浅谈医疗卫生机构人事档案管理的问题及对策

浅谈医疗卫生机构人事档案管理的问题及对策

黄衍洁

淄博市卫生人才交流服务中心

摘要：医疗单位人事档案管理工作主要分为人事档案的收集、整理、保管、统计、鉴定等一系列活动，人事档案是反映医疗卫生机构人员个人经历、学习、工作等综合情况的重要资料，是保证我国医疗卫生机构合理安排与任用人员的重要信息。加强医疗卫生机构人事档案管理工作能够充分发挥档案管理工作的重要作用，是实现医疗卫生机构人事制度改革，保证医疗卫生人力资源合理分配，促进医疗卫生机构健康、稳定发展的关键。

关键词：人事档案管理；医疗机构；问题；对策

引言

现阶段，我国医疗卫生体制改革正在不断推进，因此，全面建设医疗卫生机构人事档案管理体制，加强人事档案管理工作不仅是国家发展的必然趋势，同时也是保证我国医疗卫生事业不断向前推进的重要工作。文章主要就医疗卫生机构人事档案管理工作展开研究，首先分析了医疗卫生机构人事档案管理的重要意义，其次对现阶段的问题展开讨论，最后提出了几点解决措施。

1开展医疗机构人事档案管理工作的重要意义

医疗机构人事档案管理指的是通过文字的形式，对医疗机构日常人事的工作表现、业务能力以及实际业绩等进行记录，相关记录在内容以及形式等方面中均可以体现出客观性，体现出记录的原始性和真实性。在现代化的医疗机构管理建设中，人事档案管理有着至关重要的作用，可以全面并且客观的反应出医院的人事状况，对于后续工作的开展有着巨大的指导意义，还可以起到凭证的作用。领导通过对人事档案的查阅，可以对后续工作进行深入的指导。同时，医疗卫生机构的人力资源部门能够及时地了解和掌握内部员工的实际水平，针对员工的工作情况和数据信息对员工岗位进行适当地调整和变动，以达到最为理想的工作状态，更好地发挥员工工作价值。

2医疗机构人事档案管理中暴露的问题

2.1对人事档案管理的重要性认识不够

医疗卫生机构要想在人事档案管理工作中取得优异的成绩绝非易事，需要医疗卫生机构的全体职工对该工作提起高度重视，进而积极配合相关工作人员，有效开展人事档案管理工作。目前，我国许多医疗卫生机构的档案管理人员都对该工作存在错误认识，认为医疗卫生机构档案管理工作只需要对档案做好记录，保证档案不丢失、不泄露即可，进而导致人事档案管理工作过于随意，使档案信息存在泄露、丢失的风险。有的医疗卫生机构的人事档案工作人员身兼数职，与医疗卫生技术人员相比待遇较低，进而逐渐形成应付检查的工作习惯，养成了“说起来重要，用起来需要，忙起来忘掉”的状况，最终导致医疗卫生机构人事档案工作长期处于被动应付的状态，难以充分挖掘和发挥其自身蕴含的更大的作用。

2.2档案内容失真

人事档案内容的失真将给医疗机构管理工作造成巨大影响。医疗机构人事档案管理工作内容较多、工作时间紧迫，如果管理人员工作态度不端正，就会导致许多档案材料出现信息失真问题：档案材料内容前后不一致、日期不对应、姓名不真实等，这不但会给材料的归档造成巨大麻烦，也造成档案的价值和作用严重下降，最终给医疗卫生机构人事档案管理工作造成严重阻碍。

2.3在档案硬件设施上投入不足

档案室应该是一个环境良好、整洁的场所，这样才能使医疗卫生机构的人事档案资料完好的保存。但实际情况却差强人意，部分医疗卫生机构的档案室过于简陋，一些存放重要档案信息的橱柜也没有上锁，有的甚至破旧不堪。进而导致医疗卫生机构人事档案管理不规范、不标准，档案材料霉变、虫蛀的事件也经常出现，对档案的调用产生了不利影响。

2.4档案内容陈旧

人事档案信息需要及时地更新才能够保证其真实性和有效性。但是，由于医疗卫生机构缺乏对人事档案管理工作的重视，人事档案管理基础设施较差，设备更新速度较慢，信息化程度较低，工作量较大，且人员数量非常有限，使得档案材料质量低下，难以实现档案科学化、系统化和标准化管理。同时，多数人事档案中的组织意见多是一些空话。最后，对于注册登记表、执业医师资格认定表、专业技术人员继续教育登记表等新出现的档案材料是否应该纳入归档范围尚无明确规定。

3应对医疗机构人事档案管理问题的对策

3.1提高重视程度

根据当前实际，医疗卫生机构的领导层首先应当高度重视人事档案工作，定期对档案管理进行检查、指导、督促，发现问题、困难及时给予帮助解决，并建立人事档案管理达标升级考核机制，实行定量定性考核，分类分级指导，等级升降动态管理，进一步推进人事档案规范化建设。

3.2重视材料收集

收集材料是基础。干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术职务晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来了新的要求。管档人员必须将职工年度考核、学历变化、聘任、晋升等各种材料及时收集齐并及时归档。遇有聘任、晋升需要查档、调档时，要及时将抽出的材料归回原位，并按档案工作有关规定，实行全国统一标准整理装订。

3.3加强人事档案信息化管理

人事档案信息化管理是现代医疗卫生机构人事档案管理工作的主要发展趋势，医疗机构加强人事档案管理工作的信息化建设也是增强自身管理实效，满足医疗机构未来发展的关键。目前，我国相关部门已经出台并制定了一些规定和条文，其中对各级管理机关、档案馆和相关机构的档案管理信息化建设工作都做出了明确的规定。因此，医疗卫生机构需要严格遵守相关条文和规定的具体要求，加大在医疗卫生机构人事档案管理信息化建设方面的投入，积极开展信息化设备和系统筹建工作，同时为机构内部人事档案管理人员展开相应的培训，以保证信息化建设工作顺利进行。

3.3.1建立人事档案网络化管理体系

医疗卫生机构的人事档案管理应该逐步向网络化管理体系延伸，增强人事档案的应用价值，同时满足各部门日常工作需要。医疗卫生机构人事档案的网络化管理有赖于建立员工人事档案局域网，实现员工档案信息的共享，使各部门能够在局域网内查询和检索员工的档案信息，提升信息获取的速度和效率。其次，必须解决局域网使用权和管理权的问题，在做好局域网推广和使用的同时保障局域网的使用权，避免信息丢失等问题的发生。此外，医疗卫生机构人事档案的网络化管理体系一定要强调系统的全面性，不能仅局限于部门内部的信息交流。一定要打破部门之间隔阂与屏障，真正发挥网络化管理系统价值。

3.3.2建立人事档案数据库系统

可以利用计算机、相机和扫描仪等现代化设备将机构内部的档案资料制作成统一的表格形式。表格既要包括员工个人的文字资料，又要包括员工的工作照片、个人照片，并将纸质的原始资料转化为PDF和JPG格式的图片文件进行存储，进而建立人事档案信息库。这不仅降低了原始纸质数据丢失和损坏的风险，也方便工作人员快速查阅人事档案信息。

结束语

人事档案是人力资源开发与调配工作的重要依据，因此，加强人事档案管理工作有利于提高人力资源管理等相关工作的效率和质量。随着我国医疗体制的改革，医疗卫生机构需要通过加大资金投入，加强管理人员培训等工作，来提高管理水平，进而实现对档案的妥善管理，保证档案完整性和永久使用性。

参考文献

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