使得预研类项目采购供应面临亟待解决的问题与挑战主要如下：

（一）多规格、少批量导致物资采购工作难度大

预研项目采购需求表现为多规格、少批量，常常会造成采购中无法进行整体的量、本、利分析，若未确定最佳采购方式，会导致成本的增加和效率的降低，严重者会影响项目的顺利进展。

（二）项目技术难度高导致采购需求不稳定

预研类项目技术难度高，在不断的迭代优化中会随时改变技术状态要求，则会传递出不稳定的采购需求，不稳定的采购需求与普通供应流程匹配度较低，来回更换型号和厂家会导致供应周期的延长。

（三）普通供应流程难满足高时效要求

预研类项目关键需求在于全面服务保证能力的快速响应，需要有最快响应速度的物资供应能力服务预研项目，普通供应流程难以满足高时效要求，需要优化出更敏捷的采购供应流程服务预研类项目。

（四）采购风险大导致流程优化难度高

在流程简化过程中，需要遵守相关的规章制度，做好质量控制，不可以一味的加速流程而省去必要的环节，因此在合规的前提下，流程优化难度较高。

三、敏捷供应的必要性

（一）敏捷供应的内涵

2001年，敏捷软件开发（Agile software development）作为软件工程领域的重要创新应运而生，由美国正式提出。敏捷管理的十二原则作为核心理念被发布出来用以指导敏捷实践；敏捷供应管理的关键点在于明确需求的全面服务保证能力的快速响，。面向服务保障能力的敏捷供应链体系，核心在于以类别化的物料供应为切入口，来实现对于不同供应流程管理的策略性区分；通过对于不同项目需求的快速时效响应，来实现敏捷供应链管理体系的构建。

（二）敏捷供应的必要性

融入敏捷管理相关理念和要求，形成敏捷供应、快速响应、服务保障的新型采购供应管理流程，能够有针对性的应对相应项目的供应需求，进行专项管理，确保项目快速高效的运行,并使得敏捷供应流程具有高度的市场敏感性、过程集成性和网络动态性。

（1）市场敏感性

市场敏感性是指供应链具有从最终市场获取实际需求信息并对其做出迅速反应的能力。随着现代通讯技术(如GPS技术)、信息技术(如POS技术)和网络技术在企业中地广泛应用，供应链上各节点企业直接从最终市场获取客户实际需求信息并对其做出快速反应的能力已大为增强。敏捷供应中的企业都是在众多企业中筛选出的合作伙伴,合作关系是非固定性的,也是在动态中调整的。因此供应链结构需要随目标的转变而转变,随服务方式的变化而变化，它随时处在一个动态调整过程中。

（2）过程集成性

敏捷供应链成为一个整体合作、协调一致的系统，它有多个合作者,像链条似的环环连接在一起，大家为了一个共同的目的或目标，协调动作，紧密配合。每个供应链成员企业都是“链”中的一个环节，都要与整个链的动作一致，绝对服从于全局，做到方向一致、动作也一致。过程集成就是根据市场的变化情况，以企业核心能力为基础，通过资源外用的形式，将供应链中的业务活动过程分解为相对独立的环节，重新组合成具有一定功能、紧密联系的新系统。过程集成需要各方互相信赖，达成共识，实行信息共享，形成一种彼此之间依赖性比较强的拓展关系。

（3）网络动态性

敏捷供应应该是针对某个特别的项目或者应用而联系在一起的协作伙伴的网络联盟。个体不再是以单独的形式进行竞争，而是以供应链网络的形式进行竞争。最终胜出的将是那些能够更好地组织、协调和管理与其协作伙伴的关系，使其所处的网络能够提供更好、更贴近和更快的服务给其最终用户。

（三）敏捷供应的原则

（1）系统性优化原则

敏捷供应需要高度的系统整体观对各种信息进行集成，整体协调各种计划，从而提高供应链全过程的运作效率。其作为一种缩短供应链总体时间的管理思想与组织模式，需要以系统的整体观，对参与供应链中各个相关实体之间的信息流进行高度的系统性集成，从整体上协调供应链上的物流、资金流的快速计划、协调与控制，整合交货以降低供应链过程的不确定性，从而提高供应链效率。

（2）信息共享原则

敏捷供应的髙效协调运行需要各节点企业及时、充分的信息共享和传递，各节点企业的信息管理水平是敏捷供应链构建的重要基础。及时准确的信息可以对生产、需求等进行准确预测，减少不必要的浪费，从而降低成本、提高效率。敏捷供应对物流和资金流实现有效的管理与控制依赖于准确、即时的相关信息；具有预见并降低供应链中各环节不确定性的能力，需要真实的信息进行精确预测和计划。然而，供应链中信息的产生、传递、储存、处理和利用一般分散于供应链系统各环节的节点企业，必须对相关信息进行交换、集成与共享，才能将准确地有价信息在恰当的时间被正确的实体所利用，从而降低整条供应链的运作成本并提高响应速度。

（3）利益协同原则

敏捷供应的各节点，企业的活动都是围绕着整个供应链动态联盟的利益最大化目标而进行。供应链中的相关实体在共同利益目标驱使下，相互信任、平等合作、取长补短、实现共赢。

（4）过程集成性原则

敏捷供应需要打破组织界限，跨部门甚至跨企业的业务过程集成而不是简单的信息共享和交换。必须打破组织界限，站在整体供应链的高度来进行业务过程集成，在供应链内相关实体之间，共同进行新产品开发、系统性管理及信息共享。企业重点处理核心竞争力的业务流程，通过外购、协调等手段将非核心业务交由供应链伙伴来处理，实现真正的过程集成。只有这样才能实现对于市场需求变化的实时响应，敏捷、高效的满足客户需求；才能真实现缩短供应链渠道，协调各实体对变化的实时性响应，达到敏捷、快速响应需求的目的。

