医疗设备档案管理的探讨

医疗设备档案管理的探讨

胡嘉舟

湘潭市中心医院  湖南省湘潭市  411100

【摘要】本文首先介绍了医疗设备档案管理的内容,阐述了设备档案管理的重要性,其次从计算机管理、统一管理、提高档案利用率等方面探讨了如何有效管理医疗设备档案,最后对医疗设备档案的管理使用做出了进一步总结。

随着社会的发展，先进的医疗设备被大量引进医院，如何管理及运用这些先进设备，医疗设备档案管理起着至关重要的作用，医疗设备档案管理是设备正常运行的技术支持和保证，因此加强设备档案管理工作是提高医院医疗质量，促进医院业务发展的有力保障。

1医疗设备档案的基本内容

医疗设备档案是一台医疗设备从计划采购到淘汰报废的整个过程的所有资料。档案从申购报告起即形成，主要由两大部分组成：即申购过程的档案和运行时的技术性文件档案。申购过程形成的档案有：向上级部门的申购请示报告、申购单、论证报  告表、政府采购计划报批表、医疗仪器生产许可证、购销合同、协议书、发票复印件（原件在财务档案中）、装箱单、运输单据、安装调试及验收报告、设备安装使用说明、维修手册及其他全套随机技术资料。特大型的设备还包括招标的有关材料、卫生资源配置许可、可行性分析及可行性研究报告的有关资料。享受国家免税政策的进口设备， 除上述资料外，还包括电机设备进口证明、海关免税证明、报关单、外贸合同、质量保证书、发票、 商检报告等。设备运行过程中所形成的档案包括设备使用情况记录、操作规程、维修保养情况记录、医疗仪器设备档案卡、使用率与完好率记录、每年的经济效益分析、最终的报废表等。 一般按年度归入档案。

2医疗设备档案的管理

2.1医疗设备档案管理的重要性。医疗设备档案管理是医院管理中的一项重要内容，因此要充分认识医疗设备档案的重要性，高度重视医疗设备档案的科学管理。设备档案作为设备的基础环节，为设备的有效使用、保养和维修提供了科学的依据，医院所购的医疗设备在疾病诊断、治疗和科研中起着无可替代的作用，建立完整的设备档案，可以为使用科室提供准确、有效的技术支持，使各科室在使用过程中有章可依，有据可查；为领导决策提供相关的依据；为处理病人的医疗纠纷提供有力的证据。因此档案管理落实到位，有效提高设备的利用率，充分发挥其在医疗、教学、科研工作中的作用，将直接影响到医院的医疗质量、技术水平、经济效益和社会效益。

2.2科学管理医疗设备档案。目前网络已进入档案管理，医疗设备档案推行计算机管理技术更是大势所趋。当今医疗设备技术发展突飞猛进，医院应站在发展的前沿，随时了解医疗设备发展的最新动态，减少医疗设备采购的盲目性。要探索医疗设备档案信息资源体系，使用档案管理软件，实行医疗设备档案的远程传输、查阅、保管、建立医疗设备档案的电子档案数据库，提高医疗设备档案管理效率，加大档案资源的共享，准确、快速地向社会提供有利的信息资源。档案管理者要主动学习数字化的档案管理，更新思维，跟上时代的步伐，使档案管理真正步入科学合理的现代化管理轨道。

2.3医疗设备档案应统一管理。大型医疗设备档案的收集整理是一项细致、精确的工作，要选派有较强责任心的专人管理，由专门的分管领导抓，建立完善的检查监督措施，确保医疗设备档案的完整、准确、系统和安全。医疗设备档案是潜在的生产力，一旦发挥作用，就能为医院乃至整个社会创造效益，使之更好地服务于患者，提高广大人民的健康水平。档案管理人员要有严谨的工作作风，将每一台医疗设备视为一个完整的个体来管理其档案，要不断学习，既要有档案管理的专业知识，又要了解医疗仪器设备的相关知识，科学管理好医疗设备档案，及时收集和整理相关资料，保持档案的完整性，定期检查和研究档案工作中存在的实际问题，了解设备发展的最新动态，认真做好日常记录，使医疗设备档案能最大程度的发挥其作用，为临床科室和领导决策提供强有力的保障。

2.4发挥医疗设备档案管理的服务功能。医疗设备档案管理的最终目的是为使用科室提供服务，管理人员要熟悉档案，了解需要。应经常到使用科室走访，宣传设备，观察使用频率，查看效益，认真做好记录，为领导提供决策凭证。保持与厂商、特约维修处的联系，主动电话咨询，请教他们，及时将好的经验反馈给使用科室，发挥咨询和参谋作用。这样即可发挥设备仪器应有的功能，降低设备故障率，又可减轻维修压力，节省维修费用，提高设备使用率，增加医院效益。设备的使用说明，操作规程、保修期限及维修手册要及时复印好，主动 交与使用科室及维修人员，使之管好、用好医疗设备，提高设备的使用寿命，更好地为患者服务。

2.5提高医疗设备档案的利用率。医疗设备档案建档以后放入专门的库房，不能因为有专人管理，就万事大吉。重管轻用是很多医疗单位的通病，建立完整医疗设备档案就是为了更好地为临床服务和为决策层提供依据，重视档案利用信息，追求档案使用效益，提高档案利用率，最大限度发挥档案的价值和作用，是档案管理人员的职责所在。通过档案的提供可以在工作中检查和发现收集的档案是否齐全，整理是否科学，鉴定是否准确，保管是否安全等，从而可以更好地为使用单位服务，完善档案工作职能。

3 小结

医疗设备档案管理是医院现代化管理的重要组成部分。先进的医疗设备是保证医院临床、教学、科研等工作的重要手段。设备能否有效利用，医疗设备档案的管理起着决定性的作用，建立和完善医疗设备档案，并辅之科学有效的管理，是提高设备利用率的基础环节。因此强化医疗设备档案的管理意识，有效利用医疗设备的档案信息，充分开发档案提供的详细信息服务于病人，发挥医疗设备档案的服务作用，不仅能使医院购置的各种医疗设备得到最大的效益回报，更好地为患者服务，对提高医疗技术水平，促进医院业务建设的发展，提高设备  投资的技术经济效益等方面都具有重要的作用。