机器人构筑财务资金结算“新生态”

机器人构筑财务资金结算“新生态”

赵雅丽

中车株洲电力机车有限公司  湖南株洲  412001

摘要：科技技术不断在进步，RPA机器人、收单机器人技术成熟应用及推广，共享中心可以通过引进新技术解决目前工作效率、资源耗费，用户满意度等相关问题。

关键字：机器人、财务共享、资金结算

一、背景介绍

早在2017年，市场调研公司Forrester 曾预测，到了2020年，管理、商业和财务类的工作岗位将会由于技术进步而减少72%。据我司调研分析，流程自动化（财务机器人）专门致力于模仿人操作流程，代替人工处理，提升工作质量，在财务领域有较强的应用性。

我司共享中心自2015年建设以来，在一定程度上统一了财务报账资金结算流程，但整个过程靠财务人工处理，主要面临着以下几个问题。

一是报销资金风险防控能力亟待加强

国家电子发票发行之前，市面上假发票流通难以杜绝，例如火车票，缺乏国家权威查验通道，靠肉眼难以辨别真伪。以我司差旅费为例，单据量年均3万单左右，高强度工作压力下，给财务共享中心资金结算的安全性带来非常大的挑战。

二是财务价值感、获得感不足

财务基础资金结算工作，涉及实物影像扫描、审核、收单、退单及归档、员工填单、查找单据等操作环节，工作标准化程度高、工作量大。大量人力资源埋首在日常重复性工作中，工作较为单一、枯燥，不利于盘活财务资源，发挥财务价值。

三是报销体验感有待提升

大部分员工对报销速度期待较高，我司在建设机器人之前，平均报销耗时3-5个工作日。若存在打回的情况，园区范围较大，报销人需“长途跋涉”至财务中心办理单据退回手续。另外，售后类、营销类员工回司时间或值节假日，回司时间短，报销无法及时处理甚至影响员工正常出行。

二、建设内容

基于外部数字化发展的新环境，我司共享中心运营的情况，公司审时度势，经过多轮内部分析研判，决定引进财务机器人，解决目前工作效率、资源耗费，用户满意度等相关问题。

1、解放双手——智能收单机器人

引进智能收单机器人，建立条码识别技术，报销人投单时自动根据原始凭证条码与电子单据绑定，运用机器人机械臂自动上架至暂存格进行临时归档。待流程审核完毕，将单据移送至按照财务归档要求，将单据移送至归档箱。若单据存在问题则由机器人推送消息给报销人，并将已上架的单据移送至退单口进行退单处理。主要改善措施有如下几个方面。

1　取消人工扫描，机器自动扫描

 通过引进智能收单机器人，可以实现报账单据在报销人投递时自动处理，完全取代现有人工扫描方式，大力减轻共享中心人力成本投入。

2　取消投、退单人工处理，机器自动收、退单登记

以我司情况为例，目前，我司事业部等单位投单流程需报销投递至事业部收单箱内，再由事业部统一在特定时间提交至财务中心，财务中心按单据递交顺序排队人工扫描，周期长，耗时长达3-10天不等，影响事业部报销效率。

改由机器人收单后，报销人直接投递收单机器人，及时扫描、及时初审，极大地缩短单据投单耗时，事业部等单位整体电子单据流转较慢的问题将得到缓解，共享中心报销服务体验度得到较大提升。

3　简化归档程序，减轻归档工作量

原归档作业按单据匹配凭证进行归档，作业分为简化归档程序，通过应用收单机按归档箱归档的方式，减轻归档员归档工作任务量减轻2/3左右。

2、擦亮双眼——OCR识别机器人

共享平台上线后，共享会计根据上传的电子影像审核报账单据的合规性，考虑到部分合规性项点需要通过大量阅读进行识别诊断，“考验”财务共享会计眼力的同事，另外也消耗着共享会计的体力。

为了适应机器识别，财务中心积极组织调研，全盘公司报销必备的各类内部层次不齐的纸质原始凭证，以报销频率比较高的原始凭证类别作为试点，对公司《业务招待费审批表》、《无形资产实施审批表》、《培训费用申请表》等10余类原始凭证格式标准固化，并开展全公司推广机器识别应用。