（5）响应敏捷性原则

短时间内快速响应需求变化是敏捷供应的管理目标之一，必须持快速而敏捷的响应性原则进行供应链的规划、组织和运营,侧重供应链的响应能力。不断提高企业组织机构、生产制造系统的敏捷性，真正实现整条供链的业务活动与顾客需求的无缝对接，从供应链的结构关系、运作方式、运作过程、冲突解决机制等方面实现敏捷性。

（6）柔性化能力原则

柔性即灵活性,是整个供应链对于需求变化适应性的重要指标之一。另外，柔性也是指员工的多技能性，也是影响整个供应链敏捷性的重要因素之一。敏捷供应是一个动态的联盟，由于其市场敏感性，需要针对市场需求的变化而灵活的进行资源的搭配和道组。以此来找到一个最合适、最快捷、最高效的处理方案来保证产品能够快速的交付客户。

四、敏捷供应视角下的流程优化

（一）普通供应流程

（1）编制请购需求

需求部门应跟据请购物资的型号、规格、数量、物资类型、采购预算和进度要求，考虑正确性、合理性及经济性编制请购需求。

（2）反馈信息

采购供应部门根据请购需求反馈采购预算、最小起订量、供货周期和供货商等信息。

（3）正式请购单

需求部门对请购反馈进行审批，形成经反馈的请购需求。

（4）请购审批

相关部门及领导根据职能及审批权限对请购需求进行审核审批。

（5）核查库存

采购供应部门根据请购单对库存物资进行库存核查，在项目库存中筛查出可直接领料物资以及无库存应采购物资。

（6）采购计划

根据核查结果制定采购计划及备料计划。

（7）比质比价

采购供应部门根据采购需求选择合理的采购方式并执行相应程序，向潜在供应商发出采购进行比质比价邀约邀请或邀约，收集汇总报审价材料并上报审价工作组。

（8）合同审批

采购供应部门按照比质比价结果办理合同审批手续。

（9）执行合同

根据审批结果组织签订合同并执行合同。

（10）到货验收

物资到货时，核对无误后向质量安全环保部进行报检。

（11）入库

采购经办人办理入库。

（12）备料

库房工作人员根据领料需求进行备料。

（13）领料出库

领料人将所需物资领走，结束流程。

图1 普通供应流程

（二）敏捷供应下的流程优化

面对时效要求较高的预研项目物资请购需求，普通供应流程的货期显得较长，流程较为繁琐，这会导致预研项目的进度变慢，严重者会对预研项目的成果产生直接影响，因此要在合规的前提下，保证质量、安全等要素，根据敏捷供应的原则在各环节对流程进行优化。

（1）采购需求提起环节

预研项目敏捷供应流程区别与普通出入库流程，设置专职五员专项管理，在采购需求提起环节时就能够优先响应，以简驭繁，打破部门墙，保障供应。

（2）正式请购单环节

预研项目主管在接到请购单的第一时间就在预研物资库预留货位，将节省3-5天入库周转期。

（3）请购审批环节

优先处理预研项目请购审批，将节省1-5天审批时间。

（4）核查库存环节

根据相关规定，预研库不设置安全库存，实行专项专用零库存管理，不产生盈余库存。

（5）采购计划环节

设置预研项目主管，专项跟进预研物资采购计划，将节省1-5天供货周期。

部门之间共享信息，简化流程，整条供应链由项目主管收集采购信息，直接对接需求源，及时反馈生产计划和时间表，明确需求时间及交付进度，实现JIT交货。

（6）比质比价环节

预研项目专项采购员跟进预研供应商，采购磋商在关注资质审查、质量与价格的同时也注重加快供货速度。

（7）合同审批环节

由预研项目专项合同管理员跟进预研物资采购合同，合同审批流程加速10-20天。

（8）出入库环节

专门设置预研库入库员、出库员，与其他物资分开办理出入库，出入库效率提高50%。

传统项目类别众多，涉及器件繁杂，库房发料时需要根据项目紧急程度排列优先级及制定发料计划，一定程度会影响项目整体进度；预研库为每份请购需求预留了独立货位，办理出入库响应时间短，效率高，并特批预研库设置借用出口，避免因合同签订滞后影响到项目交付进度，节省1-10天出入库周期。

（三）优化结果

因此优化后的敏捷供应流程可以表示为：

（1）采购需求提起

在采购需求提起后及时反馈信息，并同步进行临时合格供方审批工作。

（2）正式请购单

下达正式请购单的同时判断是否使用库存。

（3）采购计划

采购计划下达与比质比价同步进行，然后立即开始合同审批并执行合同。

（4）到货验收

到货验收的同时生成入库单，若能直接领用或者设置借用出口的直接生成出库单。

（5）领料出库

领料出库的同时执行付款结算流程，完成后结束流程。

图2 敏捷供应流程

五、结语

针对高时效要求的预研项目物资请购需求，本文在普通供应流程的基础上，引入敏捷供应管理方法，不断优化管理流程，创新出了预研库敏捷供应管理流程。敏捷供应管理流程主要在采购需求提起、正式请购单、请购审批、库存处理、采购计划、比质比价、合同审批、出入库等环节上加速，实现节约16-55天的采购周期，提高20%的生产效率，节省约15%的劳动力，在合规的前提下大大提高敏捷性。

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作者简介：高级工程师，主要从事采购与供应链管理相关工作