基层事业单位档案信息化建设若干问题探析

基层事业单位档案信息化建设若干问题探析

李玉娜

嫩江市嫩江镇人民政府社会治安综合治理中心 黑龙江嫩江市 161499 摘要：当前，信息技术的应用与普及深刻地改变了基层事业单位的档案管理模式，如果依然沿用传统的纸质档案管理方法，不仅会浪费大量的人力、物力和财力，还会造成档案丢失、老化等一系列问题。因此，有必要将档案信息化建设作为当前档案规范化管理工作的主要方面，并坚持问题导向，厘清档案信息化建设思路，给予档案信息化建设足够的支持，推进档案信息化建设步入正轨，为事业单位各项工作开展提供强有力的档案支持。

关键词：基层；事业单位；档案；信息化；建设

1事业单位档案信息化管理的意义

1.1提高档案管理的工作效率

传统的文书档案主要以纸质文件为载体进行保管，档案种类繁多，复杂多变，采用人工管理，不仅费时费力工作效率低，而且不能保证管理质量。例如：传统的档案查阅需要提前填写档案查阅单，查档单位和存档单位分别签字、盖章、登记才可查阅，大大降低了档案利用的时效性。传统文书档案所涉条目繁多、存储量巨大，需要专门档案人员长期维护，增加了人工管理成本，且在查档时容易出现低效率重复工作。

在全社会进入办公自动化的背景下，档案电子信息化管理系统可与自动化办公系统实现无缝对接，实时资源共享，同时，档案的收集、整理、归档、利用实现一体化工作流程，这样既有利于档案的利用与整理，又有利于办公自动化的发展，提高了工作效率。新的电子信息化档案管理，档案的录入、整理降低了人为操作的失误，大大提升了档案的正确率，同时电子信息化档案从采集、录入、归档、入库到利用全部通过自动化平台实现，使档案管理实现智能化、现代化，提高了档案管理效率。而具体使用的时候，既能精确查找，又能模糊查找，极为方便。在增加了工作效率的同时，也减少了工作人员的负担。

1.2增强档案管理的科学性

传统的文书档案多为纸质文件，不易长期保存，在长期翻阅后，极易造成档案破损，甚至无法修复，导致部分原始信息丢失；传统文书档案要求存档室必须具备保密、除湿、除尘等条件，一些基层单位在无法满足上述条件而存档，存在安全隐患。

近年来随着国家提倡机关事业单位“无纸化办公”，自动化办公系统得到广泛运用，电子档案提供的信息化数据能够直接在自动化办公系统中使用，为使用者提供了极大的便利。档案管理工作是一项非常复杂的工作，涉及到许多方面，传统文书档案信息录入量少，而电子信息化的档案管理系统读写方便，即使是大容量的信息也可以轻松录入资料库。同时，电子信息化档案管理易备份、可修复，而且利用硬盘等存储设备体积小、重量轻，发生灾害时易转移。

2新时代事业单位档案信息化建设的发展路径

2.1充分重视档案信息化建设

事业单位档案信息化建设是一项系统工程，既需要领导的宏观政策制定和工作推进，也需要相关部门的密切配合，大力协助，这样档案信息化建设才能取得实效。事业单位领导应加大对档案信息化建设的支持力度，引导干部职工增强档案信息化建设的使命感和责任感，转变传统档案管理思路，学习新知识，改变旧观念，推动新进展。在具体实施过程中，应明确基层单位档案信息化建设的目标，并结合工作实际，提前规划研究，有序加以推进。应加大对事业单位档案信息化建设的宣传力度，提高档案意识。要在不同场合、不同会议对档案信息化建设的现实意义进行宣传，让各个部门、单位真正了解档案信息化建设的现实意义和作用，并给予档案信息化建设足够的配合和支持。同时应对档案信息化建设过程中遇到的难题进行系统研究，拿出具体解决方案。

2.2强化档案信息化基础设施建设

从档案信息化基础设施建设角度看，事业单位应结合档案信息化建设的实际情况，给予必要的资金支持。应从当前网络信息技术发展的具体情况入手，购置一批较为先进的技术设备，采用政企学合作的方法，开发档案信息管理软件。与此同时，应充分认识到档案信息化建设的技术特征，将人才引进和培养作为档案信息化建设的重要方面，采取措施加以落实。一是契合当前档案信息化建设的实际需要，引进信息技术领域人才，进一步提升事业单位档案管理部门的信息处理能力；二是引进档案专业人员并对现有的档案人员进行系统培训，将大数据、云计算、人工智能等方面的信息技术作为培训重点，进一步提升事业单位档案管理人员的信息技术素养；三是引导档案管理人员强化学习意识，结合网络信息技术发展具体情况，通过远程教育、专业培训等途径，学习先进的网络信息技术知识，进一步丰富自身的档案管理理论及实践水平，将自身打造成为复合型档案管理人才，为档案信息化建设提供扎实的人才保障。

2.3重视档案信息安全管理

档案管理信息化在单位工作中运行及建设,重视档案资源的安全性存储及管理工作的开展。（1）依据档案资源存储的安全性设置专门的局域网,单位的外网不可随意的接入,并安装好防火墙,做好数据通信和访问的监控,进而有效的抵御病毒侵袭。（2）提升计算机环境安全防护能力,单位以强有力的软硬件设备,保证计算机系统本身的安全,日常工作中做好计算机病毒的查杀,提升档案管理信息化运行水平。（3）单位档案资源的存储,以档案管理信息化运行为导向,采用档案数据备份技术,确保档案数字化信息能够永久存储。同时为了防止黑客的攻击,采用标签水印技术,一旦档案数据信息被窃取,可进行及时追回,让单位宝贵的档案信息在网络上存储与运用、管理更为安全性。

2.4 完善管理的制度体系

档案管理信息化运行中,管理制度的存在与实施的关键,可做到档案的资源管理工作实施的有章可循,为档案管理工作有效性实施起到规范性功效,提升档案管理的信息化运行水平。一方面,单位依据传统管理制度体系的基础上,通过删减、增加等制度模式,增强档案管理信息化制度体系的可操作性、实用性；另一方面,在制度体系中,融入激励机制,激发档案管理人员工作热情,促进档案管理信息化落实到单位整体工作中。例如：采取激励机制,（1）物质激励。根据档案人员工作特性,制定相关的物质激励机制,给予其物质的奖赏,增强档案人员的档案信息服务能力；（2）精神激励。以制度为导向,在日常档案资源的管理中,部门领导应及时发现档案人员工作的不足及优势,针对工作优势给予一定的精神鼓励,使其更好的发展,针对出现懒惰的档案人员,给予一定的思想引领,诸如以思政工作为导向,提升其工作实施的积极性与热情,使其与多部门构建友好的关系,协同开展档案资源的管理工作,并在先进技术的支撑下构建档案管理信息化运行与营销系统。同时,重视档案管理薪资制度体系的完善,为档案人员工作提供合理的薪资待遇,使其工作获取幸福感,以此促进档案管理信息化在单位整体工作中实行,也助力于档案人员职业化发展。

3结语

基层事业单位应充分认识档案信息化建设的重要作用，转换思想观念，紧跟时代步伐，给予档案信息化建设足够的政策支持和资金保障，强化档案信息化建设基础设施，完善档案信息化建设制度机制，针对档案信息化建设出现的各项问题提出具体解决思路，全面提升档案信息化建设水平。

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