简析人才服务中心的人事档案管理

简析人才服务中心的人事档案管理

刘牧仁

内蒙古兴安盟科尔沁右翼中旗社会保险事业管理局内蒙古029400

摘要：提高人才服务中心的人事档案管理效率，需要结合时代发展要求，根据实际需要，从而发挥人事档案的利用价值。基于此，本次概述了人事档案，阐述了人才服务中心的人事档案管理要点，对人才服务中心的人事档案管理问题及其策略进行了探讨分析。

关键词：人事档案；人才服务中心；管理要点；问题；策略

人事档案管理工作是人才服务中心工作的重要内容。人才服务中心的档案管理工作承担着档案管理以及提供服务等重要工作，但是由于档案管理工作内容的单一化和管理方法的传统化导致人事档案管理无法取得行之有效的进展。基于此，以下就人才服务中心的人事档案管理进行了探讨分析。

一、人事档案的概述

人事档案指的是在开展人事管控活动的时候，用以记载和反馈个体情况的资料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励出发等方面的原始记录。人事档案管理工作是连接各个部门以及上下级沟通的桥梁，因此加强人事档案管理工作具有重要意义。

二、人才服务中心的人事档案管理要点分析

人才服务中心的人事档案管理要点主要体现在：（1）“企业”与“人”对接前的档案管理。对于人才交流服务中心而言，应该充分利用好自己所拥有的优质合作企业，帮助人们去寻找合适的工作，这就要求他们应该充分了解相关企业的发展情况以及前景特点，还应该全方位掌握必要的各个岗位所需要的相关人才资料，能有效解决人们在寻找工作过程中的迷惑，积极避免出现工作不对口的问题，满足人才和企业之间相互沟通和交流，人才交流服务中心通过必要资料的分类和整理能够有效进行有针对性的投递，同时，如果企业寻找到合适的工作人才，则会通知人才交流服务中心提供面试邀请函，这样利用人才交流服务中心的中介作用，能有效通知相关的工作者，这样才初步完成了人才交流服务中心的义务。（2）“企业”与“人”对接后的后续管理。对于待业者来说，则会在面试通过以后，注销其在人才交流服务中心的相应档案内容，这时就要人才交流服务中心继续投递相关的待业者的档案，同样，如果存在面试不成功的情况下，则会将结合待业者的相关需求继续进行投递，一直实现了其的工作需求。通过上述的步骤，能够有效结合存在在找工作难的问题，同时，也有效避免了企业对人才难以抉择的情况。对于人才交流服务中心的发展来说，则是包括收取待业者的个人档案，并结合工作需要等实际内容来进行分类整理，最后，结合实际企业对于人才的需求来进行分类的有针对性的投递，并等待后续的面试通知等。

三、人才服务中心的人事档案管理问题及其策略分析

1、人才服务中心的人事档案管理问题分析。主要体现在：（1）人事档案内容不全面的问题。人才服务中心对人事档案采集仍采用传统的收集标准，主要包含个人履历、自传信息、鉴定以及考核情况、考察信息、教育程度和获取的证书、政治历史情况的审核材料、参加中国共产党以及共青团等的证明、奖励以及惩罚等材料，并可附有其他相关的材料。但是随着我国企业用人观念的转变，各单位更重视职员的人才类型、管理能力、专项技术、心理综合素质、个性发展等资料，但是人事档案管理内容却没有过多涉及。（2）人档分离的问题。人档分离的问题降低了人事档案管理工作效率，随着社会经济的快速发展，私营企业日益增多，导致人力资源聘用也随之市场化。当下，各个企业在聘用员工或者调遣职位时并不重视人事档案管理，致使很多人认为人事档案用处不大，进而置之不理；因而常出现人档分离现象，甚至部分人员不知道个人档案放在何处；更有甚者，部分档案成为死档，无人整理和认领，对此加大了人事档案管理工作的力度。（3）人事档案管理模式的问题。人事档案管理工作较为繁杂，且工作任务重；目前仍有部分管理人员采取人力收集、分类以及筛选等工作，不仅加大了工作量，且降低了工作的效率。随着信息技术的发展，人事档案工作应采用先进的技术对其予以分类和管理，以便于查找，为企业和个人提供更好的服务。（4）管理职员安全意识的问题。由于现下档案利用率不高，导致管理组织机构和工作人员在进行对人事档案管理的重视度不高。部分人才服务中心虽然采用了信息管理，但是因缺乏一定的信息技术，常出现错误操作或者安装存有危险性的软件造成电脑受到木马的侵犯，最终使部分档案信息保存不善，对人事档案管理工作造成了严重的损失。

2、人才服务中心的人事档案管理策略分析。主要体现在：（1）建立统一的人事档案管理制度。人力资源和保障局应建立全面统一的人事档案管理制度，以能将人事档案管理工作落实到实处；并在人事档案管理中制定形成、修订以及流转等方面的制度，保证人事档案管理工作的无误性。其次，还要使人事档案的内容合理化和规范化，保证其在合法的范围内，并与市场经济发展方向相一致；使人事档案的使用率得到进一步提高。（2）丰富人事档案的信息。根据目前企业用人的要求，人事档案工作应将管理能力、工作绩效、专长以及人才类型、心理情况等纳入到人事档案内容中，使人事档案信息更加的全面，实现“以人为本”的工作理念，更好地为单位以及个人提供档案服务工作。（3）实施分级管理。根据社会公众的需求不同可实施不同层次的人事档案管理工作；对于弃档和死档应加以处理，其次，提高档案的流动性，加大人事档案在工作中的利用率，同时将有限的人力和物力放在流动性以及较为复杂的档案管理工作中，落实人事档案工作职员的责任和义务，提高档案工作的管理效率。另外加大人事档案工作在社会发展以及人才流动中的影响力，为社会经济发展提供科学的信息。（4）实现所有档案数据化管理。加强人事档案管理的信息化建设，把所有的档案都形成信息数据。现在的人事档案管理部门存在着大量的纸质档案，需要经过工作人员的努力，把这些材料的原始信息都经过扫描、录入电脑，还需要设计一个合理的、完善的人事档案管理系统，将单位内的所有人的档案进行统一的信息化管理，通过资源共享，在全国范围内，所有企业的人事档案数据之间可以互相参考，建立起全国性质的人事档案信息管理系统，提高人事档案信息化管理的建设水平和高度。（5）不断提高档案管理人员的综合素质。档案管理人员专业能力和职业素养关系到人才服务中心人事档案管理水平的高低；对此，档案管理机构要对工作人员加强管理力度。首先应加强工作人员对档案管理重要性的认识，并加大相关知识的培养力度。其次，将社会责任理念融入到培训工作中，以创造良好的档案管理环境。再者，档案管理机构在聘用工作人员时，应对其进行予以严格的筛选和选拔，选用合格的管理人员。另外，要加强培训工作人员计算机应用以及安全防范等方面的知识，并对其实施施绩效考核，针对不合格者应再次给予培训或者给予开除。

结束语

综上所述，人才服务中心的人事档案管理虽然是项基础性的工作，但是关乎到人事档案管理、协调服务等职能，做好人事档案管理工作对社会和以及个人的发展具有重要的影响。随着社会变化发展，做好人才服务中心的人事档案管理工作具有重要意义。

参考文献：

[1]王若冰.人才交流服务中心档案管理工作的几点思考[J].科技资讯，2015（27）

[2]陈丽.新环境下的人力资源和社会保障局档案管理策略分析[J].劳动保障世界，2016（16）

[3]郭素萍.人才交流服务中心档案管理问题及解决措施[J].卷宗，2018（05）