文书档案管理效率的提升路径分析

文书档案管理效率的提升路径分析

高红

天津市城市道路桥梁管理事务中心道路第一分中心  天津市  300000

摘要：文书档案收集和整理了单位原始的工作记录，为各项工作的开展，提供了强有力的依据。现阶段，面临着单位的深化改革，文书档案管理工作环境也发生了明显变化。为了符合现代文书档案的管理需要，就要根据当前的管理现状，采取科学的、可行性的管理措施，通过创新管理方式和手段，实现高效率文书档案管理工作的开展，促进单位档案管理质量水平的提升。

关键词：文书档案；管理效率；提升

1 文书档案管理目前存在的问题

1.1对文书档案管理缺少足够清晰的认知

单位文书档案管理工作主要对单位内部各项运转信息进行有效记录，且部分信息管理工作难以在短期内直观体现出自身作用，导致部分单位领导管理者认为文书档案管理对单位发展作用低下，并不重视文书档案管理工作，甚至部分单位职员对文书档案感到十分陌生，只是听说过相关概念。部分单位虽成立文书档案管理部门，但内部管理人员对文书档案管理流程等内容并不清楚，并未将其划分到单位信息管控系统中，导致文书档案管理缺少足够的系统联动性。在这种错误的思想认知下，文书档案管理人员缺少工作热情，实际工作效率低下，加之文书档案管理经费不足等问题，最终导致企业文书档案管理流于表面形式，难以有效记录单位各项业务生产信息，严重阻碍单位健康、长远发展；

1.2 文书档案管理专业人才匮乏

部分单位文书档案管理人员综合素养相对低下，导致文书档案管理工作效率难以有效提升。首先，单位管理者的思想认知与综合能力直接影响文书档案管理在单位内部发展，决定文书档案管理工作制度的完善性、业务执行的效率性以及各部门间的协调性等。如果单位管理者综合能力不足，就导致文书档案管理综合质量难以符合标准规范，在实际工作中存在管理混乱的现象，致使文书档案管理工作难以顺利、稳定进行；其次，单位管理人员专业素养不足导致相关政策与业务执行效果无法得到保障，新时期发展中，各行业都在积极引用现代化技术进行管理，因此需工作人员对计算机系统、互联网技术、信息技术等具有良好的综合使用能力，但部分单位文书档案管理人员由于受到传统观念等因素的影响，并未有效掌握信息技术，对计算机系统操作并不熟练，进而降低文书档案管理效率，影响单位内部管理综合质量。

1.3 文书档案管理制度不够完善

对我国文书档案管理现状进行分析发现，大部分单位文书档案管理制度依然属于传统行政单位文书档案管理制度模式，难以真正体现“收藏”和“使用”间的实际关系，经常出现单位过于注重文档收藏而不重视文档资料使用的现象，导致文书档案资料难以在单位发展中体现自身的职能作用。部分单位文书档案管理工作模式为上级领导进行指示，下级人员负责执行，但领导者对文书档案管理工作通常缺少足够清晰、明确的认知理解，对部分细节问题无法做出正确判断，导致管理工作效果并不理想。比如，文书档案管理规章制度完善、健全工作通常不受重视，但具有规范管理人员行为的重要作用，能直接影响管理工作的标准性、合理性与实用性；此外，管理制度的不健全会直接影响管理人员工作态度与工作重心，会将工作重点放置在信息收集整理以及保存管理等前期工作中，而缺少重视对文书档案的综合利用，导致文书档案管理效率较为低下。

2文书档案管理效率的提升路径

2.1培养专业专职文书档案管理人员

行政办公室是单位文书档案管理的主管部门。按照集中统一管理档案的原则，各单位应指定专职负责人负责本单位文件材料的收集、整理、立卷、归档等工作，并保持相对稳定。为了使文书档案管理人员适应新时代背景下文书档案管理的需要，必须要提高管理人员的业务水平。单位每年应积极组织管理人员参加各种业务培训，包括线上学习、线下培训，同时还应加强与同行业专家学者的沟通交流。当前，档案管理人员不仅需要掌握扎实的档案专业知识，还需要学习计算机、大数据等相关知识，拓宽专业视野，成为具备信息知识和网络技能的复合型文书档案管理专业人才。

2.2完善基础设施，设置专门的文书档案室

单位应按照相关档案法规定，配备保证文书档案安全的专门档案装具，以及防盗、防火、防光、防有害生物的必要设施，以保证档案的完整和安全，并配备先进的档案管理设施和设备，实现档案管理的现代化。同时，要加强文书档案的分类收集。要统一规范文书档案的载体、字迹要求，对文书档案类目进行分门别类整理，按单位分类、按部门分类、按类别分类、按会议分类等，并在平时做好分类整理工作，年终做好归档存档工作。要严格把关、统一管理，规范收文、行文程序。对文件选用、文件编发、发文范围、发文内容格式等作详细规定，严格执行。对上级机关来文，要在登记办理、传阅、归档、保密等环节上做到手续齐全。收集、鉴定、保管、统计工作是文书档案的物质基础和前提条件，因此不仅要善于收集整理文件资料，还需要用心整合档案资源，对其进行分析、筛选、研究和综合整理，有效发挥档案信息功能，不断丰富档案资源建设。同时还要以服务大局、服务单位、服务社会的思路来安排和思考文书档案管理工作。

2.3建立系统性的文书档案管理规章制度，增强文书档案管理的规范性

在信息化和数字化发展新时期，文书档案管理模式的创新，还要依赖于一个健全且系统的文书档案管理规章体系。一方面，针对传统的文书档案管理规章制度，要在其基础上对新时期的应用技术、应用内容等进行优化和更新。例如针对信息化发展趋势，建立《企事业单位文书档案信息化管理制度》、《企事业单位信息档案岗位员工管理制度和工作职责》、《纸质文书档案数字化规范》、《纸质文书档案数字化操作规范》、《企事业单位电子文书档案归档制度》等,从而建立一个符合当前发展需求的，具有可操作性的规章体系，满足文书档案信息化建设规划的需求。另一方面，在信息化和数字化发展新时期，文书档案管理规章制度的建设必须重视数据的安全性，达到“安全保密”的基本要求。通过健全相关制度体系，确保电子文书档案数据的安全性、可靠性，保证数据网络传输及数据库的安全。

2.4加强领导层重视，将文书档案管理纳入信息化建设总体规划

文书档案的信息化和数字化建设是一个长期而复杂的建设工程，需要投入大量的人力和物力，因此首先需要获得管理部门的重视，在信息化建设上，给予财力、物力和人力的支持。管理层必须改变认为档案管理不产生直接价值，属于次要职能业务的旧管理思维，形成新时期的信息化建设新管理理念，认识到文书档案的长期价值增值特征，形成文书档案管理信息化建设与单位信息化战略同步发展的新格局。

3结语

在互联网信息技术快速发展的新时代，档案管理工作模式发生了新的变化。当前，我国文书档案管理工作的创新发展还存在多种困境，必须从理念、制度和人才等方面全面更新，建立文书档案管理策略，促进文书档案管理工作的可持续发展。

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