基于企业高质量发展的档案风险防控体系建设

基于企业高质量发展的档案风险防控体系建设

任桂文

天津金钟城市更新建设发展有限公司    天津市   300000

摘要：安全是没有危险、损害和损失，是一种免于风险伤害的状态。风险，是有可能发生的危险，来源于人和物的不可控状态。此处的风险，特指未来的不确定性对档案安全的影响。风险防控，是指影响档案工作发展和安全的各种阻碍因素得到控制。档案风险防控的意义，就是居安思危，辨识风险、治理风险，保证档案安全目标的实现。即档案事业得以持续发展，档案资源得以长存久安，档案信息得以共享利用。落实国家档案安全战略，构建企业档案风险防控体系，是企业档案工作持续健康发展的重要任务，也是企业档案部门不可推卸的责任。

关键词：企业；档案风险；策略

引言

“档案工作是一项利国利民，惠及千秋万代的崇高事业”，可以用来总结经验，认识规律，延续历史，发展各项事业，档案工作的重要性不言而喻。在计算机网络广泛覆盖的工作环境中，对企业档案进行信息化管理具有必要性。将纸质版的档案转化为电子档案进行管理可以提高档案的管理效率，减少档案管理的工作量，也可以将档案管理工作与企业运营过程中的其他工作进行有效的衔接和结合，将档案管理工作的作用进行有效的发挥。但是在现有计算机网络环境中进行电子档案的管理仍然存在许多安全隐患，档案管理工作人员在进行档案管理工作过程中要提高风险意识，对档案信息化管理工作中潜在的风险制定有效的防控措施。

1国有企业档案工作面临的现实困境

1.1数字化转型带来新的挑战

国有企业的传统归档方式以“纸质档案”为主。进入新时期，面对建设“数字中国”的要求，国有企业推进数字化进入了快车道。随着数字化转型的深入开展，国有企业以人工为主的传统档案管理工作方式逐渐被网络化、数字化的新型档案管理工作方式替代。在此背景下，如何挖掘档案数据价值成为档案工作的“新重点”，而那些仍然依靠人工管理档案的企业，将面临巨大的挑战。

1.2公司治理现代化提出新的要求

公司治理现代化对国有企业档案管理提出更高要求，主要表现为运用数据管理平台实现数字化的档案业务，运用现代检索系统实现知识化的档案服务。档案管理的现代化，需要保证档案信息源头的准确性，从而实现在大数据快速发展的背景下，满足后续档案信息挖掘、使用和检索的需要。为此，应当形成一个从基层开始的新型档案管理机制，重视保证档案的完整、真实、可用和安全。然而，部分国有企业的档案管理水平尚不能适应公司治理现代化的要求。

2基于企业高质量发展的档案风险防控体系建设策略

2.1进行档案信息安全的风险分析

企业在进行档案信息化管理的过程中要对管理过程中可能出现的风险提前进行评估和防范。进行风险评估的工作就是要将档案信息化管理过程中可能出现的潜在风险进行罗列，分析出这些风险发生的情况下会造成的损失，对这些风险进行等级分类，在进行风险防范的过程中有重点的进行风险的防范工作，将风险出现带来的损失尽量控制在最小的范围内。风险等级的划分也有助于在风险发生的情况下，档案管理人员按照风险对企业运营的威胁程度，有序高效的从高到低对风险问题进行解决。

2.2做好档案信息的识别工作

对企业档案进行整理和归类是档案管理的基础工作，有效的档案信息化管理可以帮助企业更好的开展档案的归类和整理，档案的归类和整理可以为档案管理风险评估工作提供依据。所以，档案管理工作人员在进行档案整理的过程中，要对档案的信息进行识别和全面的分析，进而找到风险出现的源头，分析出档案管理工作中的不足之处，并根据档案的分类对档案管理进行分层分析，这有助于简化档案管理工作，有层次的展开评估和预测。

