学校档案规范化管理的实践路径

学校档案规范化管理的实践路径

杨莉芳

渭南职业技术学院 陕西省渭南市 714026                           

摘要：当前，部分学校依旧沿用了传统人工档案管理方式，存在工作效率较低、档案内容检索困难、更新速度缓慢、维护质量低以及保密效果不佳等诸多问题。

关键词：学校档案；档案管理；对策

1学校档案规范化管理意义

学校档案的内容包括学校管理、招生、教学活动等；校园文化建设、校园环境建设是高校办学历史、办学特色。长期以来，学校的档案工作是学校教育、教学工作中最重要的一项工作，它可以为学校的可持续发展和各项活动的实施提供有力的借鉴，同时也可以使相关部门对学校的教育、教学工作有一个全面的认识；为今后的发展和学校的各项政策制定提供了有力的参考。简而言之，这所学校的档案记录了学校的学术成就，记录了老师和学生在工作和学习中的先进事迹，可以更好地反映出学校的发展。加强学校档案的标准化管理，对学校的发展起到了很大的推动作用，为学校的可持续发展奠定了坚实的基础。

2学校档案管理规范化创新与信息化建设实践路径

2.1完善档案管理内容

过去，高校档案工作存在着“千人一面”的现象，多数档案材料的内容都是相同的，缺乏个人特色。因此，加强高校档案管理工作，加强档案管理的作用。档案材料不仅要体现被试者的政治思想、思想品德、作风、个人经验，还要体现被试者的职业特点、兴趣爱好、科研能力、目前的知识结构和突出能力。同时，要定期更新和归类，确保管理内容随着对象的增长而发生变化，便于识别和归类。同时，也可以为学校的发展和人力资源的发展提供一定的参考。高校图书馆在进行档案管理时，要确保各种类型的档案载体，并充分利用信息化手段，将档案数据储存在云端，并将其进行数字化储存。对于重大科学研究和教学活动，管理者可以通过多种方式进行信息存储，从而反映出不同的信息载体。学校要不断提高档案管理的科学化、效率，确保档案的管理过程与规范的要求一致，使各方面的工作都能充分发挥，避免重复的工作。这样既可以减少人力、物力的浪费，又可以提高对文件的查阅和使用的方便和精确度。

2.2健全档案管理体制

学校档案管理工作的开展需要充分遵循国家颁布的《归档文件整理规则》，按照规定健全并完善当前的档案管理体制。学校应该结合档案管理工作实际，规范工作流程，并结合信息技术构建整体的档案管理工作网络，同时建立明确的责任制度，规划好管理人员的工作内容和各个工作部门的职责义务，将责任落实到个人。针对工作过程中出现的问题和矛盾，相关负责人员和部门及时采取手段措施解决和处理。同时，学校应该结合学校发展实际情况，制定具有层次性和阶段性的档案管理体制，保证各个管理流程有序进行。针对规模较大的学校，由于其档案类型较多，档案资料涉及范围较广，无法在短时间内做到权责划分，我们可以先梳理其工作流程，将重心放在档案的分类和管理体制的完善上，之后再进行权责划分。

2.3加大档案管理资金投入

在高校图书馆进行档案管理的信息化建设中，必须要有充足的经费来完善其软硬件设施。档案管理信息化是一项耗资巨大的项目，不管是购置电脑设备、软件的研发与升级、以及与之配套的基础设施、网络设施的建设，都是一笔不小的开支。让信息化技术在档案管理中起到一定的作用。投入巨资，已成为档案管理信息化建设的一个不可避免的阶段，在建设初期投入的资金数额尤为庞大。学校领导和有关主管部门要高度重视档案管理的信息化工作，把经费列入学校的经费；并将其制度化、专门化，长期维持对档案管理的信息化投资。当今社会，资讯科技与网络技术日新月异，各类软体的更新也愈加迅速。因此，要改变传统的手工档案管理模式，加速整个信息化进程，必须不断地进行投资。提高档案管理工作的信息化水平。

2.4促进档案管理开发

传统的学校档案管理工作，由于采用的是纸质文件材料，所以其管理过程比较复杂，并且在进行日常核查和核对时，往往要用大量的人力去查阅；这种方法不但没有效率，也没有人力，反而使错误的发生几率大大提高。随着信息化、因特网技术的不断发展与普及，目前高校在进行档案管理时，可以对档案内容进行数字化，并利用智能信息技术对其进行扫描；并将其转换成电子文件，从而推动我国的档案管理工作的信息化。电子文件具有存储方便、不易损毁的特点，利用计算机技术对其进行分类，从而提高了系统的工作效率。采用电子文件的方式，将档案资料与资讯科技相结合，进行查证、查询、修改、增删等作业，减少作业难度，提高管理效率。在档案整理工作中，利用现代管理模式，使档案管理人员可以有效地解决过去人力资源的繁杂、低效的问题，从而更好地适应新时期学校档案管理工作的信息化要求，从而达到高质量、高质量的档案管理。高校要适应现代管理方式的转变，与时俱进，与信息化技术相结合，不断强化档案管理信息化。一方面，高校要不断地进行现代化的管理，提高档案的管理水平，建立一个综合性的档案信息库，确保档案的真实性、完整性。对档案内容和原始资料记录不符的问题，必须定期进行审查。另一方面，在将文件从纸质文件转化为电子文件时，必须对文件进行全程的检验，以确保文件在转化过程中不会发生遗漏和遗失。档案管理人员要准确、全面地记录档案的内容，并在此基础上，建立档案管理系统，便于查找、比较、统计和分析。在软件系统的开发中，必须将人工智能技术完全融入到用户的操作界面中，同时也要加强对用户的信息输出和输入。

2.5加强档案管理人才队伍建设

要推动高校档案工作标准化、信息化，必须不断提高档案管理人员的整体素质。档案管理人员的专业素质与综合素质，直接关系到整个档案工作的质量，若用更新软件来强化档案的硬件设施，是推动档案工作规范化、信息化的重要前提，那么，要有一支高素质、专业化的人才队伍。首先，高校要提高对档案管理人员的招聘要求，不仅要具备一定的基本理论和丰富的管理技能，还要具备较高的信息素质和相关的技术水平；只有如此，才能更好地推进我国的档案管理工作。其次，要进一步强化现有管理人才的培训，为其提供充分的学习机会，如管理理念、信息技术、档案管理专业技能培训等。第四，要完善档案管理人员的绩效考评体系，适当增加其福利，以激励其工作热情；从而使其更好地投入到档案管理的信息化和标准化工作中。

2.6推进档案管理信息化建设

大数据时代下，档案信息化、数字化管理趋于普及，学校在不断发展的基础上，也要做好档案管理中现代化技术的利用，以便更好地满足大数据时代下学校档案管理及使用方面的需求。通过档案信息化管理水平的提升，能带动档案管理规范性及安全性的全面提升。

结束语

学校若要提高档案管理工作质量，必须加强工作人员的思想认识，明确档案管理工作规范化与标准化的价值与特点，同时明确档案管理工作现状，通过健全管理制度以及加强一手资料的采集等有效措施，推动档案管理工作规范化与标准化的普及，提高学校档案管理工作整体质量。

参考文献

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[2]张维琴. 单位档案标准化管理的实践探索[J]. 城建档案,2021,(10):70-71.

[3]刘晓瑛. 高校学生档案管理研究[J]. 城建档案,2021,(10):80-81.