基于数字化的县级医院人事档案管理路径——以山区县级医院为例

基于数字化的县级医院人事档案管理路径——以山区县级医院为例

唐华全

（平昌县人民医院     四川巴中    636400）

摘要：本文旨在探索基于数字化的人事档案管理的路径。分析了县级医院人事档案数字化管理的价值，并结合医院工作实际，对人事档案管理数字化建设及应用策略进行了探索。

关键词：人事档案；数字化；管理；策略

新时代，随着现代信息化技术、新型办公、互联网等新型技术档案管理空余的大量运用，医院人事档案管理走向信息化也是社会发展的必然选择。县级医院的人事档案实现数字化管理，不但能够让档案管理更加规范、高效、科学，而且还能有效促进人事档案资料的收集、整理、归档和存储保管、检索利用、日常管理的效率和质量得以大量提升。为此，本文立足县级医院的实际，重点探索人事档案管理数字化的创新路径。

一、县级医院人事档案管理数字化的重要价值

（一）信息技术发展的需要

随着现代信息技术、办公技术和互联网技术的快速发展，并广泛运用于各行各业中，发挥着巨大的推动作用，促进了各行业的技术革命和工作模式的创新。当下，县级医院的人事档案管理在这种新技术背景下，也面临着管理模式创新和工作方法的改进，管理效能和服务质量的提升。县级医院人事档案管理不是单一片面的简单管理，而是一个程序众多、系统性的管理闭环，因此，县级医院的人事档案管理需融入现代信息技术和现代办公技术和网络技术，全面提升人事档案管理的数字化水平，有效提升人事档案管理水平及应用效能。

（二）管理效率提高的需要

以往的县级医院人事档案管理大多是沿用的纸质档案管理模式。这种管理模式要求必须投入大量的人力物力，同时管理过程中人事档案资料还会出现错乱、遗漏、损毁、查询难等诸多问题。一旦县级医院的人事档案管理实现数字化管理后，档案资料收集、整理、归档、储存和查询等工作就会变得更加简便、快捷，工作效率就会大大提高，尤其是人事档案资料的更新和检索利用，就会大大节省时间，有效促进工作效率的提升。

（三）档案资料安全的需要

众所周知，县级医院的干部职工一般都在千人左右，形成的个人和集体的纸质人事档案资料几千卷，这就给储藏和管理这些人事档案带来压力，一是纸质档案资料会出现收集不全、容易遭受破坏、被盗，也易丢失，二是占据很多的储藏空间，且对储藏条件要求很“苛刻”。如果县级医院的人事档案实行数字化管理，将纸质档案进行数字化转化，然后储存在专用电脑中或移动硬盘或其他电子储存设备中，一方面实现文档加密处理，对储存电脑和移动硬盘设置登录或访问权限，同时进行备份异地保存，进而确保数字人事档案不丢失、不被修改、不丢失，有效保证档案资料的安全[1]。

二、构建县级医院人事档案数字化管理系统平台

县级医院的人事档案管理实现数字化转型，需要现代信息技术、现代办公技术和网络技术的支撑，需要建立医院内部的档案管理数字化平台。档案数字化管理系统平台是以信息传输、数字共享为主，对网络环境及硬件指标要求较高，因此，在系统搭建中需充分考虑档案部所处网络环境，需满足数字化人事档案数字化管理系统构建要求，网络服务可选择4G或5G，硬件主要以服务器、电缆、计算机等为主。

笔者所在的单位为县级三甲综合性医院，其信息化、网络化、智能化运行系统已经基本健全，且正在运行；加之，医院意境实现了现代化无纸化办公技术，因此，借助这些先进的技术设备和各种管理软件操作系统，在此基础上完全具备了开发“县级医院人事档案数字化管理系统平台”条件，一种方案可以单独开发人事档案管理数字化系统平台，另一种方案可以在医院现有的信息化、智能化运行、办公系统基础上增设档案管理子系统——人事档案数字化管理系统平台。根据县级医院人事档案的特征和数字化管理技术要求，人事档案数字化（信息化）管理系统平台架构如下：

图1 人事档案数字化管理系统平台

从图1中可得出，人事档案信息管理系统平台主要包括档案数据库、数据共享平台。档案数据库负责对所有人事档案及相关内容进行存储管理，其特点为全面性、综合性、系统性，利用数据库海量容量进行有效储存管理；数据共享平台负责对档案数据的资源共享、资料传输，其他部门或机构可通过应用管理端登录，获得权限后可申请档案访问、分享或调取等，实现档案资料传输与内容共享。应用管理端可通过人工界面操作完成档案的查询、调取、分享、传输、分析等功能，档案管理者可直接进入该应用管理端，外访者需获得权限后才可登录，本系统权限设置主要以密码输入为主。该文书及人事档案信息化管理系统布局简单、设计合理，避免较为复杂且繁琐的系统流程，最大限度提升人事档案管理水平及效率。