2.3提升档案管理水平

一是突出档案管理的政治性。习近平总书记指出，加强党对档案工作的领导，贯彻实施好新修订的档案法，推动档案事业创新发展。国有企业的档案管理工作姓“党”，需要以“为党管档、为国守史，为民服务”为宗旨，把红色档案保管好、利用好，对历史负责，为现实服务，替未来着想。

二是加强档案管理规范化建设。档案工作规范化是历史发展的必然趋势，它综合运用各种档案工作要素，对档案工作进行科学化管理，使档案工作从无序走向秩序，没有档案工作规范化，档案工作就会走向混乱，失去意义和价值。国有企业的档案管理要从法律法规、行业标准、安全管理等方面建立合理的档案管理制度体系。

三是推进档案管理的现代化。国有企业实施现代化档案管理，需要紧紧把握“数字化”这一重点，在档案数字化转型过程中实现“档案资源数字化、业务流程数字化、管控模式数字化、利用服务数字化及管理能力数字化”，实现体制机制变革以及内容管理系统、数据管理平台和现代检索系统运用，尤其要针对档案信息化系统，完善档案检索和存储机制。

2.4完善档案风险防控制度体系，搭建档案安全“第一道防线”

制度体系建设是应对档案安全的第一道防线，通过这一道防线来实现档案发展方向纠偏、档案违规行为处置、档案操作指导以及档案责任落实等。档案风险防控制度，包括档案工作中的管理制度、业务操作规范，以及档案安全和风险管理过程中的其他制度、标准和规范。

（1）制度的合规化审查。科学完善的制度体系建设，是提高档案安全指标、杜绝风险的重要工具，在建设过程中，要审慎处理，降低制度在制定、更新、执行过程中存在的安全风险。一方面要保证制度内容的规范、合理和可操作性；另一方面要保证制度体系的全面性、系统性，分析各类影响因素，保证变化的动态跟踪。

（2）内外部因素的整合。完善的制度要反映社会经济发展需求，融入企业战略发展的重要内容，保证制度体系与企业发展势态相协调。要通过制度的建立与执行，来保证业务延伸到哪里，档案工作就延伸到哪里。如随着国有企业改制工作的深入推进，产权变动档案的处置管理要求相关规范及时出台，指导改制过程中相关档案的接收及移交工作的进行，防止国有产权档案的散失。

制度体系建设过程中应将组织建设纳入其中，将档案风险防控组织的管理责任、职能和工作要求以制度形式予以固化，并健全考核评价机制。

结束语

企业的高质量发展是国家深化企业改革的目标和要求。在企业的改革与创新发展进程中，企业抵抗风险能力、依法治企的能力得到了全面提升，创新、协调、绿色、开放、共享的发展理念融入企业管理的各项工作中。第一，技术发展和企业改革创新加剧了档案工作面临的风险和挑战，发展落后甚至停滞是档案工作最大的风险，守正创新才是档案事业持续健康安全发展的必由之路，要从发展的角度审核风险，提高档案工作的快速反应能力。第二，理论体系的创新和发展促进了档案安全管理水平的提升，全面风险管理理论及档案安全研究的各项成果丰富了档案风险治理的基础和管理策略，要将理论与企业变革中的档案实践相融合，提高档案风险治理的能力。档案安全是一项长期且复杂的工作，社会和企业发展的恒久性，使得管理风险持续存在，企业档案安全任重而道远。要以提高发展质量和效益为中心，提高企业档案管理的法治能力、技术能力、人员能力，建设多维度、全方位、立体化档案风险防控体系。

参考文献

[1]郭艳荣.全面风险管理导向下生产型企业的内部控制研究[J].全国流通经济，2020（29）：33-35.

[2]金波，杨鹏.大数据时代档案数据安全治理能力成熟度模型构建[J].档案学通讯，2022（1）：29-36.

[3]金波，杨鹏.大数据时代档案数据安全治理策略探析[J].情报科学，2020（9）：30-35.