以我司业务招待费为例，年业务招待费单据量约15000张。我们需要根据业务单位填写的招待内容、金额、招待单位、招待类别等判定其合规性。首先，我们将业务单位提报的《业务招待费审批表》进行标准化，全面推广用机打代替人工手写，将纸质影像数据结构化。其中，我们应用了通过引进OCR机器人对《业务招待费审批表》的敏感字眼进行识别，如“旅游”、“购物卡”等，帮助财务快速定位合规风险点，并给予提示，节时省力，充当共享会计的“第三只眼”。

业务招待费标准化机打模板示例图：

3、移植脑力——AI+RPA机器人

在共享稽核过程中，部分稽核项点需要综合运用多方信息进行研判其合规性。在单据量巨大的情况下，十分考验共享会计的脑力。为此，财务中心集结内部专家，形成标准化专项研究小组，经过半年的研究，发布了《财务审核审批标准化手册》，充分提炼标准化审核项点，为机器稽核铺垫基础。

以发票为例，年报销增值税专用发票约4万张左右。我们需要根据发票号、开票日期、购买方名称等综合信息判定其发票的合规性情况。通过引进AI+RPA机器人，我们将发票进行AI建模，建立发票稽核规则模型，如发票购买方是否为报销人的所在单位，开票日期是否距今超过三个月等，运用RPA机器人代替人工进行稽核初审，节约人力。

发票稽核图例：

目前，我们将稽核项点植入机器人“大脑”，在人工审核前运用机器人在扫描时同步进行初审，降低后期财务人工打回率。据统计，每份退单历经报销人提出取单申请，财务找单，报销人取回、再投递、再人工扫描的过程，取回及再投递扫描消耗的时间大约消耗2-3个小时。采用收单机器人收、退单据，将压缩人工来回奔波、重新扫描等耗费时间，将原半个工作日压缩至半个小时。

三、实施成效

机器人在财务领域的应用，在近两年被社会各界热烈议论，目前，在各行各业内在财务领域使用机器人产品的公司屈指可数。株机公司在市场上捕获了该项技术功能讯息后，迅速组织调研，经过20多次、长达3个月的研讨论证，最终于2022年初领先在央企中进行应用，并在企业内外部取得较好成效。

我司针对共享平台上线后普遍面临的问题，通过全流程的梳理，识别影响效率的关键业务环节，特别针对重点费用、采购等诸多合规性风险高、业务量较大业务进行了重点的梳理突破。既兼顾了重点业务领域的突出问题解决，同时也保障了共享平台整体运营效率的提升。主要取得的成效在以下几个方面。

第一、降低“打回”，控资金风险

据统计，引入机器人后，报销打回率下降了40%左右，一方面得益于财务对稽核要点的全面标准化及全员宣贯普及。二方面通过智能化审核，前置报销合规性风险，改善了财务审核压力，进一步保障了公司资金结算风险。

第二、提升效率，盘活资源

通过共享全流程的梳理，将特定的机器人植入到各业务流程、环节中，极大压缩了人工处理的工作量，全周期缩减了报销耗时。据统计，我司通过引进财务机器人，整体报销效率提升超50%，简化了财务扫描、稽核、归档岗位，强化了建立并完善稽核标准的职能职责，从源头增强财务岗位价值输出。

第三、周全服务，收获“点赞”

机器人24小时不间断工作，突破了财务人力工作时间的限制，满足了不同类型员工非人工工作时间报销的需求。伴随着报账质量及效率的优化，财务共享中心报销体验，在员工心目中得到了“质”的飞跃，越来越多的同事通过公司“点赞吐槽”APP中“点赞”公司报销应用，大幅改善员工报销服务满意度。

该项创新应用我司从2022年在本部开始试点，目前，准备梳理分子公司异同点，增加少量投入即可快速移植至集团下属分子公司。对于其它央企已运用财务共享平台的企业，在业务场景、工作流程、财会合规性要求条件上均存在相似处理之处，亦可参照我司应用案例，举一反三，向本单位推广。未来在财务数字化转型道路上，我们亦可互相取长补短，齐心聚力，贡献财务力量。