三、县级医院推动人事档案管理数字化的主要对策

（一）领导重视，树立数字化管理理念

目前信息技术、数字技术和网络技术应用逐渐推广普及，因此，县级医院的领导班子和主要领导要重视数字化技术在医院人事档案管理中的应用尤为关键，在硬件设备和软件开发和购买中要大力支持；要充分认识到数字化技术在医院人事档案管理中运用的重要价值和运用前景，要树立人事档案管理数字化发展前瞻思维和理念，支持档案管理工作的模式创新、方法改革；要将人事档案数字化管理列入医院总体发展规划，列为医院信息化、数字化、智能化管理的重要内容，同研究、同部署、同落实、同检查、同考核，从战略高度促进数字化档案管理进一步落实；要建立人事档案数字化管理领导小组，医院分管领导任组长，统筹医院后勤、财务等有关部门具体抓落实，全面提升人事档案数字化管理进度。同时，医院中层管理者也需重视和支持人事档案的数字化管理，树立精工管理意识、档案控制思维、快速服务观念等，积极主动通过数字化管理系统平台传递有关人事档案资料，自觉利用管理平台查询需要的非涉密的人事档案信息

[3]。

（二）密切配合，强化人事档案信息采集、整理

资料信息的及时、完整、准确采集，是山区县级医院的人事档案管理数字化的首要环节。因此，人员档案管理人员要充分利用“人事档案数字化管理系统平台”不断强化人事档案电子文件收集、鉴别、整理等工作，做到人事档案资料收集全面、准确、质量合格；同时，档案管理人员要加强对收集到的人事档案电子文档进行核查，及早发现遗漏和错误，保证收集到的人事档案电子文件真实可靠。

要将以往的纸质人事（医院集体的、干部职工个人的）档案全部通过扫描、数码拍照等技术转化为数字档案，按照数字档案管理模式进行数字管理。新收到的纸质人事档案，也要及时进行数字化转化，确保人事档案数字化录入不遗漏。

（三）提升素质，加强管理人员专业技能培训

1.开展数字化技能培训

医院每年要选派档案管理人员参加省档案局举办的档案业务知识和技能脱产学习培训，或邀请省市县档案管理部门的专家和技术高手到医院进行专题讲座，对有关人员进行网络数据、信息应用、计算机技术、软件系统操作业务知识和技能的培训，有效提升干部职工，特别是档案工作人员的数字化管理技能，对管理系统操作得心应手。

2.提升岗位意识及职业素养

人事档案管理人员需进一步转变工作理念，加强自身业务学习，不断提升自己的业务知识和政治、品德素养，热心档案管理本职工作，深化人事档案管理模式的改革，积极主动将数字化技术应用到人事档案管理过程中，积极探索档案管理数字化转型下的工作方法和模式。培养档案管理人员的爱岗敬业意识，克服“等靠思想”，积极主动争取院领导的支持，主动提出人事档案数字化管理的新问题、新对策，创新人事档案管理模式，更好推动人事档案管理数字化进程 [4]。

（四）注重档案管理数字化的安全风险防范

人事档案数字化管理模式具有很大优势，但网络安全、病毒隐患等安全风险。因此，实行人事档案数字化管理后，需全面提升网络安全防范，提升应对能力，确保人事档案数字化管理后的信息资料安全。具体做法是：第一、及时更新防火墙或病毒数据库，极大防毒软件升级，巩固系统抵御能力。第二、完善访问权限与加密设置，基于单位型档案信息管理系统，加密不易过度繁琐复杂，以内部信号或代表性密码为主，并严格把控外部访问权限，巩固内网建设，提升对档案资料及数据信息的实时保护[2]。

结论：

综上所述，县级医院的人事档案数字化管理时代科技发展的必然，也是档案管理的技术创新升级的需要。因此，档案管理人员采取上述措施可有效推进医院人事档案管理数字化进程，大力提高人事档案管理的服务效率和工作质量。

参考文献：

[1]杨阳.基于数字化背景下的人事档案管理探析[J].传播力研究，2019，000(012):P.286-286.

[2]温志国.基于干部人事档案数字化有关问题的探究[J].卷宗，2019，009(009):61.

[3]郭军.关于干部人事档案数字化管理的探讨[J].科学与财富，2019，000(025):75.

[4]刘晶.大数据时代的数字化人事档案管理策略探究[J].数字化用户，2019，000(011):72.